淺談物業(yè)檔案管理的原則、方法和措施

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　?。ㄒ唬n案資料管理的原則和方法
　　
　　1、做到全而細(xì)的原則：“全”指全面，包括免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)工作的各個(gè)方面，不能有漏項(xiàng)；“細(xì)”指細(xì)致、細(xì)心，檔案資料的收集、檢查、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)工作要細(xì)心。
　　
　　2、切合實(shí)際的原則：所有記錄是我們實(shí)實(shí)在在開(kāi)展的工作，與實(shí)際要對(duì)應(yīng)一致。
　　
　　3、連續(xù)性原則：要求檔案資料管理工作要堅(jiān)持不懈，要注意工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)性，中途不能脫節(jié)，否則，就不符合切合實(shí)際的原則。
　　
　　4、按崗位進(jìn)行分工，落實(shí)各項(xiàng)工作的責(zé)任人并開(kāi)展培訓(xùn)。
　　
　　5、各部門(mén)根據(jù)公司質(zhì)量管理部的范本建立出整套檔案后，根據(jù)公司質(zhì)量管理體系中編制的質(zhì)量記錄控制等程序定期并及時(shí)對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行收集、檢查，做到項(xiàng)項(xiàng)工作有計(jì)劃，實(shí)施及時(shí)，監(jiān)督有力，最后有反饋意見(jiàn)，如果某一個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施不好，就必須重新制定措施，并實(shí)施、監(jiān)督、反饋，使每一個(gè)環(huán)節(jié)都在一個(gè)閉環(huán)的控制中。
　　
　?。ǘn案資料的管理方式
　　
　　

　?。ㄈn案資料的管理措施
　　
　　1、檔案資料歸檔。大體分為兩類(lèi)：即ISO9000質(zhì)量體現(xiàn)受控范圍的檔案資料、公司內(nèi)部管理相關(guān)檔案資料（非受控范圍），受控范圍的檔案資料的歸檔、借閱、鑒定和銷(xiāo)毀執(zhí)行體系文件之《文件和資料控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程序》及對(duì)應(yīng)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和質(zhì)量記錄；非控制范圍的檔案資料的歸檔、借閱、鑒定和銷(xiāo)毀執(zhí)行行政管理制度之《檔案管理規(guī)定》。最終達(dá)到崗位責(zé)任分工細(xì)化、明確，分類(lèi)清晰，使用合理，管理完善。
　　
　　2、檔案資料的借閱。需借用人寫(xiě)《文件發(fā)放/借閱登記表》，由使用人簽字和綜合管理部資料責(zé)任人簽字后，方可辦理借閱手續(xù)；對(duì)重要、保密資料的借閱需經(jīng)過(guò)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)。一般的借閱時(shí)間為三天，三天后，資料責(zé)任人負(fù)責(zé)追回，如需續(xù)借，需部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案資料應(yīng)注意要愛(ài)護(hù)檔案，不得隨意涂寫(xiě)、勾畫(huà)；不得折疊和拆散；對(duì)保密的資料不得泄露機(jī)密，如有泄密、丟失或損毀，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任，資料的復(fù)印程序與借閱等同。
　　
　　3、檔案資料的保密管理
　　
　?。?）在日常管理中，物業(yè)的檔案資料管理由綜合管理部統(tǒng)一管理保存。對(duì)重要的原始資料和保密資料采取按保密等級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)儲(chǔ)存保管，其他資料為普通檔案，不同密級(jí)的檔案資料的運(yùn)用和保管將區(qū)別對(duì)待，絕密和機(jī)密資料直接由管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)保管，秘密資料由綜合管理部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)保管，普通資料由資料管理員負(fù)責(zé)保管。所有保密資料隨時(shí)接受公司領(lǐng)導(dǎo)或質(zhì)量管理部的檢查。
　　
　　（2）檔案資料管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司的保密制度，增強(qiáng)保密意識(shí)，接受保密教育和檢查，嚴(yán)禁任何人以任何方式索取，泄露或擅自向外公布保密檔案的內(nèi)容。檔案資料管理人員定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后妥善處理解決，嚴(yán)防一切泄密漏洞情況的發(fā)生。
　　
　　4、檔案資料的監(jiān)督檢查
　　
　?。?）各部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)同資料管理員定期（按要求的日、周、月檢查時(shí)間）對(duì)本部門(mén)的資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。
　　
　　（2）公司質(zhì)量管理部日常定期組織人員對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行檢查，每半年進(jìn)行一次質(zhì)量大檢查，其檢查結(jié)果直接與各崗位的浮動(dòng)工資掛鉤，公司及質(zhì)量管理部本身每年接受第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的監(jiān)督審核。
　　
　　（3）通過(guò)參加市、省、國(guó)家各級(jí)免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)考評(píng)工作來(lái)驗(yàn)證其檔案管理工作的有效性。管理檔案作為軟件建設(shè)在考評(píng)工作中分?jǐn)?shù)占據(jù)過(guò)半比例，現(xiàn)在，市、省、國(guó)家級(jí)免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)考評(píng)均等同采用建設(shè)部頒發(fā)的《全國(guó)免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)示范大廈標(biāo)準(zhǔn)》，帶標(biāo)準(zhǔn)考評(píng)面廣，在東莞讀物大樓的免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)中，我們將積極參加免費(fèi)物業(yè)管理系統(tǒng)考核評(píng)比，并在資料管理工作中力求創(chuàng)新。