淺析公司合同管理存在的問題及對(duì)策

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)，而合同作為商品經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，則是商品交換的法律表現(xiàn)形式。在經(jīng)濟(jì)往來中，各方主體主要是通過合同形式履行權(quán)利義務(wù)，合同是公司從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、獲取經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶。

公司合同管理中存在的問題，主要體現(xiàn)在3個(gè)方面。一是合同管理的法制觀念淡薄，法律意識(shí)與制度建設(shè)滯后。二是不少?gòu)臉I(yè)人員對(duì)市場(chǎng)與合同、合同與合同管理的關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下市場(chǎng)與合同是一種相互依存的關(guān)系，市場(chǎng)主體各方都是靠合同去履行其權(quán)利與義務(wù)，而合同的成立必須以市場(chǎng)為前提。三是缺乏一套嚴(yán)謹(jǐn)有效的合同管理制度，對(duì)合同管理未能體現(xiàn)規(guī)范化、法制化和科學(xué)化的要求。

隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，合同數(shù)量及合同涉及的金額都迅速增加，同時(shí)外部的法規(guī)對(duì)內(nèi)控提出了更具體的要求，在合同管理業(yè)務(wù)上出現(xiàn)以下問題：

1、審批效率低：由于合同審核、審批工作量快速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的手工作業(yè)模式審批效率低，已經(jīng)不能適應(yīng)業(yè)務(wù)的快速發(fā)展的需求。

2、缺乏履行監(jiān)控：在企業(yè)的合同業(yè)務(wù)管理實(shí)踐中，往往是重訂立、輕履行，導(dǎo)致合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)訴訟失敗、經(jīng)濟(jì)利益受損。

3、查詢統(tǒng)計(jì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力：合同數(shù)量的增多，導(dǎo)致各種合同信息資源迅速膨脹，查詢統(tǒng)計(jì)需要耗費(fèi)大量的人力物力，很難方便的獲取有用的各種統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果。

4、風(fēng)險(xiǎn)管理體系缺失：重大合同管理過程中缺少風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，沒有辦法將內(nèi)控要求落實(shí)在業(yè)務(wù)管理流程中。

長(zhǎng)期以來，免費(fèi)版軟件一直致力于推動(dòng)合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)用，在全社會(huì)、各行業(yè)高度關(guān)注合同管理的大形勢(shì)下，免費(fèi)版軟件通過與政府監(jiān)管層、行業(yè)龍頭企業(yè)及獨(dú)立咨詢機(jī)構(gòu)的充分溝通與探討，提出了一整套合同管理的思想。通過合同管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司及其成員企業(yè)從合同的錄入登記、審批、履約管理、監(jiān)控執(zhí)行、評(píng)估、查詢、統(tǒng)計(jì)等全生命周期的自動(dòng)化作業(yè)模式，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同 “統(tǒng)一授權(quán)，歸口把關(guān)，分工負(fù)責(zé)”的規(guī)范化管理目標(biāo)，逐步由傳統(tǒng)的手工書寫合同管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化、專業(yè)化、現(xiàn)代化的管理模式，最大限度地降低成本，提高工作效率和工作質(zhì)量，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)通過合同管理系統(tǒng)建設(shè)，提供靈活、適用、安全的系統(tǒng)管理功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)功能模塊、數(shù)據(jù)信息和用戶界面的個(gè)性化配置管理，為不同崗位、不同單位或部門的用戶提供不同系統(tǒng)功能的使用權(quán)限和數(shù)據(jù)對(duì)象的操作權(quán)限。

合同需要加強(qiáng)全生命周期管理

合同管理業(yè)務(wù)包括了訂立前、簽署中、執(zhí)行中與執(zhí)行后的完整業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，缺乏貫穿全過程、覆蓋所有相關(guān)部門的整體管理視角。

合同管理必須加強(qiáng)制度規(guī)范的落實(shí)

為避免法律風(fēng)險(xiǎn)與業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，合同管理過程需要遵循既定的業(yè)務(wù)規(guī)范，包括流程規(guī)范、內(nèi)容規(guī)范以及法律合規(guī)性要求等等。

合同的履行過程需要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控

打通合同管理簽署與執(zhí)行過程，建立執(zhí)行過程監(jiān)控及執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)跟蹤應(yīng)對(duì)體系，通過主動(dòng)性工作規(guī)避合同執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn)。

加強(qiáng)合同管理檔案和合同專用章管理。實(shí)行合同業(yè)務(wù)庫(kù)和專人管理合同檔案制度，合同檔案應(yīng)由公司設(shè)專人管理，并建立起嚴(yán)格的審核、登記制度和相應(yīng)的管理制度，有效合同及其他文書都必須備案或登記。

抓好履約檢查環(huán)節(jié)與違約糾紛處理。合同管理人員必須經(jīng)常了解合同履約和管理情況并進(jìn)行針對(duì)性的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出解決的辦法或提出解決的請(qǐng)求，制訂防范風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策。一旦發(fā)生違約情形，公司要區(qū)別情況，及時(shí)采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)公司的合法權(quán)益，減少經(jīng)濟(jì)損失。

搞好合同管理，是維護(hù)公司合法權(quán)益的最基本的要求與行徑之路，是目前公司法律管理制度非常重要的內(nèi)容之一，而且必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。我們不僅要重視合同的洽談、簽訂的管理，更要重視合同生效履約期間出現(xiàn)情況變化及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止、終止的管理活動(dòng)。

重慶泛普科技有限公司 

地址：重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務(wù)大廈18樓 

項(xiàng)目中心：重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務(wù)大廈17樓 

郵編：40000 

電話：023-67785042 

傳真：023-67785042 

QQ : 442699841 

微信公眾賬號(hào)：OA_CRM_ERP_WeiXin