監(jiān)理公司管理系統(tǒng) | 工程企業(yè)管理系統(tǒng) | OA系統(tǒng) | ERP系統(tǒng) | 造價咨詢管理系統(tǒng) | 工程設計管理系統(tǒng) | 簽約案例 | 購買價格 | 在線試用 | 手機APP | 產品資料
X 關閉
免費流程管理軟件

當前位置:工程項目OA系統(tǒng) > 免費辦公軟件 > 免費流程管理軟件

預算管控與費用報銷,不再紙上談兵

申請免費試用、咨詢電話:400-8352-114

眾所周知,由歐債危機產生的經濟影響在全球不斷蔓延,時逢金融危機后期調整階段,企業(yè)在不斷尋求新的競爭優(yōu)勢和結構化調整的同時,也在探索著自身的開源節(jié)流之道。

在與很多企業(yè)的接觸中,我們經常聽到財務總監(jiān)苦惱:

“我們的預算只是紙上談兵,往往只起到了事后分析對比的作用,完全失去了預警以及控制的職能。”

“我們的業(yè)務人員很多,各類借款長期占用公司大量的資金,嚴重影響了我們的資金流。”

“費用的歸集是一個比較繁瑣的問題,究其原因在于報銷的規(guī)范程度不夠,會計人員整天在做一些最基本的工作。”

可見,企業(yè)對于如何通過更有效的手段來實現預算的管理與費用的控制,有著迫切的渴求。如何讓企業(yè)的預算管控與費用報銷不再是紙上談兵,能有效配合企業(yè)的發(fā)展?信息化手段必不可少。

免費流程管理系統(tǒng)咨詢通過對多家企業(yè)面臨的費用管理難題進行分析,設計出了企業(yè)預算管控與費用報銷解決方案,見圖1。

圖1 業(yè)務藍圖

該解決方案立足于兩個方面:1.預算管理;2.費用控制。同時,又將這兩方面進行有效結合,在預算的范圍內實現費用的控制,其中包含兩個維度:1.部門維度:對部門的日常費用進行管理;2.項目維度:對項目的費用進行管理,無論項目的預算是歸屬在部門預算中,還是獨立進行核算,該解決方案都可覆蓋,見圖2。

圖2 全局監(jiān)管費用支出

預算管理

預算管理從預算的編制、預算的審核、預算的執(zhí)行、預算的變更與追加、預算執(zhí)行情況等多個方面,實現閉環(huán)式管理,并能夠有效支持企業(yè)從上而下、從下而上的預算編制方式。其預算精細度非常高,甚至能支持企業(yè)將某類費用的預算分解到個人,如某部門不同員工的不同交通費額度。

從控制方式來講,對于企業(yè)中不同的費用,可采用剛性控制、彈性控制、軟性控制等多種方式,為不同類型費用的綜合性管理提供了良好的基礎(如圖3)。

圖3 預算管理

費用管理

費用管理通過與預算的結合,使得費用全部在預算的范圍內發(fā)生,并能及時讓管理層掌握到相關信息,對于預算的超支有著很好的預警效果。同時,根據相關的報銷標準、差旅標準,更精細地控制員工的日常及差旅費用,使每一筆費用的發(fā)生,都在預算與標準的雙重控制下,面面俱到,而不會再出現類似在預算范圍內超出員工個人標準,或符合個人標準但超出預算的情況了。

最后,結合預算與支出情況,形成統(tǒng)計圖表,供決策分析使用。

案例介紹

某國內大型系統(tǒng)集成服務提供商,獲得并保有多項國家重大項目所必備的頂級資質,在所涉足的智能交通、軌道交通、數字化水務(水/污水自動化系統(tǒng))、智能建筑、數字化醫(yī)療、公用工程等行業(yè)的系統(tǒng)集成項目中處于優(yōu)勢地位。

由于該企業(yè)智能集成化項目屬于大規(guī)模、長周期項目,因此對于項目的質量、費用的控制要求,也就愈發(fā)嚴格。但企業(yè)通過一段時間的ERP預算管理后,收效甚微,難以管控項目的費用及相關成果交付物,問題主要體現在以下幾點:

1. 項目預算包含在部門預算內,制定月度預算,錄入到erp系統(tǒng)中,然而在費用實際發(fā)生時,并不按照預算執(zhí)行,而是實報實銷,使得預算失去了管控意義;

2. 項目預算包含在部門預算內,費用發(fā)生時,既屬于部門費用,又屬于項目費用,混淆不清,權責不明,經常發(fā)生預算占用的情況,管理層也無法快速地了解到項目的費用情況;

3. 作為項目型企業(yè),項目的費用沒有單獨管理,在核算項目KPI時數據不準確;

4. 公司出臺了項目交付物的交付要求,但是缺少相關強制手段,導致交付物提交的效果不理想、不及時;

5. 以月度的時間單位對項目進行管理,不能直接地分析出項目各個階段發(fā)生的費用情況;

6. 項目費用報銷時沒有結合預算,使得審批層無法快速了解到費用發(fā)生的合理性,對于項目預算的使用情況也無法查詢,需要到財務部進行數據整理后才能獲得,影響了項目風險的控制及利潤的分析。

基于以上這些問題,該公司意識到必須優(yōu)化管理理念,使用信息化的管理工具,才能徹底解決長期以來項目合同額高,但是費用額度居高不下,項目利潤非常低的現象,以實現粗放型成長向集約型成長企業(yè)轉型。企業(yè)希望通過信息化建設,有效地改善因為數據傳遞、交付物管理、預算及費用控制、信息共享等方面的不足帶來的效率和質量問題。

2011年該公司與免費流程管理系統(tǒng)達成合作,啟動了財務解決方案項目,對企業(yè)管理能力與費控執(zhí)行力進行了改善與提升。主要涉及以下幾點內容:

1. 項目管理

主要加強對項目質量的管理,通過項目經理負責制的模式進行管理,并加強了項目成果交付的要求,以每個項目階段的費用額度對該階段的交付物進行強制控制,如果沒有提交該階段的交付物,則無法解凍下一個階段的費用額度,從而加強了項目組按時按質提交交付物的主觀能動性。

2. 預算管理

廢除了原本在ERP系統(tǒng)中進行管理的預算部分,在免費流程管理系統(tǒng)的財務2.0系統(tǒng)中落實了這部分的管理;在項目上,建立了項目的預算管理體系,將項目獨立出部門預算,由項目經理負責,把項目的預算按照階段進行管控,嚴格控制各個階段的費用,同時完善了部門預算的編制機制,由部門經理和財務部進行溝通,統(tǒng)一提交至事業(yè)部負責人進行審核,以此達到控制費用的目的。

3. 費用控制

通過梳理報銷標準、借款額度,并出臺相應的規(guī)章制度,建立相應的指標,從而達到對部門費用及項目費用進行管控的依據,讓費用控制達到有據可依。同時,嚴格控制了員工的借款,以降低企業(yè)運營資金呆賬、被占用的情況。

4. 財務管理

通過網銀接口、A3接口,大大減少了財務記賬及網銀支付的工作量,通過流程由系統(tǒng)自動生成憑證文件,出納批量導出網銀文件,發(fā)送報銷到賬郵件通知等,加強了員工報銷的管理及財務人員的工作效率,縮短了報銷的周期和質量,降低出錯率,提高員工的滿意度。

在經過一段時間的預算與費用管理的項目建設后,對企業(yè)的管理進行了有效提升:

1. 對于各事業(yè)部總監(jiān)最關注的項目預算管理,進行了大幅度的改善,建立了項目經理負責、項目總監(jiān)協調監(jiān)督的機制,對于項目預算的管控,落實到每一次的費用發(fā)生時進行控制,對于項目管理費用的降低,達到了100%的執(zhí)行力提升;

2. 完善了部門預算的制定機制,一改以往部門經理隨便提,領導隨便批的局面,從根源上優(yōu)化了預算的編制,使得預算更為準確、科學、合理;

3. 推進出臺了相應的財務規(guī)章制度,對于費用控制的要求更為明晰、更有方向;

4. 從多方面對項目、部門的費用進行控制,加強了公司費用的內控水平,整體費用比上一年同期降低了100%,由此而提高的利潤為45%。

總而言之,企業(yè)只有通過科學有效的手段進行管理,才能讓預算管理與費用的控制不再是紙上談兵,才能更好地推動企業(yè)更快發(fā)展。

發(fā)布:2007-04-30 09:44    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]

泛普免費流程管理軟件其他應用

免費ERP系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)免費版 免費OA系統(tǒng) 免費ERP 免費財務軟件 財務軟件免費版 合同管理軟件免費版 管家婆進銷存免費版 小管家進銷存免費版 生財寶進銷存免費版 免費網店管理軟件 服裝管理系統(tǒng)免費版 免費廣告公司管理系統(tǒng) 房地產銷售軟件下載 免費開源系統(tǒng) 免費辦公管理系統(tǒng) 免費審批系統(tǒng) 免費辦公用品管理軟件 免費上網行為管理系統(tǒng) 免費公文管理系統(tǒng) 免費流程管理軟件 免費商務管理軟件 免費稱重管理軟件 免費訂單管理系統(tǒng) 免費公司管理軟件 免費信息管理系統(tǒng) 業(yè)務流程管理軟件免費 免費時間管理軟件 免費目標管理軟件 免費協同管理軟件 免費企業(yè)OA辦公系統(tǒng)