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　早期在沒有管理系統(tǒng)的時(shí)代，開會(huì)前要敲定場(chǎng)地，最常見的租借方式是在會(huì)議室門口貼上租借時(shí)間表。申請(qǐng)流程透過簡(jiǎn)單的登記表格或白板，只能顯示最近的使用狀況。稍有規(guī)模的公司有多間會(huì)議室，想要使用會(huì)議室時(shí)就得一間一間去查看使用狀況，造成人力與時(shí)間上浪費(fèi)。當(dāng)完整使用狀況不清楚又無法預(yù)約或登記時(shí)，就常常發(fā)生沒預(yù)約也在使用會(huì)議室沖突，導(dǎo)致開會(huì)開不成而延期的窘境。

　　除了公司的會(huì)議室使用必須登記外，一樣的狀況也發(fā)生在器材管理上，當(dāng)公司公用器材總類繁多，在管理器材租借時(shí)沒有辦法實(shí)時(shí)確認(rèn)器材出借狀況，或者知道租借者是公司的哪位同仁？雖然同仁租借時(shí)都需要填寫紙張申請(qǐng)表格，但在查詢又必需回到租借處查詢十分不便。且紙本文件保管不易，查詢時(shí)不但要翻閱文件，混亂的表格中又得逐一確認(rèn)使用同仁，追半天可能最后才發(fā)現(xiàn)又被那個(gè)懶惰的同仁沒登記的情況下借走，不但造成器材管理信息上的落差，最后不但消耗人力，紙本文件表格形同虛設(shè)又造成二次的人力浪費(fèi)。

　　如何集合所有的公共資源的資料，讓所有公司同仁可以查詢或租借呢？現(xiàn)在利用企業(yè)入口網(wǎng)站，也就是Enterprise Information Portal(EIP)網(wǎng)站。是指企業(yè)的信息及應(yīng)用程序利用同一個(gè)平臺(tái)，在正確的時(shí)間地點(diǎn)，依不同使用者權(quán)限提供完整的信息給需要的使用者。

所以利用網(wǎng)站管理公共資源，建立所有可用公共資源資料，如此一來所有資源一目了然，方便人員選擇租借的資源。此外當(dāng)資源被租借后，也可以透過EIP網(wǎng)站查詢目前各項(xiàng)資源的使用狀況，列出各項(xiàng)資源的行事歷、租借者。這樣使用者對(duì)資源的租借不但可以提早安排，更可以與同仁間協(xié)調(diào)資源的使用。

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發(fā)布：2007-03-10 13:39 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁(yè)] [關(guān)閉]

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