郵件系統(tǒng)怎樣和ERP整合

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我受一朋友所托，他讓我根據(jù)他們公司的實際情況，把他們公司的 郵件系統(tǒng)跟erp系統(tǒng)整合起來。

朋友的公司是一家外資企業(yè)，成立不是很久，才兩年時間。但是，由于是老外管理，所以，他們對于企業(yè)的信息化管理非常重視。在成立之初，就在公司內(nèi)部建立了郵件系統(tǒng)與文件服務(wù)器，內(nèi)部文檔的轉(zhuǎn)接基本上實現(xiàn)了電子文檔的傳遞。而近一段時間，他們上了國外的一開源的ERP軟件，并自主實施。經(jīng)過大半年時間的努力，已經(jīng)基本取得了成功。但是，他們現(xiàn)在遇到一個問題，就是現(xiàn)在使用的ERP軟件無法跟郵件系統(tǒng)結(jié)合起來，如銷售定單，要從ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出為PDF格式的文件，然后在通過郵件系統(tǒng)發(fā)給生產(chǎn)部門與采購部門，讓其安排采購與生產(chǎn)。類似的重復(fù)性工作還有多，管理層希望能夠把ERP系統(tǒng)跟郵件系統(tǒng)結(jié)合起來，省去這些無謂的重復(fù)性工作。

由于他們使用的ERP系統(tǒng)是開源的ERP系統(tǒng)，所以，他們希望能夠自主的完成這方面的集成工作，故，我朋友就找到了我，希望我能夠給他們寫個方案。

朋友收托，我不好推辭，只好勉為其難的寫了一個方案。沒想到，他們用起來，還蠻順手。近期，還付一筆酬金，意思意思。錢是小事，但是，讓我感到了一種成就感。今天，心血來潮，就把這個方案概要的總結(jié)了一下，給大家參考一下。

企業(yè)狀況：

1、 郵件系統(tǒng)狀況：企業(yè)內(nèi)部有獨立的郵件服務(wù)器，在企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用了近兩年時間，可以說，已經(jīng)非常成熟。而我對于郵件系統(tǒng)并不是很熟悉，所以，不打算在郵件系統(tǒng)上出主意。

2、 ERP系統(tǒng)狀況：企業(yè)用的是一個國外的開源ERP系統(tǒng)，源代碼、后臺數(shù)據(jù)庫都是免費公開的。而且，企業(yè)為了實施ERP，還專門召了幾個IT人員，負(fù)責(zé)開源ERP系統(tǒng)的二次開發(fā)、測試、改進(jìn)工作。由于企業(yè)有這方面的專家，我決定從ERP系統(tǒng)出發(fā)，結(jié)合前臺代碼和后臺數(shù)據(jù)庫的相關(guān)功能，把ERP系統(tǒng)跟郵件系統(tǒng)結(jié)合起來。

3、 IT實力：企業(yè)從一開始就非常重視IT技術(shù)的應(yīng)用，有專門的IT部門，其下有4個專門的IT人員來維護(hù)企業(yè)的IT系統(tǒng)?？梢哉f，這個企業(yè)的IT實力比較雄厚。要完成一定的開發(fā)工作，應(yīng)該不是很困難。

解決思路：

由于我對于郵件系統(tǒng)不是很專業(yè)，所以，不打算在這上面做文章。而因為ERP系統(tǒng)是開源的，并且數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)也是開放的，這就給我了提示，我準(zhǔn)備在這上面找突破口。

一方面，通過ERP系統(tǒng)源代碼的開發(fā)，關(guān)聯(lián)郵件系統(tǒng)，實現(xiàn)發(fā)郵件的功能。如報表上，添加一個按鈕，只要事先設(shè)置好郵件的接收人，鼠標(biāo)一點，就可以把郵件發(fā)給相關(guān)的人員。

另一方面，通過郵件的觸發(fā)器功能，當(dāng)單據(jù)的進(jìn)行了相關(guān)作業(yè)后，如單據(jù)審核后，就自動發(fā)郵件給相關(guān)人員，而不用人工的干涉。

銷售部門的具體解決方法：

1、 銷售定單的審核。

銷售定單審核時，用戶要求其能夠把銷售定單的數(shù)據(jù)，自動發(fā)送給銷售總監(jiān)、物流部門、生產(chǎn)部門與采購部門，其格式要轉(zhuǎn)換成PDF格式，以防止修改。

我在考慮這個功能時，剛開始是想通過編寫代碼完成。如通過編寫一段代碼，捆綁到現(xiàn)有的審核按鈕上面，然后，當(dāng)單據(jù)審核時，把銷售定單自動轉(zhuǎn)換成PDF格式，然后發(fā)給其他預(yù)先設(shè)置好的收件人員。但是，后來發(fā)現(xiàn)如此做的話，審核時，要花近五分種的時間，用戶等不及。

為此，我考慮通過后臺數(shù)據(jù)庫進(jìn)行處理?；舅悸肪褪?，當(dāng)系統(tǒng)審核時，編寫一個觸發(fā)器，類型為事后。即，當(dāng)單據(jù)符合審核的條件時，先審核，然后再做其他相關(guān)的動作，如文件轉(zhuǎn)換與發(fā)郵件的功能。如此，可以把工作轉(zhuǎn)移到后臺處理，而不耽誤前臺的審核時間。轉(zhuǎn)移到后臺，就是有一個問題，文件是否轉(zhuǎn)換成功，郵件是否發(fā)送成功呢?如何把這些信息傳遞給用戶?我采取了三重保險，一是把銷售定單也發(fā)一份給用戶自己，如此，他們就可以看到郵件發(fā)出去的內(nèi)容是否跟預(yù)先設(shè)計的一樣;二是把后臺處理的作業(yè)狀態(tài)及時發(fā)郵件給用戶，告知他們后臺的操作是否成功;三是當(dāng)文件沒有轉(zhuǎn)換成功或者郵件沒有發(fā)送成功時，把不成功的狀態(tài)傳回到銷售定單，并把其跟報表結(jié)合起來，用戶每天下班前，查詢一下銷售定單的發(fā)送狀況，就可以知道郵件是否發(fā)送成功了。

2、 銷售定單的變更。

銷售定單的變更處理基本上跟銷售定單的審核一致，只是多了一項功能，就是郵件的確認(rèn)功能。因為銷售定單的變更要求能夠及時到相關(guān)人員，所以，用戶希望當(dāng)其他人員看到相關(guān)郵件時，能夠自動回復(fù)，告知用戶已經(jīng)收到郵件。

這個功能很簡單，通過郵件系統(tǒng)的自動回復(fù)功能就可以實現(xiàn)。我建議企業(yè)把銷售定單變更的收件人專門設(shè)置成為一個小組，然后，當(dāng)發(fā)個這個小組的郵件時，都設(shè)置為自動回復(fù)，就可以知道他們是否收到郵件了。

3、 銷售日報表的制作。

企業(yè)每到下午下班前，銷售人員都要匯總當(dāng)日的接單報表，并發(fā)給相關(guān)的人員。這個工作比較累人，沒什么技術(shù)含量，但是，又必須做。系統(tǒng)能否在每天固定的時刻，發(fā)郵件給他們呢?而不需要人為的去導(dǎo)出，然后再發(fā)郵件呢?

我通過后臺數(shù)據(jù)庫的觸發(fā)期完成此功能。通過觸發(fā)期，可以實現(xiàn)在每天的4點45分，自動匯總當(dāng)天的接單數(shù)據(jù)，然后按用戶要求的格式，發(fā)送給相關(guān)人員。為了保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，我又設(shè)置了兩個門檻。一是在管理上，我要求企業(yè)在下銷售定單時，在當(dāng)前的4點30分之前，要把當(dāng)天的銷售定單審核完畢，4點30分以后的銷售定單，都算到下一天的定單;二是，若在4點45分，還有銷售定單審核時，后臺數(shù)據(jù)庫會每審核一次，就觸發(fā)一次觸發(fā)器動作，把最新的銷售定單匯總，然后發(fā)郵件。

4、 銷售信用額度的提醒。

信用額度主要做到以下幾個方面：

(1) 當(dāng)信用額度利用到一定額度時，如80%時，發(fā)郵件提醒業(yè)務(wù)員，進(jìn)行相關(guān)的處理。

(2) 當(dāng)客戶的信用額度變化時，要及時通知相關(guān)人員，如財務(wù)、倉庫、管理層。

(3) 當(dāng)超過信用額度，銷售定單不能審核或者不能出貨時，及時發(fā)郵件告訴銷售經(jīng)理或者其他管理人員，尋找對策。

針對這三個需求，第一個需求我是通過數(shù)據(jù)庫的觸發(fā)器完成，當(dāng)每下一次定單或者每收到一比款，信用額度的余額會相應(yīng)的改變，當(dāng)信用額度的余額不到信用額度的80%時，就自動發(fā)郵件給指定的人員;第二個、第三個需求通過代碼的編寫完成，如當(dāng)信用額度變更單審核時，或者銷售定單不能審核、其原因是信用額度不夠時，就會發(fā)郵件給相關(guān)人員。

5、 銷售預(yù)計出貨日的提醒。

企業(yè)要求系統(tǒng)能夠把在出貨日前三天的銷售定單匯總并報告給相關(guān)的人員。如某張定單的出貨日期是11月5日，則在11月3日早上，系統(tǒng)要能夠出一分報表，把出貨日在11月3日到11月5日的所有銷售定單匯總，并發(fā)郵件告知相關(guān)人員。

為此，我是設(shè)置，在每天早上7點半，通過服務(wù)期編寫一個批處理程序，每天在這個時間，系統(tǒng)自動查詢，并形成這張報表，并轉(zhuǎn)換為EXCLE格式。然后再寫一個觸發(fā)期，每天7點45分的時候，把這張報表發(fā)給指定的人員。

后來，在實際的應(yīng)用過程中，發(fā)現(xiàn)各個人員對于報表的格式要求不一致，如銷售人員不僅要知道哪些產(chǎn)品要出貨了，還要知道這些產(chǎn)品的金額是多少(他們要知道萬一不能按時交貨時，要付的違約金是多少);而發(fā)給生產(chǎn)的，則不需要知道銷售定單的金額(銷售產(chǎn)品的單價信息對生產(chǎn)部門是保密的)。為此，我又對這張報表進(jìn)行了細(xì)分，根據(jù)不同的不同，形成不同的報表，并發(fā)給相關(guān)的人員。

6、 銷售應(yīng)收帳款余額及到期日的提醒。

銷售應(yīng)收帳款余額及到期日的提醒，跟信用額度的提醒設(shè)置類似，也是通過編寫ERP源代碼和后臺數(shù)據(jù)庫觸發(fā)期實現(xiàn)類似的功能。

通過銷售部門功能的設(shè)置，可以發(fā)現(xiàn)，很多功能直接通過數(shù)據(jù)庫的觸發(fā)期，就可以實現(xiàn)諸如報警、統(tǒng)計等一些比較智能的功能;而再通過源代碼的編寫，其功能更加豐富。

其他部門的功能跟銷售部門功能設(shè)置類似，通過相似的設(shè)置，都可以滿足用戶的需求，把ERP系統(tǒng)跟郵件系統(tǒng)結(jié)合起來，而不需要去進(jìn)行中間件的開發(fā)。(ctocio)