淺談合同管理軟件在企業(yè)合同管理中的作用

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一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)成敗與合同管理有密切關(guān)系，因此必須重視行合同管理。合同管理說(shuō)起來(lái)容易，做起來(lái)卻是難上加難。傳統(tǒng)的合同管理只是單純的紙質(zhì)人工管理，這其中存在的問(wèn)題主要有以下幾點(diǎn)：

一、合同擬稿過(guò)程復(fù)雜

二、合同會(huì)簽審批過(guò)程復(fù)雜

三、檔案管理困難

四、合同履行監(jiān)控不足，進(jìn)度控制困難，缺少預(yù)警機(jī)制

五、信息匯總困難

   現(xiàn)代化的企業(yè)合同管理早已不再是單純的紙質(zhì)人工管理，企業(yè)面臨快速的發(fā)展和日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，使合同管理面臨的挑戰(zhàn)和監(jiān)管要求越來(lái)越多。另外外部法規(guī)對(duì)合同管理做出的要求和指引，都使各企業(yè)意識(shí)到合同管理的重要性，并逐漸形成對(duì)合同管理專業(yè)化、網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化管理的需求，企業(yè)更加要求一種更加高效更加便捷的合同管理方式，那就是使用專業(yè)的合同管理軟件。免費(fèi)版合同管理軟件以合同管理的流程分析為基礎(chǔ)，從企業(yè)內(nèi)控和風(fēng)險(xiǎn)管理的視角進(jìn)行合同管理的分析，形成合同管理的生命周期并最終落實(shí)在合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)的管控中。它解決了以上單純紙質(zhì)合同管理存在的問(wèn)題，合同臺(tái)賬管理全面貫穿整個(gè)軟件中所有功能模塊，支持框架合同、開(kāi)口合同、項(xiàng)目合同、采購(gòu)合同、工程合同等多類別合同綜合信息管理；合同文檔管理包括合同原稿、授權(quán)委托、合同審批表單、變更文件、附圖、項(xiàng)目文件、招投標(biāo)資質(zhì)和合同履行的各種文書等，避免因遺失或未存檔導(dǎo)致的合同風(fēng)險(xiǎn)；通過(guò)合同模版的運(yùn)用，對(duì)合同對(duì)方、項(xiàng)目、合同、資金和發(fā)票等內(nèi)容進(jìn)行審批，支持靈活的流程定義，審批對(duì)象自動(dòng)匹配審批流程，提高審批效率，加強(qiáng)合同履行的跟蹤，降低管理風(fēng)險(xiǎn)；通過(guò)各種預(yù)警和風(fēng)險(xiǎn)事件處置控制風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)快速查詢和統(tǒng)計(jì)分析來(lái)支持決策。     

  由于企業(yè)的合同數(shù)量與合同管理信息傳遞效果和效率成反比關(guān)系，因此合同管理比其它管理更需要信息溝通和處理。合同管理信息的暢通是各個(gè)管理機(jī)構(gòu)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)必不可少的條件；合同管理效率的高低與否決定著企業(yè)能否在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)下做出及時(shí)而正確的決策。同時(shí)，在合同管理工作中存在一些“低技術(shù)含量”的工作，如合同登記、合同臺(tái)帳、合同檢索等，這些工作雖然“技術(shù)含量”低，但工作量很大，出錯(cuò)率高，若借助免費(fèi)版合同管理軟件可以收到一箭雙雕的效果，能極大節(jié)省人力，提高工作效率，方便相關(guān)人查閱監(jiān)督，能夠?qū)崿F(xiàn)合同事務(wù)管理自動(dòng)化，避免重復(fù)勞動(dòng)，同時(shí)能有效避免合同補(bǔ)簽、倒簽現(xiàn)象，同時(shí)實(shí)現(xiàn)合同起草、合同會(huì)簽審批、合同履行、合同檢索、合同統(tǒng)計(jì)分析、合同自動(dòng)歸檔和導(dǎo)出臺(tái)帳等多種功能。

   當(dāng)然企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際情況引進(jìn)適合本企業(yè)的合同管理軟件，這樣才能使合同管理更加簡(jiǎn)單高效，而不是使管理更為復(fù)雜。