流程管理體系如何在成長型企業(yè)成長？

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成長型企業(yè)具有成長迅速、注重實(shí)效，但管理體系不健全、管理人員能力素質(zhì)參差不齊的特征，這一特征決定了此類企業(yè)在進(jìn)行流程相關(guān)工作的過程中普遍存在兩大特點(diǎn)，一是不注重體系規(guī)范，二是更注重落地執(zhí)行。

免費(fèi)流程管理系統(tǒng)咨詢發(fā)現(xiàn)在成長型企業(yè)中梳理流程體系、建立管理規(guī)范，通常都是一個(gè)吃力不討好的工作。由于本身管理基礎(chǔ)較差，人員素質(zhì)參差不齊，企業(yè)對這樣一項(xiàng)需要投入人力和時(shí)間去做的基礎(chǔ)性工作很難做到持之以恒。同時(shí)，管理體系搭建本身很難在企業(yè)的業(yè)績增長中體現(xiàn)成果，往往需要很長時(shí)間、基于很多因素(比如高層領(lǐng)導(dǎo)是否支持，是否有專門的管理人員，是否持續(xù)優(yōu)化完善等)才能顯現(xiàn)出價(jià)值。因此，成長型企業(yè)往往不重視體系、規(guī)范的建立。但筆者認(rèn)為，流程體系是流程管理工作開展的基礎(chǔ)，流程管理規(guī)范是流程持續(xù)優(yōu)化的保障。在這個(gè)過程中，我們一方面應(yīng)該加強(qiáng)溝通、宣傳的力度，引導(dǎo)企業(yè)認(rèn)識到體系規(guī)范的價(jià)值，另一方面也要調(diào)整我們的工作方式，找到更適合成長型特點(diǎn)的流程項(xiàng)目推進(jìn)方式。

在一些成長型企業(yè)中組織、業(yè)務(wù)經(jīng)常發(fā)生變動，對業(yè)務(wù)工作開展造成了很大影響。筆者在項(xiàng)目中碰到過一位非常有沖勁的老板，他對先進(jìn)的管理模式非常感興趣，經(jīng)常根據(jù)學(xué)習(xí)到的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)對組織和流程進(jìn)行變動。在訪談過程中，當(dāng)問到業(yè)務(wù)工作開展情況時(shí)，員工回答經(jīng)常是：

“去年流程是這樣的，今年初變成這樣了，后來運(yùn)行了1個(gè)月，又改回去了”;

“按照去年的流程，我們只要提交資料給下游部門，審核的工作是他們做的，他們現(xiàn)在經(jīng)常說我們交的東西不行，要補(bǔ)資料，一來一去很浪費(fèi)時(shí)間”;

“年前跟他們(上游部門領(lǐng)導(dǎo))溝通過了，但現(xiàn)在交過來的東西還是亂七八糟的，還要我們跑來跑去溝通”。

上游部門說下游部門諸多要求，不配合工作;下游部門說上游部門老是超期，不能按照要求的時(shí)間和質(zhì)量提交資料。

在另一些成長型企業(yè)中，管理體系不健全，管理人員能力素質(zhì)參差不齊，很多時(shí)候無法提供完整、規(guī)范的流程資料，流程隱藏在制度、工作職能當(dāng)中。

在這種情況下，如果我們采用與成熟企業(yè)一樣的流程工作開展方式，顯然是低效而繁瑣的。流程管理的目的不僅僅是建立起規(guī)范的流程體系，更重要的是保證業(yè)務(wù)的順利運(yùn)作，提升企業(yè)的運(yùn)行效率。因此，針對成長型企業(yè)的特性，我們應(yīng)采用與成熟型企業(yè)不同的方式建立成長型企業(yè)的流程體系。在流程規(guī)劃階段，我們需要根據(jù)企業(yè)的價(jià)值鏈建立一級、二級流程框架，并且根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略，識別出企業(yè)的核心流程領(lǐng)域。流程的規(guī)劃必須是基于企業(yè)的戰(zhàn)略，同樣行業(yè)內(nèi)，一家以產(chǎn)品質(zhì)量為核心，走高質(zhì)低價(jià)路線的企業(yè)，和一家以產(chǎn)品創(chuàng)新為核心，走引領(lǐng)潮流路線的企業(yè)的核心流程領(lǐng)域肯定是不同的。對于前者來說，原料的采購、產(chǎn)品的生產(chǎn)、質(zhì)量控制和成本控制是非常重要的。而對于后者來說，市場的把控和產(chǎn)品的研發(fā)是最核心的領(lǐng)域。核心領(lǐng)域要建立三級流程清單，繪制出流程圖，清楚定義流程的觸發(fā)條件，每一個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵崗位、操作要求，每一個(gè)信息的來源和去向，過程和結(jié)果衡量的方式等。如果是在組織變動很大的情況下，則可以把定義崗位改為定義職能，這項(xiàng)工作可以放在任何一個(gè)部門，但這項(xiàng)職能必須有人承擔(dān)。對于非核心領(lǐng)域我們需要識別與核心領(lǐng)域流程關(guān)聯(lián)性高的業(yè)務(wù)流程和對核心領(lǐng)域影響作用最大的管理流程，對于這些流程必須建立三級流程清單。對這類流程的管理，可以通過制度和流程相結(jié)合的方式，無論采用哪種方式必須符合以下要求：業(yè)務(wù)流程必須描述清楚與核心領(lǐng)域流程的關(guān)聯(lián)關(guān)系(比如信息的流轉(zhuǎn))，管理類流程必須描述清楚對核心領(lǐng)域流程的管控要點(diǎn)。其他非核心的業(yè)務(wù)工作，可以暫時(shí)不納入流程管理的范疇，而是通過崗位職責(zé)、制度、會議等方式進(jìn)行管理。比如，在某服裝企業(yè)中的流程體系設(shè)計(jì)中，對于訂貨評審領(lǐng)域，我們就沒有采用單一的流程方式進(jìn)行管理。這個(gè)過程中參與部門多、子任務(wù)多、需要統(tǒng)籌的資源多，我們采用了制度和流程相結(jié)合的方式，制定了訂貨會管理手冊，先定義階段，再定義每個(gè)階段的重點(diǎn)任務(wù)、責(zé)任部門、配合部門，對于復(fù)雜的任務(wù)通過流程方式再加以描述，簡單的任務(wù)則通過語言描述。

成長型企業(yè)的第二大特點(diǎn)就是注重流程的落地，在項(xiàng)目開展過程中展現(xiàn)出了更貼近業(yè)務(wù)、更注重細(xì)節(jié)和與IT結(jié)合更緊密的特性。

很多成長型企業(yè)在開展流程項(xiàng)目的過程中，都希望完成項(xiàng)目能夠給企業(yè)帶來翻天覆地的變化，對流程優(yōu)化的期望不僅僅是基于某個(gè)審批節(jié)點(diǎn)的去除或是某個(gè)崗位職責(zé)的轉(zhuǎn)變，而是需要結(jié)合業(yè)務(wù)模式轉(zhuǎn)變的流程重建。如某服裝企業(yè)的老板在看到了標(biāo)桿企業(yè)的做法后，覺得將采購部門的大貨采購職能剝離到生產(chǎn)部門，采購部門專門負(fù)責(zé)面輔料的開發(fā)是個(gè)好辦法，可以充分發(fā)揮專業(yè)的人做專業(yè)的事，于是要求項(xiàng)目組按照這個(gè)思路重新設(shè)計(jì)流程。但經(jīng)過評估后，其實(shí)企業(yè)在這個(gè)階段并不適合進(jìn)行這樣的變革，開發(fā)人員的面輔料開發(fā)能力尚待提升，在跟大貨交接的過程中存在很多紕漏。目前這兩項(xiàng)職能在一個(gè)部門中，由同一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)管理可以更高效地協(xié)調(diào)。如將業(yè)務(wù)分開放到兩個(gè)部門中則提升了溝通的成本，降低了流程效率。因此，免費(fèi)流程管理系統(tǒng)咨詢建議，對于該企業(yè)，先通過人員引進(jìn)和培養(yǎng)、供應(yīng)商管理體系完善等方式幫助部門建立能力，同時(shí)通過相關(guān)的KPI指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)控，當(dāng)面輔料開發(fā)和大貨采購的質(zhì)量、顏色匹配度達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)后再做相應(yīng)的組織、流程調(diào)整。并且在這個(gè)過程中要對采購價(jià)格進(jìn)行有效地監(jiān)控，避免生產(chǎn)部門在采購過程中產(chǎn)生灰色地帶。

成長型企業(yè)對流程的可操作性要求很高，這就決定了項(xiàng)目過程中需要更注重細(xì)節(jié)。比如某個(gè)具體表單的設(shè)計(jì)、某個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中流轉(zhuǎn)信息的要求，某個(gè)具體的業(yè)務(wù)模型等。其實(shí)很多細(xì)節(jié)問題的解決方案在企業(yè)工作人員日復(fù)一日的執(zhí)行操作中已經(jīng)潛在形成，這時(shí)就需要充分調(diào)動各個(gè)業(yè)務(wù)部門人員的積極性，通過顧問的引導(dǎo)，啟發(fā)大家共同設(shè)計(jì)流程方案，在這一過程中，顧問要起到查漏補(bǔ)缺的作用，以使方案盡可能的全面、完備。

最后，來談?wù)劻鞒坦袒吐涞氐墓ぞ?。促進(jìn)流程落地執(zhí)行最有效的工具就是IT系統(tǒng)，通過將流程固化到OA、ERP、CRM等系統(tǒng)中，并且通過相應(yīng)的指標(biāo)監(jiān)控，能高效保證流程的落地執(zhí)行。在這個(gè)過程中，企業(yè)的流程經(jīng)理和系統(tǒng)實(shí)施方必須充分溝通，實(shí)施方要把實(shí)施過程的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和關(guān)注點(diǎn)跟流程經(jīng)理進(jìn)行逐一交流，而流程經(jīng)理則需要把企業(yè)的關(guān)注點(diǎn)和核心需求轉(zhuǎn)達(dá)給系統(tǒng)實(shí)施方，雙方通過通力合作，更好地幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)流程落地的目標(biāo)。