OA系統(tǒng)：發(fā)現(xiàn)問題與解決問題

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所有的事物都存在著問題，要往前就只能不斷的發(fā)現(xiàn)自身的問題，發(fā)現(xiàn)問題然后還要解決問題，這樣才能持續(xù)的發(fā)展下去。OA辦公系統(tǒng)的實施過程中也是這樣，很多企業(yè)使用了OA系統(tǒng)協(xié)助辦公，但是成效不明顯，這是因為OA系統(tǒng)的功能不夠強大嗎？不是，之所以這樣是因為企業(yè)還沒有發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)中的一些存在問題。

發(fā)現(xiàn)問題

使用OA系統(tǒng)進行管理企業(yè)以后還是沒有成效的話，就要想辦法找出問題的癥結(jié)所在，讓OA系統(tǒng)的真正能量迅速發(fā)揮出來。應(yīng)該如何發(fā)現(xiàn)問題呢？查找薄弱的環(huán)節(jié)，“千里之堤潰于蟻穴”不要小看一個小小的缺陷，這個小小的缺陷往往就是問題的所在。所以，在OA系統(tǒng)的管理過程中，要善于找出這些小缺陷，然后加以改善，從而達到改善系統(tǒng)整體水平的目的。發(fā)現(xiàn)問題可以通過對企業(yè)使用OA系統(tǒng)的方式方法出發(fā)，員工的使用是否得當？企業(yè)的實施策略是否完善？當中存在哪些使用上的問題？一系列的問題，在實施的過程中尋找問題的根源，找出所有問題。

在發(fā)現(xiàn)問題的過程中，企業(yè)要深入了解企業(yè)中員工的使用情況，在員工當中發(fā)現(xiàn)問題。很多員工都會持一種“事不關(guān)己高高掛起”的態(tài)度，盡管發(fā)現(xiàn)了OA系統(tǒng)中存在什么問題也不會提出來，得過且過，寧愿明哲保身也不愿意冒險提出，免得遭受什么不測。此外，存在操作上的錯誤，每個人都有自己的操作習(xí)慣，一旦形成了自己的操作習(xí)慣就理所當然的認為自己是對的，如果沒有人在旁指點或者沒有參考的標準就不會發(fā)現(xiàn)自己的操作方式或者存在問題。

解決問題

針對以上這些情況，解決問題就迫在眉睫，如果沒有解決的辦法，企業(yè)投入到OA系統(tǒng)當中的資金和精力的白白浪費掉，所以，要解決這些問題。首先，要對癥下藥，既然問題的源頭在員工身上，那么企業(yè)就要給員工提出問題的機會，鼓勵他們主動開口說話，勇敢說出問題。想要員工敞開心扉就要實施“親民”政策，讓員工明白到叫他們開口說話是為了解決問題而不是為了問責(zé)，要讓他們消除心中的顧慮。然后，要定期的對員工們進行引導(dǎo)，引導(dǎo)他們發(fā)現(xiàn)問題，提出問題，進行批評和自我批評，闡明系統(tǒng)改善后，能夠幫助他們改善自己的工作，提高工作效率這個道理，只要明白這個道理就自然會提出所發(fā)現(xiàn)的問題。最后，對于搜集回來的問題，認真審查，發(fā)現(xiàn)有價值的，可以提高OA系統(tǒng)運行效率的，要給予提出問題者一定的獎勵，這樣就可以鼓勵更多的人善于發(fā)現(xiàn)問題，不斷改善系統(tǒng)的實施效率。

與此同時，作為企業(yè)OA系統(tǒng)實施的負責(zé)任要多看參考流程，要把商家提供的標準流程與企業(yè)的實際實施的操作流程進行對比，發(fā)現(xiàn)差異，找出企業(yè)實施過程中的不足和缺陷。這樣隨著時間的推移，OA系統(tǒng)中存在的一個個問題，都可以慢慢找出來，并加以解決，不斷的改善，企業(yè)也因此不斷的發(fā)展。