項目型組織成本管控的最佳實踐

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

預算編制過程復雜，項目經(jīng)理難以統(tǒng)一標準對預算進行預估;

項目預算審批不規(guī)范，審批過程受人為因素影響較大;

預算執(zhí)行過程無法對項目實際任務開展進行有效跟蹤、報告，導致領導無法實時了解公司狀況;

項目利潤難以真實反應，項目考核難度大;

項目眾多，缺乏多項目綜合運營視圖，無法有效地管理和監(jiān)控;

……

項目型企業(yè)在項目管理過程中，常常遇到上文所述的這些困難。從管理角度來講，怎樣的項目才能算作一個成功的好項目?

通常對企業(yè)來說，能使企業(yè)收入增加、成本降低、服務質量保證，并帶來持續(xù)收入，就是好項目的范疇。其中，項目成本管控作為項目管理核心三要素之一，是長期困擾著項目管理者的一大難題。

免費流程管理系統(tǒng)咨詢通過對項目型企業(yè)預算管理難題進行深入研究，重點關注人力成本與項目費用的規(guī)劃與管控;通過對項目預算的編制、項目費用的報銷、項目工時的填報等方面的設計，提出了項目預算及費用管控解決方案，主要有以下幾點內容：

1.預算制定規(guī)范化：在預算制定方面，對不同的項目類型，制定差異化的費用標準，以便更精細、準確地制定項目預算，為后續(xù)項目開展過程中的費用把控奠定基礎;

2.預算控制多樣化：在預算的控制方式上，針對不同的費用，采取多樣化的控制方式，以應對財務及業(yè)務上的需要;

3.費用控制全面化：在項目費用與成本的歸集上，做到全面化，包括項目人力成本、項目費用、外包費用、勞務費用、稅費、業(yè)務費用等，結合收入，有效、快速地核算出項目的利潤情況;

4.統(tǒng)計分析實時化：整合系統(tǒng)中的項目預算信息、費用信息，準確、實時地反應項目的經(jīng)營與預算執(zhí)行情況，為資源優(yōu)化與決策分析提供切實的保障。

案例介紹

宜信公司(化名)是一家項目型管理企業(yè)，日常公司同時在運作的項目數(shù)量眾多，對于項目預算管控、項目資源使用、任務跟蹤管理、項目成本控制等方面都存在很高的要求。

隨著公司業(yè)務規(guī)模不斷擴大，員工快速增多，對“人”的管理也越來越高。由于該公司業(yè)務類型較多，各業(yè)務單元獨立核算，財務核算難度加大。

宜信公司在項目管理方面存在以下困惑：

1. 項目預算執(zhí)行過程無法與項目實際任務開展進行有效跟蹤、報告，導致領導無法實時了解各項目狀況;在項目核算時，預算往往超期，項目預算無法有效監(jiān)控;

2. 人力成本高，當多個項目共同運作時，項目資源難以得到有效協(xié)調;

3. 項目執(zhí)行過程的監(jiān)控缺少主動獲取權，項目經(jīng)理、項目總監(jiān)、各層領導之間信息不共享，難以統(tǒng)一全面地對項目進行管控;

4. 項目利潤難以真實反應，項目財務風險管理難以有效支撐，考核難度大;

5. 會計核算復雜。不同類型的收入確認原則都不同，存在完工百分比和合同收入確認兩種方式，難以及時準確地對項目進行核算;

宜信公司希望通過對企業(yè)項目預算管理能力的提升，使管理層不再做“拍腦袋”的決策，不再憑感覺開展管理和運營工作，而是基于客觀的事實和準確的信息與數(shù)據(jù)，對企業(yè)人力、財力、物力進行合理分配，對企業(yè)業(yè)務流、資金流進行全方位、全過程、全員參與的全面管理。

免費流程管理系統(tǒng)對于宜信公司的管理難題，提出了如下解決方案：

1.建立完善的項目預算管理體系。建立項目預算編制、執(zhí)行、控制、調整、考核全生命周期的預算管理體系，幫助企業(yè)做到各個項目的事前計劃、事中控制、事后分析。

制定統(tǒng)一規(guī)范的多維度核算體系，明晰費用類型、會計科目和預算科目;

確定不同類型項目收入確認原則、項目費用比例、獎金分配原則;

明晰項目成本各項指標：項目人天成本、不同類型合同的稅費、期間費用報銷標準等;

規(guī)范項目預算超支時的監(jiān)督把控機制;

有效劃分部門常規(guī)費用預算與主營項目預算，形成差異化管理。

2.項目費用閉環(huán)式管理。

結合項目預算，在費用申報時，做到有預算可依，有預算必依，嚴格管控每一筆項目費用的開支。真正有效、實時地通過預算對費用進行控制，并配合相應的報銷標準，從多個維度加強管控力度。

3.項目預算監(jiān)控體系建立。

明確各項目執(zhí)行過程的費用預警原則、費用報銷標準;

加強項目各階段完工的監(jiān)控力度，以輸入輸出物作為強制手段，凍結或開啟項目下一階段預算;

結合工時填報、合同收入等多方面要素，全面地監(jiān)控項目的費用成本支出情況;

協(xié)同項目過程中的各個要素，如文檔資料、項目人員、費用支出等，為項目信息需求者提供全面的項目信息。

4.統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺的建立。

將預算管理、財務核算系統(tǒng)、HR系統(tǒng)等企業(yè)內多個系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)統(tǒng)一，包括組織架構、員工信息、崗位、財務核算信息、賬套、科目等。

5.經(jīng)營決策分析。

提供各項目利潤分析報表、項目預算執(zhí)行情況表、項目費比表、項目利潤預估表、人力資源視圖表等，從圖表數(shù)據(jù)上，做到“來源真實，引導決策”，切實為項目的事中控制起到保駕護航的作用，對未來項目的開展起到引以為戒的效果。

該項目實施的特點與優(yōu)勢有：

1. 建設項目預算管理體系，從項目預算編制、審批、變更、跟蹤角度去進行項目預算管理，見圖1。

圖1 項目管理流程圖

從財務角度，將項目成本構成按性質劃分，分為直接成本和間接成本，主要為：人力成本+項目費用+銷售費用+稅費+外包費用/采購成本，項目周期長，核算內容多，只有高效準確的計算項目成本，才能有效地對成本支出進行有效控制。

根據(jù)對項目成本的分析，從而制定項目全面預算管理，從項目收費人天成本(項目各階段不同成員成本)、項目期間費用(包括差旅、交通、餐費、通訊費、團隊建設費、客戶聯(lián)誼費等)、項目獎金、外包費用、合同稅費等多種費用的預測，進行項目預算編制。在項目成員在各階段活動過程中，對正在發(fā)生的費用進行實施管理，隨時監(jiān)控項目預算是否在各階段計劃中，有效地對項目風險進行及時預警。在項目各階段工作完成時，能夠及時確認各階段收入，項目結項時，可快速統(tǒng)計項目利潤，便于公司后期對項目進行考核評價。

通過項目預算管控系統(tǒng)實現(xiàn)對每個項目、每個部門、每個人員的成本支出進行記錄、查詢、分析與管控，并能夠對每個項目的合同執(zhí)行情況進行監(jiān)控、提醒、查詢與匯總。精確成本管理讓多人的工作由一人完成，人力資源大大節(jié)省;核算過程透明公開，核算準確率高;預算控制體系化操作，讓降低成本不再成為空談;實現(xiàn)綜合統(tǒng)計、實時查詢，使得管理決策有依有據(jù)。

2. 財務集中化管理，會計核算集中化，實現(xiàn)會計信息的即時、準確。

在該公司項目預算管控項目中，根據(jù)財務集中管理要求，做了以下提升：

集中化數(shù)據(jù)管理，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺，將財務業(yè)務統(tǒng)一管理，減少多系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)不同導致的憑證不準確;

實現(xiàn)多核算體系管理，滿足多賬套管理要求;

制定統(tǒng)一規(guī)范的科目體系，解決會計核算規(guī)范化問題;

建立科目與業(yè)務之間的關系，滿足不同業(yè)務對財務核算的要求;

提供標準化數(shù)據(jù)接口，滿足不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳輸;

精確及時的數(shù)據(jù)分析報告，可根據(jù)管理要求快速響應。

3. 項目協(xié)同管理，結合項目三要素，對項目時間、質量、成本進行有效管理，并協(xié)同合同、人員、知識進行有效的結合管控，更加精確項目管理。

4. 有效的決策分析，準確進行數(shù)據(jù)分析，把握正確的經(jīng)營方向。

提供各種項目報表，如項目利潤預測看板、每月項目毛利率預估、項目可控利潤報表、項目人員工時統(tǒng)計等。

項目型企業(yè)只有進行了科學的項目預算管理與成本控制，才讓決策不再“拍腦袋”，才能有客觀的分析數(shù)據(jù)推進企業(yè)的管理和運營，才能為企業(yè)從粗放型管理到精細型管理的跨越式發(fā)展創(chuàng)造有利條件。