預算管控與費用報銷，不再紙上談兵

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眾所周知，由歐債危機產生的經濟影響在全球不斷蔓延，時逢金融危機后期調整階段，企業(yè)在不斷尋求新的競爭優(yōu)勢和結構化調整的同時，也在探索著自身的開源節(jié)流之道。

在與很多企業(yè)的接觸中，我們經常聽到財務總監(jiān)苦惱：

“我們的預算只是紙上談兵，往往只起到了事后分析對比的作用，完全失去了預警以及控制的職能。”

“我們的業(yè)務人員很多，各類借款長期占用公司大量的資金，嚴重影響了我們的資金流。”

“費用的歸集是一個比較繁瑣的問題，究其原因在于報銷的規(guī)范程度不夠，會計人員整天在做一些最基本的工作。”

可見，企業(yè)對于如何通過更有效的手段來實現預算的管理與費用的控制，有著迫切的渴求。如何讓企業(yè)的預算管控與費用報銷不再是紙上談兵，能有效配合企業(yè)的發(fā)展?信息化手段必不可少。

免費流程管理系統(tǒng)咨詢通過對多家企業(yè)面臨的費用管理難題進行分析，設計出了企業(yè)預算管控與費用報銷解決方案，見圖1。

圖1 業(yè)務藍圖

該解決方案立足于兩個方面：1.預算管理;2.費用控制。同時，又將這兩方面進行有效結合，在預算的范圍內實現費用的控制，其中包含兩個維度：1.部門維度：對部門的日常費用進行管理;2.項目維度：對項目的費用進行管理，無論項目的預算是歸屬在部門預算中，還是獨立進行核算，該解決方案都可覆蓋，見圖2。

圖2 全局監(jiān)管費用支出

預算管理

預算管理從預算的編制、預算的審核、預算的執(zhí)行、預算的變更與追加、預算執(zhí)行情況等多個方面，實現閉環(huán)式管理，并能夠有效支持企業(yè)從上而下、從下而上的預算編制方式。其預算精細度非常高，甚至能支持企業(yè)將某類費用的預算分解到個人，如某部門不同員工的不同交通費額度。

從控制方式來講，對于企業(yè)中不同的費用，可采用剛性控制、彈性控制、軟性控制等多種方式，為不同類型費用的綜合性管理提供了良好的基礎(如圖3)。

圖3 預算管理

費用管理

費用管理通過與預算的結合，使得費用全部在預算的范圍內發(fā)生，并能及時讓管理層掌握到相關信息，對于預算的超支有著很好的預警效果。同時，根據相關的報銷標準、差旅標準，更精細地控制員工的日常及差旅費用，使每一筆費用的發(fā)生，都在預算與標準的雙重控制下，面面俱到，而不會再出現類似在預算范圍內超出員工個人標準，或符合個人標準但超出預算的情況了。

最后，結合預算與支出情況，形成統(tǒng)計圖表，供決策分析使用。

案例介紹

某國內大型系統(tǒng)集成服務提供商，獲得并保有多項國家重大項目所必備的頂級資質，在所涉足的智能交通、軌道交通、數字化水務(水/污水自動化系統(tǒng))、智能建筑、數字化醫(yī)療、公用工程等行業(yè)的系統(tǒng)集成項目中處于優(yōu)勢地位。

由于該企業(yè)智能集成化項目屬于大規(guī)模、長周期項目，因此對于項目的質量、費用的控制要求，也就愈發(fā)嚴格。但企業(yè)通過一段時間的ERP預算管理后，收效甚微，難以管控項目的費用及相關成果交付物，問題主要體現在以下幾點：

1. 項目預算包含在部門預算內，制定月度預算，錄入到erp系統(tǒng)中，然而在費用實際發(fā)生時，并不按照預算執(zhí)行，而是實報實銷，使得預算失去了管控意義;

2. 項目預算包含在部門預算內，費用發(fā)生時，既屬于部門費用，又屬于項目費用，混淆不清，權責不明，經常發(fā)生預算占用的情況，管理層也無法快速地了解到項目的費用情況;

3. 作為項目型企業(yè)，項目的費用沒有單獨管理，在核算項目KPI時數據不準確;

4. 公司出臺了項目交付物的交付要求，但是缺少相關強制手段，導致交付物提交的效果不理想、不及時;

5. 以月度的時間單位對項目進行管理，不能直接地分析出項目各個階段發(fā)生的費用情況;

6. 項目費用報銷時沒有結合預算，使得審批層無法快速了解到費用發(fā)生的合理性，對于項目預算的使用情況也無法查詢，需要到財務部進行數據整理后才能獲得，影響了項目風險的控制及利潤的分析。

基于以上這些問題，該公司意識到必須優(yōu)化管理理念，使用信息化的管理工具，才能徹底解決長期以來項目合同額高，但是費用額度居高不下，項目利潤非常低的現象，以實現粗放型成長向集約型成長企業(yè)轉型。企業(yè)希望通過信息化建設，有效地改善因為數據傳遞、交付物管理、預算及費用控制、信息共享等方面的不足帶來的效率和質量問題。

2011年該公司與免費流程管理系統(tǒng)達成合作，啟動了財務解決方案項目，對企業(yè)管理能力與費控執(zhí)行力進行了改善與提升。主要涉及以下幾點內容：

1. 項目管理

主要加強對項目質量的管理，通過項目經理負責制的模式進行管理，并加強了項目成果交付的要求，以每個項目階段的費用額度對該階段的交付物進行強制控制，如果沒有提交該階段的交付物，則無法解凍下一個階段的費用額度，從而加強了項目組按時按質提交交付物的主觀能動性。

2. 預算管理

廢除了原本在ERP系統(tǒng)中進行管理的預算部分，在免費流程管理系統(tǒng)的財務2.0系統(tǒng)中落實了這部分的管理;在項目上，建立了項目的預算管理體系，將項目獨立出部門預算，由項目經理負責，把項目的預算按照階段進行管控，嚴格控制各個階段的費用，同時完善了部門預算的編制機制，由部門經理和財務部進行溝通，統(tǒng)一提交至事業(yè)部負責人進行審核，以此達到控制費用的目的。

3. 費用控制

通過梳理報銷標準、借款額度，并出臺相應的規(guī)章制度，建立相應的指標，從而達到對部門費用及項目費用進行管控的依據，讓費用控制達到有據可依。同時，嚴格控制了員工的借款，以降低企業(yè)運營資金呆賬、被占用的情況。

4. 財務管理

通過網銀接口、A3接口，大大減少了財務記賬及網銀支付的工作量，通過流程由系統(tǒng)自動生成憑證文件，出納批量導出網銀文件，發(fā)送報銷到賬郵件通知等，加強了員工報銷的管理及財務人員的工作效率，縮短了報銷的周期和質量，降低出錯率，提高員工的滿意度。

在經過一段時間的預算與費用管理的項目建設后，對企業(yè)的管理進行了有效提升：

1. 對于各事業(yè)部總監(jiān)最關注的項目預算管理，進行了大幅度的改善，建立了項目經理負責、項目總監(jiān)協調監(jiān)督的機制，對于項目預算的管控，落實到每一次的費用發(fā)生時進行控制，對于項目管理費用的降低，達到了100%的執(zhí)行力提升;

2. 完善了部門預算的制定機制，一改以往部門經理隨便提，領導隨便批的局面，從根源上優(yōu)化了預算的編制，使得預算更為準確、科學、合理;

3. 推進出臺了相應的財務規(guī)章制度，對于費用控制的要求更為明晰、更有方向;

4. 從多方面對項目、部門的費用進行控制，加強了公司費用的內控水平，整體費用比上一年同期降低了100%，由此而提高的利潤為45%。

總而言之，企業(yè)只有通過科學有效的手段進行管理，才能讓預算管理與費用的控制不再是紙上談兵，才能更好地推動企業(yè)更快發(fā)展。