談物業(yè)設施設備接管驗收工作

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　物業(yè)設施設備接管驗收，是指物業(yè)服務企業(yè)在承接物業(yè)項目時，對物業(yè)的公共部位、共用設施設備進行的、以主體結構安全和滿足使用功能為主要內容的再檢驗，同時接受圖紙、說明文件等物業(yè)資料從而著手實施免費物業(yè)管理系統(tǒng)。

　　接管驗收的目的

　　物業(yè)設施設備接管驗收是開展免費物業(yè)管理系統(tǒng)工作必不可少的重要環(huán)節(jié)，是免費物業(yè)管理系統(tǒng)的基礎工作和前提條件，也是免費物業(yè)管理系統(tǒng)工作真正開始后的首要環(huán)節(jié)。它不同于房屋建筑的竣工驗收，竣工驗收工作的四方為：建設方、施工方、設計方、監(jiān)理方。一般情況下，物業(yè)服務企業(yè)受建設方委托直接參與新建項目的竣工驗收工作，但作為免費物業(yè)管理系統(tǒng)項目的接管驗收，免費物業(yè)管理系統(tǒng)方不應直接對施工方。舊項目的免費物業(yè)管理系統(tǒng)接管驗收還應當包括設施設備歷史維修資料的檔案交接。

　　物業(yè)設施設備接管驗收的目的是明確業(yè)主和物業(yè)服務企業(yè)雙方的責、權、利，維護各方的合法權益。這有利于提高物業(yè)設施設備管理的水平，確保物業(yè)設施設備的安全、可靠和平穩(wěn)運行。

　　接管驗收的工作依據

　　物業(yè)設施設備接管驗收的工作依據主要包括：物業(yè)服務合同；設施設備各系統(tǒng)專業(yè)的國家、部頒、行業(yè)、地方有關設備和安裝施工工程質量驗收規(guī)范。如：《房屋接管驗收標準》建標{1991}第19號，《商品住宅實行住宅質量保證書和住宅使用說明書制度的規(guī)定》建房{1998}102號，《房屋建筑工程質量保修辦法》建設部{2000}第80號。

　　在正常使用條件下，建設工程的最低保修期限為：基礎設施工程、房屋建筑的基礎工程和主體工程，為設計文件規(guī)定的該項工程的合理使用年限；屋面防水工程、有防水要求的衛(wèi)生間、房間和外墻的防滲漏，為5年；供熱與供冷系統(tǒng)，為2個采暖期、供冷期；電氣管線、給排水管道、設備安裝和裝修工程，為2年；其它項目的保修期限由發(fā)包方和承包方約定。

　　建設工期的保修期，自竣工驗收合格之日起計算。

　　接管驗收中的檔案資料管理

　　完整的檔案資料對于確保物業(yè)設施設備的正常運行具有重要作用，做好檔案資料管理工作的目的在于實現規(guī)范管理、便于事后追溯，同時還可以作為管理證據。因此，設施設備的檔案資料管理也是物業(yè)設施設備接管驗收工作的重要一環(huán)。

　　物業(yè)設施設備的檔案資料主要包括設備原始檔案、設備技術資料和政府職能部門頒發(fā)的有關政策、法規(guī)、條例、規(guī)程、標準等強制性文件，以及設備使用、維修養(yǎng)護、修理、改造的運行管理檔案。

　　具體來說，物業(yè)設施設備檔案資料的管理包括兩個環(huán)節(jié)，即建檔和管理，而建檔環(huán)節(jié)又包括建立設施設備原始技術檔案和設備基礎管理檔案。

　　做好設施設備原始技術檔案建立工作，首先要做好設施設備原始技術資料的收集。這些原始技術資料主要是在物業(yè)項目設施設備和系統(tǒng)承接查驗雙方交接時由交驗方提交的竣工圖紙、竣工資料和技術資料以及生產廠家的安裝、維護、使用說明書與合同書等，承接方應安排專人按有關規(guī)范和制度的規(guī)定進行分類整理建檔，永久保存，按借閱制度供查閱使用。設施設備的基礎管理檔案是隨設施設備同壽命保存的。它主要包括：《設備登記卡》、《設備清單》、《設備臺賬》、《設備卡》等。

　　在設施設備的使用環(huán)節(jié)，物業(yè)服務企業(yè)還要注意建立設施設備的使用管理檔案，這主要包括設施設備運行維護檔案、維修改造檔案以及報廢檔案。

　　設施設備運行維護檔案的保存年限一般為3至5年，可定期處理。這一檔案主要包括：設備運行日志、故障處理記錄、巡檢記錄、事故處理報告、維修保養(yǎng)計劃、維修保養(yǎng)報告、設備完好率檢查評定、設備系統(tǒng)狀態(tài)參數測定記錄、設備及系統(tǒng)的專業(yè)安全檢驗報告等。

　　設備系統(tǒng)的維修、改造檔案主要包括：設備、設施、系統(tǒng)的專項修理、大修、中修、改造計劃以及實施合同、實施報告、驗收報告等。

　　設施、設備報廢檔案主要是設備、設施的報廢申請、評估情況和報廢記錄等。

　　對物業(yè)設施設備原始檔案資料的管理必須做到規(guī)范管理、分類歸檔、嚴格遵守規(guī)章制度，原件不得帶出資料室，由資料員保管和復制供應。

　　設備檔案資料按每臺單機整理，存放在設備資料檔案內，檔案編號與設備編號一致，按編號順序排列，定期進行登記和資料歸檔，要求做到：明確設備檔案管理責任到人；明確設備檔案的歸檔路線，包括：資料來源、歸檔時間、交接手續(xù)、資料登記等；明確設備檔案的內容和負責人；明確設備檔案的借閱辦法，防止丟失和損壞；明確重點設備檔案，做到資料齊全，登記及時、正確；設備檔案的變更、修改、填補要及時、準確。

　　接管驗收工作的實施

　　免費物業(yè)管理系統(tǒng)單位在接管物業(yè)項目前，應組建接管驗收工作組，按照設施設備系統(tǒng)，分系統(tǒng)、分專業(yè)、分工種對接管驗收各技術專業(yè)人員進行必備的培訓和組織現場勘探，明確工作責任與任務。其工作程序大致如下：

　　參加“接管驗收協(xié)調會”，將物業(yè)接管驗收方案通報各方；

　　按照建設方同各方會商的接管方案和國家、行業(yè)標準進行驗收。對在驗收中發(fā)現的問題進行逐項記錄并由有關各方簽字確認，每天結束后，各專業(yè)、各系統(tǒng)匯總當日驗收情況，并將需整改的內容交給移交方；

　　接管方一旦接收該區(qū)域/機房（設備間）的鑰匙，就立即進行封閉管理。移交方人員若再進入該區(qū)域，需嚴格按照接管方的規(guī)定進行登記并領取施工出入證；

　　不合格的問題，移交方按照甲方要求進行整改，并再次組織驗收；

　　全部驗收結束后，接管方匯總最終文件，參與驗收各方代表簽字，驗收完成。對尚未完成的整改工作，必須在驗收文件中逐項說明，接管方配合施工單位整改，逐步消項，在約定的時間內完成。

　　在設施設備的接管驗收工作中，物業(yè)服務企業(yè)要對相關專業(yè)技術人員的崗位職責進行明確。首先由技術總負責人負責組織設施設備的接管工作，由其安排各系統(tǒng)工程師對所屬系統(tǒng)設備開展清點驗收；負責聯系各方，檢查、培訓、協(xié)調各系統(tǒng)工作質量進度，解決發(fā)現問題，針對設施設備驗收狀況進行評估物業(yè)后期合理運行問題，在全部驗收后向業(yè)主提出相關系統(tǒng)設施設備運行方面的合理建議。同時，企業(yè)還要安排專業(yè)工程師和技工接受原設備生產、安裝、調試、管理單位的培訓，使其掌握本系統(tǒng)的設備操作、運行方法并指導下屬工程部技工接管、操作設備。

　　在設施設備接管驗收的后期，物業(yè)服務企業(yè)還要特別重視遺留問題的交接處理，發(fā)現問題及時上報建設方（業(yè)主），并積極跟進整改情況。在接管中未能發(fā)現的問題，設備接管運行后注意檢查收集，集中上報建設方并跟進處理情況。設施設備維修期內出現問題，均屬維保問題，應及時與設施設備責任方溝通、處理。