關注中小企業(yè)的OA需求

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面對種類繁多、五花八門的OA（辦公自動化）軟件，大多數(shù)中小企業(yè)顯得困惑，難于下手。該選擇什么樣的辦公自動化軟件? 如何邁出自己在信息化道路上的第一步呢？這是很多中小企業(yè)非常關心的問題。

中小企業(yè)的OA需求特點

這里先分析一下中小企業(yè)的信息化現(xiàn)狀與需求特點:首先，中小企業(yè)電腦數(shù)量少，用戶數(shù)少，所以不需要特別高端的數(shù)據(jù)庫；其次，中小企業(yè)工作流相對簡單，所以不需要特別復雜的功能；再者，中小企業(yè)管理體系不太規(guī)范，IT人才缺乏，所以要求產(chǎn)品的易用性和維護性俱佳；另外，中小企業(yè)規(guī)模小，資金有限，需要信息化產(chǎn)品的價格也相對低廉。

基于以上分析，可發(fā)現(xiàn)中小企業(yè)選用OA軟件最根本的原則應該是實用、操作簡單、使用方便。那么適合中小企業(yè)的OA軟件應具備哪些主要特性？

首先，中小型OA應以采用MySQL數(shù)據(jù)庫為宜，因為這是現(xiàn)有產(chǎn)品中運行速度最快的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之一，并且用戶權限設置簡單、有效，具有非常出色的性能，更重要的是該數(shù)據(jù)庫是免費開放的，這樣能為用戶降低成本。

其次，中小型OA系統(tǒng)應重點集成電子郵件、短信息、公告通知、日程安排、工作日志、通訊錄、考勤管理、工作計劃、手機短信等最常用的功能模塊。目前一些OA軟件雖小但包羅萬象，自以為萬能，其實不少是累贅多余，而且每多一項功能就要加收3%～10%的費用，增加了用戶的采購成本。

再者，中小型OA軟件的易用性應非常強，用戶可在幾分鐘內(nèi)自行安裝完畢，無需專業(yè)人員即可自行維護。系統(tǒng)還應能讓用戶極為方便地設置權限和自定義工作流。OA的功能雖然越來越強大，但操作要求卻應越來越簡單，因為現(xiàn)在產(chǎn)品的發(fā)展趨勢是越來越傻瓜化。

另外，與動輒十幾萬元甚至數(shù)十萬元人民幣的OA軟件相比，一些中小型OA僅二三萬元，而且終身免費服務和升級，性價比很高，這樣就節(jié)約了投資，消除了大量隱性成本。這一點中小企業(yè)在選型時可仔細比較，擇優(yōu)取用。

值得一提的是，一些中小型OA在業(yè)界推出先用后買、1個月無條件退款保證的獨特銷售方式，用戶可免費下載試用版試用再決定是否購買。先用后買的銷售方式使得中小企業(yè)可以做到“只買好的，不選貴的”，充分降低企業(yè)的軟件投資風險。這也顯出此類中小型OA的獨具魅力。

OA軟件越貴越好？

有人認為“OA軟件越貴越好”。這其實是一種片面的想法。實際上，產(chǎn)品的價格高并不等于其產(chǎn)品的品質(zhì)高，也不等同于產(chǎn)品的功能強大，產(chǎn)品價格的高低取決于廠商的技術水平、營銷策略以及服務理念。如基于Lotus平臺的OA系統(tǒng)，往往還要額外配置微軟IIS平臺來支持某些應用，這會增加應用、安裝、維護的難度。再如，國內(nèi)大多數(shù)軟件廠商依靠的是龐大、多級的分銷組織模式，然而這種分銷模式使經(jīng)營管理成本、經(jīng)銷渠道費用驟加，最終產(chǎn)品性價比降低等。OA系統(tǒng)不像ERP，其需求一般比較標準，其技術復雜性也不是很高。所以，高價格絕不應成為選擇OA產(chǎn)品的標準，而更應該著眼于軟件的實際價值。

還需要指出的是，為滿足中小企業(yè)用戶喜歡“小而全”的特點，有的OA集成了人事、客戶、財務等功能模塊，這些模塊往往是“看起來很美”，但并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做最簡單的記錄和備份工作。目前OA系統(tǒng)的設計理念更傾向于建立一套通用性較強的平臺，提供各種通用性高的功能模塊并使這些模塊具有最大程度上的可定制性，以此來滿足不同行業(yè)不同用戶的不同需求，而不是為了好看，捆綁一些多余的功能。

最后，實施OA的根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的管理系統(tǒng)，更重要的是透過先進的管理思想和方法實現(xiàn)管理的提升、業(yè)務的改善。這就決定了中小企業(yè)選擇OA軟件既不能求大、求全，又不能隨便、湊合，必須根據(jù)自身特點選擇一個實用、易用、通用、性價比高的軟件，只有這樣才能讓軟件在自己的企業(yè)內(nèi)發(fā)揮最大的功效，給企業(yè)帶來最大的回報。

“只選對的，不選貴的，鞋子穿到腳上要合適才行”，這是對中小企業(yè)選擇OA的中肯建議。(ccw-2007年12月24日第49期 B18)