房地產企業(yè)智能化，達成完善合同管理體系目標

一、房地產企業(yè)合同管理特性的認識
1.合同管理時間長

房地產開發(fā)具有資金投入大、技術要求高、建設周期長的特點。小型項目的建設周期可能數月，大型項目建設周期可能長達數年，甚至更長，相應合同的履行也具有長期性、連續(xù)性的特征。房地產企業(yè)的合同管理通常是隨著項目建設及合同履行進度順序實施的，依次經歷項目取得、設計、施工、銷售、前期物業(yè)管理等環(huán)節(jié)。
2.合同管理內容龐雜
一個房地產開發(fā)項目所涉及的合同包括土地出讓、資金借貸、勘察設計、施工、物資采購、監(jiān)理、銷售等類型，這些合同的內容各不相同。一個開發(fā)項目需要簽訂幾種不同類型的合同，每種類型的合同往往又會簽訂數個以上的合同，而且合同內容又涉及很多工程技術等專業(yè)知識。
3.合同管理涉及人員眾多
房地產企業(yè)的合同管理從內部來講，需要涉及本單位主管領導、部門負責人、合同管理人員、工程技術人員、財務人員等人員。從外部來講，又涉及每個合同對方單位的主管領導、部門負責人、具體經辦人員等人員，同時還涉及建設、土地、質檢、稅務等政府相關部門的人員。
4.合同管理國家干預性較強
房地產開發(fā)項目建成投入使用后通常會對社會公共利益產生重大影響，因此，國家對房地產開發(fā)采取了嚴格的干預措施。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是對合同主體的限制?！冻鞘蟹康禺a管理法》、《建筑法》等明確規(guī)定從事房地產開發(fā)建設活動的開發(fā)商、施工、勘察、設計和監(jiān)理等單位都應具備相應的資質，只有取得資質證書后，才可在其資質等級許可的范圍內從事相應建設活動；二是對合同的履行制定了一系列強制性標準。房地產項目的質量關系到民眾生命財產安全，為此，國家對項目的勘測、設計、施工、驗收等環(huán)節(jié)，都制定了大量的國家強制性標準并要求嚴格執(zhí)行，有關合同中的許多條款也都是嚴格按國家強制性標準訂立的；三是合同責任的法定性。我國法律對房地產開發(fā)項目有關合同責任有許多強制性規(guī)定，如采用招標方式訂立合同、禁止轉包、施工方的質量保修責任等規(guī)定。強制性規(guī)定的存在，使部分合同責任成為法定責任，部分或全部排除了當事人的締約自由。
5.合同管理風險高
房地產開發(fā)的有關合同從簽訂到履行均面臨許多風險，既有如自然災害、法律法規(guī)變化、合同條件及國際慣例修訂等客觀原因造成的風險，也有如合同訂立時的疏忽大意、合同條款不嚴謹、合同一方違約等主觀原因導致的風險。這些風險如果不采取一定措施進行控制，勢必會給房地產開發(fā)企業(yè)造成一定的經濟損失。
由上可以看出合同管理對房地產行業(yè)的重要性，但凡經濟往來，主要通過合同形式進行，隨著經濟發(fā)展，企業(yè)走向大型化與規(guī)模化，對房地產企業(yè)而言，規(guī)模的擴大，所簽定的合同數量急劇增加，勢必增加管理難度。

二、房地產企業(yè)合同管理現(xiàn)狀的分析
1.從外部來看，由于我國合同制度尤其是建設工程合同制度的建立時間較短，相關企業(yè)對合同的重要性認識不足，合同管理意識不強。我國的建設工程合同制度是隨著國家經濟體制的改革，逐漸發(fā)展建立起來的。上世紀70年代末、80年代初,隨著《建筑安裝工程合同試行條例》、《勘察設計合同試行條例》、《中華人民共和國經濟合同法》等法律、法規(guī)和規(guī)章的頒布，初步建立起了建設工程合同制度。

2.從房地產企業(yè)的內部來看，在合同管理上主要存在以下幾個方面的問題：
(1)合同管理制度不健全。房地產企業(yè)普遍缺少相應的管理制度或是管理制度存在漏洞，不能對合同實施有效管理，造成合同風險事故的頻繁發(fā)生。
(2)合同管理人員缺乏合同管理的專業(yè)知識，綜合素質不高。在我國的房地產企業(yè)中，管理人員多數集中在工程技術方面，專業(yè)合同管理人員所占的比重較低，這些合同管理人員缺乏合同管理及法律方面的專業(yè)知識及相應的實踐經驗，難以對合同進行有效的管理。
(3)合同管理人員主觀上缺乏認真負責的工作態(tài)度。合同管理制度的缺位，使管理人員之間權責劃分不清，缺少相應激勵和約束機制，管理人員責任心不強。有些風險損失的發(fā)生源于管理人員的疏忽大意，專業(yè)知識本來就比較缺乏，再沒有一個認真負責的工作態(tài)度，更加劇了風險損失的發(fā)生。

三、房地產企業(yè)合同管理體系的建立與完善
1.合同管理制度體系的建立與完善。

在合同管理過程中的每個環(huán)節(jié)，建立和健全具體的、可操作的規(guī)章制度，通過制度來規(guī)范、協(xié)調各方的工作，從而使合同管理的有關各方做到分工明確、職責清晰、相互配合。這些管理制度主要包括：合同歸口管理制度；合同審查制度；合同考核制度；合同用章管理制度；合同臺帳、統(tǒng)計及歸檔制度等。

2.合同管理組織體系的建立與完善。

要自上而下地建立和健全合同管理機構，例如：在總部、分公司和各個項目部，分別設立合同管理部、合同管理辦公室、合同管理小組等機構，使合同管理機構覆蓋企業(yè)的每個層次，延伸到工程項目建設的各個角落。合同管理機構的主要職責是制訂本企業(yè)的合同管理制度；檢查監(jiān)督本企業(yè)各類建設工程合同的訂立、履行；培訓合同管理人員；采取措施有效預防合同風險；參與解決合同糾紛；總結推廣合同管理經驗等。

3.合同管理人員體系的建立與完善。

合同管理機構設置完成后，就需要配備相應的管理人員，通過對外公開招聘、內部選拔等方式，將有一定合同管理專業(yè)知識和經驗的人充實到總部、分公司、項目部的各個合同管理崗位上，保證這些機構中有充足人員從事合同管理工作。采取請進來、送出去等方式，定期或不定期地對合同管理人員進行培訓，包括建筑、法律、管理等專業(yè)知識，提高相關專業(yè)知識水平。
4.合同管理運行體系的建立與完善。

在合同管理機構已經設立、人員已經配備后，如何使這些機構和人員相互之間協(xié)調配合、有效地開展工作，便是合同管理運行體系要解決的問題。在合同管理工作程序上，應采取簡捷、高效的方式。
在這種情況下單靠人工來處理、計算這些合同，難！且容易出錯。當工作涉及眾多合同，應當使用合同管理軟件。合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)法律顧問制度的重要內容之一，能否實施有效管理把好合同關，是房地產企業(yè)經營管理成敗的一個重要因素。使用免費版管理系統(tǒng)則能更好地幫助房地產行業(yè)企業(yè)對合同進行管理。

四、 免費版合同、資產管理解決方案
免費版針對房地產行業(yè)的特點，綜合眾多公司項目管理實施經驗，專門開發(fā)了一套合同管理系統(tǒng)，以提高房地產企業(yè)的法務管理水平。
1 合同管理系統(tǒng)
免費版合同管理系統(tǒng)為企業(yè)提供一個全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權利、責任和義務。這使得企業(yè)中相關責任人員能夠即時查詢合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢合同所帶來的麻煩。
免費版合同管理系統(tǒng)能夠立即查詢到期合同庫中全部合同的信息與條款，并能夠將合同按照類別和部門進行歸類，進而在全局視野下進行分析，風險相關趨勢并找出潛在風險。通過分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤的新機遇。把企業(yè)法律部門從紙質合同檢索等瑣碎的任務中解放出來，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當中去。
1.1 功能
記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息
合同創(chuàng)建：起草人選擇對應的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；
合同文件：管理所有與合同有關的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內容，將任意格式的電子版文檔可以直接導入系統(tǒng)中；
合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據作為附件導入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關聯(lián)結果，有據可查，權責明晰；
對合同相關支撐、附屬信息進行管理和存檔
客戶/供應商：提供對客戶或供應商的登記、分級、評價、信用記錄、審批等操作,并且可以對其資質進行管理；
業(yè)務相關：包括合同的分類、編碼、參數，關聯(lián)合同等；
提供系統(tǒng)化的法務訴訟管理業(yè)務
法律訴訟：律師信、訴訟申請及收款等律師業(yè)務的申請、審批和維護
法務報表：提供全面的法務處理業(yè)務報表，幫助企業(yè)法務人員進行全局把控和讓企業(yè)領導全面了解公司法務信息
創(chuàng)建與維護管理標準合同、流程模版
合同模版：免費版系統(tǒng)提供合同示范文本庫，支持多種業(yè)務類型（采購、銷售、實施、服務、開發(fā)等），支持多種合同類型（標準、框架、總分包等）
流程模版：提供多種與合同相關的管理的業(yè)務流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用
提供合同報警機制
資金預警：根據合同應收/應付計劃情況等方面進行提前預警
進度預警：明確記錄合同進度，并與計劃情況進行對比，方便領導隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領導調整進度，安排下一步的工作；
合同預警：系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結款、審批、付款等關鍵節(jié)點或事項進行預警，幫助用戶提前做好財務規(guī)劃和分析決策；
資質到期提醒：對客戶及供應商資質進行到期提醒
合同審批流程設置與流轉機制
流程設置：對合同對方、項目、合同、資金和發(fā)票等內容進行審批，支持靈活的流程定義，審批對象自動匹配審批流程，規(guī)范審批流程；
合同審批：根據企業(yè)的業(yè)務流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單；
信息統(tǒng)計與分析
報表：從不同角度對系統(tǒng)數據進行統(tǒng)計分析，輔助經營決策，多樣化的統(tǒng)計方式，自定義統(tǒng)計條件，并將統(tǒng)計結果輸出圖形。
欠款報表：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)欠款信息
收款報表：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)收款信息
壞賬分析：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)壞賬信息
1.2 作用
從法律顧問到戰(zhàn)略伙伴的轉變
使用先進的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)內部法務部門能夠輕松地從合同庫中查詢合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報，直接促使法務部門能夠更好的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢，讓其從單純的法律顧問角色轉變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門。
降低風險并增強合同合規(guī)
從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠為企業(yè)消除在合同執(zhí)行過程中財務和道德方面所面臨的潛在問題。利用合同管理系統(tǒng)中先進的合同框架和模版，預先設立和通過審批的專業(yè)合同語言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。
提高企業(yè)法律部門效率
合同管理系統(tǒng)對企業(yè)合同審批流程按預先的設定進行自動化的管理，確保相關的法律人員彩玉的流程的決策和控制當中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質量大大提高。
合同周期的可見性和可控性
通過合同管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關責任人、貨物與服務條款、交付時間、交付地點、合同金額等、并且可以對合同到期信息等進行提醒設置，這對企業(yè)來說具有重大意義，實現(xiàn)合同的可見性和可控性。