“簡化”原則提高ERP實施成功率

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一．概念

erp系統(tǒng)是制造業(yè)企業(yè)實現(xiàn)管理信息化的有效的通用管理模式，當(dāng)前在國內(nèi)外的企業(yè)中得到廣泛的應(yīng)用，取得了顯著的成績，深受企業(yè)界的歡迎。但是，ERP在企業(yè)的應(yīng)用中也存在很多問題和困難，造成很多企業(yè)ERP的應(yīng)用工作未能達(dá)到預(yù)期的效果，甚至導(dǎo)致應(yīng)用失敗，這些情況嚴(yán)重地影響到ERP系統(tǒng)的進(jìn)一步的推廣應(yīng)用工作。因此，如何克服ERP應(yīng)用難的這道難關(guān)，是制造業(yè)企業(yè)管理信息化工作中必須解決的問題。ERP實施為什么那么困難？不成功的案例那么多？其原因是很多的，有主觀上的原因，也有客觀上的原因。但就其本質(zhì)來講，形成這些原因的根本因素是ERP在形成和發(fā)展過程中，其軟件包的規(guī)模越來越龐大，其系統(tǒng)結(jié)構(gòu)越來越復(fù)雜，其實施的步驟和方法越來越煩瑣，造成很多企業(yè)對ERP的應(yīng)用望而生畏。這種發(fā)展趨勢如果繼續(xù)下去，會使ERP事業(yè)的發(fā)展走向自己的反面。

面對ERP實施困難這樣一個煩人的難題，國內(nèi)外不少ERP實施和咨詢專家，動了不少腦筋，想了不少辦法去解決這個問題。但大多數(shù)是沒有突破原來ERP實施的思路和方法框架的一些改革，因此也沒有取得突破性的進(jìn)展。但有一種基于“簡化”原則的實施方法——USA（理解、簡化、自動化）值得我們注意。這種方法打破了傳統(tǒng)的實施的思路，一改傳統(tǒng)方法那種必須遵照ERP軟件的復(fù)雜的標(biāo)準(zhǔn)流程模板，去重新設(shè)計和改造企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，即先BPR再實施 ERP的技術(shù)路線。它從企業(yè)的實際需求出發(fā)，依托企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程，而不是象BPR那樣一切從零開始。將原有業(yè)務(wù)流程，參照ERP流程模板，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行進(jìn)一步的簡化，變成更簡潔、更實用的業(yè)務(wù)流程，根據(jù)這經(jīng)過簡化的流程去修改軟件，并在企業(yè)中應(yīng)用。在這里“簡化”是這種方法的核心，而簡化的出發(fā)點是把人的因素考慮進(jìn)去，將未來的管理信息化系統(tǒng)看作是一個人—機(jī)結(jié)合的系統(tǒng)，把“人”作為管理信息化系統(tǒng)中的一個重要因素，最大限度地發(fā)揮人的作用，凡是適合用人能完成的業(yè)務(wù)就用人來完成，而不是象傳統(tǒng)方法那樣一切工作都由計算機(jī)來包打天下，系統(tǒng)實施人員和企業(yè)應(yīng)用人員都應(yīng)徹底克服“全盤計算機(jī)化”的觀點。

這里的“簡化”是廣義的簡化，是指企業(yè)搞管理信息化建設(shè)絕不是片面地追求高新技術(shù)，“簡化”的過程就是要求管理信息系統(tǒng)的開發(fā)，從一開始就從實地出發(fā)，從實際需要出發(fā)設(shè)計出一個最簡單而又實用的系統(tǒng)。這樣的系統(tǒng)才真正有生命力。企業(yè)管理信息系統(tǒng)是一種新生事物，因此，在開發(fā)時要保持一定的技術(shù)上的先進(jìn)性，絕不能簡單地模擬手工管理模式，而要引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)的管理方法和模式，比如我們引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件包ERP系統(tǒng)，使企業(yè)的管理水平在本質(zhì)上有一個較大的提高。但是，管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和實施畢竟是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要講求實效和經(jīng)濟(jì)效益。因此，不能片面地追求先進(jìn)技術(shù)和全盤計算機(jī)化。在設(shè)計方案的設(shè)計時，要遵循簡單、實用、可行的原則，盡量采用經(jīng)過實踐經(jīng)驗驗證過能在工程中可行的技術(shù)。應(yīng)合理地處理人—機(jī)分工，充分發(fā)揮人在系統(tǒng)中的作用，不片面地追求全盤計算機(jī)化，如果能用人來處理的就由人來完成。在業(yè)務(wù)流程設(shè)計和軟件開發(fā)中要密切結(jié)合實際，充分聽取最終用戶的意見，結(jié)合國情和廠情搞好系統(tǒng)設(shè)計。這種簡化方法的出現(xiàn)，在繁雜的ERP事物中如同刮來一陣清風(fēng)，真有一點“反璞歸真”的感覺，希望它能為ERP事業(yè)帶來福音。

二．方法

USA（Understand，Simplify ,Automate。）原則的全稱是：理解、簡化、自動化。理解、簡化、自動化是這種原則的三個不可缺少的環(huán)節(jié)，其中“簡化”是這種原則的核心和靈魂，也就是只有通過簡化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，才能使ERP系統(tǒng)的實施擺脫傳統(tǒng)的實施方法復(fù)雜煩瑣的實施過程，取得較高的成功率。但是，為了對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效的簡化，其前提就是對企業(yè)的現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程以及ERP系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程予以深刻的理解，因此，可以說“理解”是這種方法的必要的前提?！白詣踊睂嶋H上是這種實施方法的目的，也就是首先理解業(yè)務(wù)流程，然后進(jìn)行簡化，最后實現(xiàn)企業(yè)管理的自動化，也即我們常說的實現(xiàn)企業(yè)管理信息化。從這里可以看出這種方法區(qū)別于傳統(tǒng)方法的本質(zhì)所在，傳統(tǒng)方法實施的重點在于實現(xiàn)自動化操作上，而忽略了理解流程和簡化流程這兩個關(guān)鍵步驟。認(rèn)為只要實現(xiàn)了管理業(yè)務(wù)的自動化操作，企業(yè)就可以提高業(yè)績，獲得利潤。他們沒有看到，利用ERP系統(tǒng)使復(fù)雜或不產(chǎn)生價值的業(yè)務(wù)流程自動化，并不能真正提高企業(yè)的管理水水平和企業(yè)的業(yè)績，沒有經(jīng)過簡化或理解的自動化只會導(dǎo)致系統(tǒng)實施的低效或失敗。

（1）理解

要想做好任何一件事情，都首先要搞懂這件事情的來龍去脈。企業(yè)實施ERP系統(tǒng)也一樣，也要搞懂ERP的原理、流程和實施方法。實施ERP系統(tǒng)實際上是用ERP提供的標(biāo)準(zhǔn)管理業(yè)務(wù)流程，去代替企業(yè)的現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程。因此，在實施ERP系統(tǒng)的過程中，最重要的是要首先搞請企業(yè)的現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程和 ERP系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程，即“理解”這些業(yè)務(wù)流程。了解什么是企業(yè)真正需要的業(yè)務(wù)流程，這些業(yè)務(wù)流程還能不能進(jìn)行簡化和優(yōu)化；企業(yè)的現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程與 ERP系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程對比有什么差距，這些問題是設(shè)計企業(yè)新的業(yè)務(wù)流程和ERP用戶化修改方案的基礎(chǔ)。因此，USA原則與BPR不同，它不是從一張“白紙”開始，它是建立在企業(yè)中已經(jīng)運(yùn)行的流程這一基礎(chǔ)上。USA原則認(rèn)為只有在員工理解流程、簡化流程，并決定操作自動化是否有必要之后，操作自動化才會發(fā)生。因此，USA原則主張企業(yè)員工最大程度地參加ERP實施工作，提高員工對ERP的積極性，減少員工的抵抵觸情緒。USA原則的“理解”包含三個內(nèi)容：力爭員工對業(yè)務(wù)流程的每一步驟有一致的理解；對現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程進(jìn)行描述；與ERP標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行對比分析。以便為下一步簡化打下基礎(chǔ)。

實施的經(jīng)驗證明，用圖表的方式是理解和描述業(yè)務(wù)流程的最好的工具。首先要選擇一套簡單、明了、易于理解的符號和描述規(guī)則；然后將所有參與流程環(huán)節(jié)的員工組織起來，對他們負(fù)責(zé)的流程進(jìn)行描述；畫出流程圖后，將現(xiàn)行流程與ERP標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行對比分析，并在小組中取得一致認(rèn)識，上報決策部門。當(dāng)前，描述業(yè)務(wù)流程的方法很多，有些方法雖然很嚴(yán)密、邏輯性很強(qiáng)，但是描述方法過于繁雜，技術(shù)性太強(qiáng)，不便于企業(yè)管理人員理解。下面推薦一套我們在實踐使用并證明是簡單明了而又行之有效的方法，這種方法又稱為數(shù)據(jù)流程圖方法（DFD）僅供參考。這種方法使用的符號如圖1所示。這種方法的使用案例如圖2所示。

圖1 DFD業(yè)務(wù)流程圖

圖2 數(shù)據(jù)流程描述案例—設(shè)備大修計劃編制流程