大話ERP之發(fā)票處理的技巧

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增值稅對于跟企業(yè)各方面都是息息相關(guān)的，特別是財務(wù)處理上。但是，可惜的是除了財務(wù)部門，其他部門的人員對于增值稅知之甚少。然而，對于erp系統(tǒng)來說，財務(wù)模塊要正常運作，需要其他部門的密切配合。若沒有其他部門的配合，財務(wù)模塊很難有大的作為。

所以，其他部門也有必要對增值稅有所了解，才能配合財務(wù)部門做好相關(guān)工作，不要因為增值稅的原因給ERP系統(tǒng)留下隱患。

一、增值稅計算模式

在ERP系統(tǒng)采購管理模塊與銷售管理模塊中，增值稅的計算方式有兩種方式，一是按行來計算，二是按訂單總金額來計算。如一張采購訂單，其一共要采購三項原材料。分別是A、B、C三項物料，采購金額分為為15456.70元、21234.00元、67483.90元，則此張采購訂單的總的采購金額為104174.76元。若按訂單金額來計算的話，則這張采購單的增值稅為17706.89元。若按行來計算增值稅的話，則為2627.24元、 3609.78元、11472.26元，總共為17706.28元?？梢姡舭葱衼碛嬎阍鲋刀惤痤~的話，跟按訂單金額來計算增值稅的金額還是有區(qū)別的。可能采購部或者銷售部門，會認為才這么一點差異沒關(guān)心的，但是，要知道，在財務(wù)帳務(wù)處理上，是一分錢都不能差的。有時候，相差一分錢，財務(wù)人員要查個半天才能查出來。

所以，對于這種低級的錯誤，用戶最好能夠避免，必要因為這個跟自己的部門業(yè)務(wù)無關(guān)，就無視它存在。企業(yè)要根據(jù)自己通常的計算方式，選擇合理的計算方法，以防止給財務(wù)部門到時候的帳務(wù)處理帶來困擾。退一萬步說，其實，這也是跟采購部門密切相關(guān)的。因為若跟供應(yīng)商的賬核對不上的話，到時候還是要采購出面跟供應(yīng)商進行核對的。

二、價格中是否含稅

操作用戶在報價或者輸入相關(guān)單據(jù)的時候，要注意其采用的價格是否含稅。也就是說要區(qū)分，供應(yīng)商給你的價格是否包含了增值稅；你報給客戶的價格中是含稅的還是不含稅的。不同的供應(yīng)商或者不同的企業(yè)，可能其報價的方式都是不一樣的，用戶要注意區(qū)分。

那為什么要做如此區(qū)分呢？這主要跟財務(wù)帳務(wù)處理上及企業(yè)成本有關(guān)。我們都知道，若企業(yè)是一般納稅人企業(yè)（現(xiàn)在一般稍微有點規(guī)模的企業(yè)，都是一般納稅人企業(yè)），則其采購時發(fā)生大增值稅都不計入存貨成本中的，即最后計算企業(yè)的生產(chǎn)成本時，增值稅金額不能計入到生產(chǎn)成本中去。舉個例子，若企業(yè)為生產(chǎn)某批產(chǎn)品，一共采購了50萬的原材料，不包含增值稅。增值稅是額外支付的，一共達85000元。則材料在入庫時，材料成本只能算50萬（不包括其它的運輸費、保險費等費用），而不能算585000元。雖然企業(yè)要付給供應(yīng)商這么多錢。那企業(yè)不是虧了嗎？其實不虧的。根據(jù)增值稅的原理，這85000元的增值稅，企業(yè)可以拿來抵扣銷項稅額。

在ERP系統(tǒng)中，價格既可以按含稅價，也可以在價格中不含稅。這主要看用戶自己的操作習(xí)慣及與供應(yīng)商、開發(fā)商協(xié)商的結(jié)果。但是，要注意的一點，就是要在ERP系統(tǒng)中做出正確的選擇。無論你采取何種報價方式，ERP系統(tǒng)都是支持的，但是，前提就是你要在ERP系統(tǒng)中做出對應(yīng)的配置，否則，就會張冠李戴，鬧出笑話來的。

不過，為了減少錯誤的發(fā)生，我還是建議，在供應(yīng)商這邊可以統(tǒng)一其來。因為客戶那邊，可能是客戶說了算，所以，企業(yè)沒有自己的決定權(quán)，要根據(jù)客戶的意思行事。但是，在供應(yīng)商這方面，企業(yè)是上帝，企業(yè)可以要求供應(yīng)商報價時按照含稅價或者不含稅價報價。

三、見票付款

我在跟幾個做財務(wù)的朋友私下里交流的時候，他們有時候會向我訴說他們心中的苦惱。有時候他們在增值稅發(fā)票上面，企業(yè)還要看供應(yīng)商等臉色行事。這是怎么一回事呢？原來供應(yīng)商來請款時，因為沒有發(fā)票，剛開始被企業(yè)拒絕。但是后來供應(yīng)商拍胸脯保證發(fā)票一定馬上開過來，采購員也在一旁說好話，財務(wù)看單據(jù)老總都簽了字了，就拉不下面子，只好先把款付了再說?？墒?，沒想到款付后，供應(yīng)商發(fā)票一而再、再而三的找理由推托。財務(wù)人員催了多少次了，都沒有作用。你說，遇到這種事情，每個人都懊惱的呀。

所以說呀，他們希望有個鐵面判官，能夠幫他們來把好這個關(guān)卡。即供應(yīng)商只有把發(fā)票開過來，采購才能為供應(yīng)商請款；若供應(yīng)商沒有即使把發(fā)票開過來，對不起，誰求情都沒有用。因為ERP系統(tǒng)是沒有情面可講的。無論你是誰，ERP系統(tǒng)都會一視同仁。

對于見票付款，ERP系統(tǒng)一般有兩種控制方式。

1、隨貨附發(fā)票，即要求供應(yīng)商每進一次貨，就必須配發(fā)票，這一般在零售、批發(fā)等商品貿(mào)易行業(yè)比較普遍，但是，若再制造業(yè)就不怎么合適了。這個可以在入貨單或者結(jié)帳單上控制。若在入庫單上進行控制的話，可以讓系統(tǒng)進行判斷，在入庫單審核時，若入庫單上沒有相關(guān)的發(fā)票信息，就無法審核。如此，就可以保證，每張入庫單都有發(fā)票與之相對應(yīng)。但是，有時候，因為可能材料比較急，企業(yè)會考慮在沒有發(fā)票的情況下，可以收貨，但是，無法生成結(jié)帳單。如此，就可以通過結(jié)帳功能進行控制了。在系統(tǒng)根據(jù)入庫單生成結(jié)帳單時，再去判斷入庫單上有沒有相關(guān)的發(fā)票匹配信息，若沒有，則系統(tǒng)就無法根據(jù)這張入庫單生成應(yīng)付帳款，供應(yīng)商也就無法順利請到款項。

2、還有一種就是月結(jié)的方式。其企業(yè)要求供應(yīng)商在月底的時候，一次性把當(dāng)月的發(fā)票開了。用ERP的專業(yè)術(shù)語來講，隨貨附發(fā)票，入庫單跟發(fā)票是一對一的，而月結(jié)的形式的話，入庫單跟發(fā)票是多對一的，即使當(dāng)月有多張入庫單，但是只有一張匯總的發(fā)票。遇到這種情況，ERP系統(tǒng)的處理方式跟前面的隨貨附發(fā)票，有明顯的區(qū)別。月結(jié)的話，ERP系統(tǒng)是如下處理的。在月底收到供應(yīng)商的發(fā)票時，先在應(yīng)付發(fā)票中，輸入這張發(fā)票的金額等相關(guān)信息；然后，再在發(fā)票匹配欄位內(nèi)，找到對應(yīng)的入庫單，然后按匹配按鈕，系統(tǒng)就會自動把相關(guān)的發(fā)票信息更新到入庫單上；然后再進行結(jié)帳作業(yè)。在這個過程中，我們要注意兩點。一是，結(jié)帳的時候，會判斷入庫單上有否發(fā)票信息，若沒有發(fā)票信息的話，則結(jié)帳時，這張沒有發(fā)票信息的入庫單是無法結(jié)帳的，所以，在應(yīng)付發(fā)票的匹配欄位內(nèi)，一定要注意，選擇正確的入庫單；二是，為了操作的漸變，我們可以要求供應(yīng)商在開發(fā)票的時候，注明是開哪幾張入庫單的，如此，企業(yè)用戶在操作時，會比較方便。

四、應(yīng)付帳款的起算日期

不同企業(yè)對于應(yīng)付帳款的起算日期規(guī)定是不同的。有的企業(yè)規(guī)定的是，貨到后開始計算應(yīng)付帳款的付款日期，而有的企業(yè)則規(guī)定，是要發(fā)票到后才計算付款日期。

而從ERP系統(tǒng)的角度出發(fā)的話，他只按一個標(biāo)準(zhǔn)，即結(jié)帳的日期為準(zhǔn)。在ERP系統(tǒng)中，有只作業(yè)，叫做結(jié)帳作業(yè)，他的功能就是從入庫單轉(zhuǎn)換成應(yīng)付帳款，ERP系統(tǒng)就是在這個作業(yè)中根據(jù)供應(yīng)商的付款條件內(nèi)來推算付款日期的。所以，企業(yè)可以根據(jù)自己的實際需求來定義到底是按照發(fā)票的日期來計算付款日期呢，還是按貨到企業(yè)的日期來推算付款時間。若是按前者，則結(jié)帳作業(yè)會按入庫單上的發(fā)票信息中的發(fā)票日期為基礎(chǔ)結(jié)合付款條件來進行推算；如是按照后者，則結(jié)帳時，ERP系統(tǒng)考慮的就是入庫單上入貨的日期了。

五、跨月發(fā)票問題

根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)規(guī)定，當(dāng)月的發(fā)票要當(dāng)月開。但是，在實際業(yè)務(wù)中，出于種種原因，供應(yīng)商當(dāng)月的發(fā)票可能無法即時到達企業(yè)，這該如何處理呢？

若當(dāng)月的應(yīng)付憑據(jù)，應(yīng)付憑據(jù)不是供應(yīng)商的發(fā)貨單，也不是企業(yè)的入庫單，法律規(guī)定，只有發(fā)票才是企業(yè)入賬的原始憑證。所以，一般來說，企業(yè)在沒有見到發(fā)票之前，原材料的無法入賬的。按照相關(guān)的規(guī)定，要進行暫估處理。關(guān)于，暫估業(yè)務(wù)的處理，我會有專門的文章進行講述。大家若有這方面的需要，可以關(guān)注我以后的文章。但是，暫估業(yè)務(wù)處理起來比較復(fù)雜，一般企業(yè)在遇到這種情況的時候，當(dāng)月的就不計入，等到下月發(fā)票收到時，再進行結(jié)賬。雖然，這種方式不被法律法規(guī)認可，但是，因為其處理其來比較靈活，所以，企業(yè)利用的反而更多。

從ERP系統(tǒng)的角度來說，這兩種處理方式都是支持的。企業(yè)可以根據(jù)自己的需求及企業(yè)相關(guān)的財務(wù)制度，來選擇恰當(dāng)?shù)奶幚矸绞?。（eNet）