怎樣對(duì)付惱人的IT項(xiàng)目管理

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據(jù)《ComputerWorld》最近的一項(xiàng)調(diào)查顯示，IT項(xiàng)目經(jīng)理今年的日子不會(huì)好過(guò)。2008年，IT經(jīng)理面臨的最大的管理挑戰(zhàn)是什么呢？調(diào)查結(jié)果是: IT項(xiàng)目管理。它位居IT經(jīng)理們每年擔(dān)心的問(wèn)題排行榜的首位。

項(xiàng)目管理日益受到關(guān)注，IT經(jīng)理們認(rèn)為這方面的原因很多，包括: 越來(lái)越迅猛的全球化、IT預(yù)算削減、項(xiàng)目復(fù)雜性總體加大以及最終用戶(hù)一味提出更高的要求。讓IT經(jīng)理們最頭疼的問(wèn)題是，如何在預(yù)算范圍內(nèi)按時(shí)完成項(xiàng)目，同時(shí)盡量減少最終用戶(hù)的埋怨。

IT部門(mén)的“錢(qián)袋子”在幾年前就開(kāi)始放松了，IT預(yù)算不像以往那樣經(jīng)常被削減。“但最近兩年，這種情況有所轉(zhuǎn)變?！盜T管理顧問(wèn)兼《ComputerWorld》專(zhuān)欄作家Paul Glen說(shuō): “通常而言，IT預(yù)算往往滯后于實(shí)際的IT需求，我們一下子認(rèn)識(shí)到削減IT預(yù)算行不通。”

填補(bǔ)缺口

加利福尼亞州圣拉蒙的項(xiàng)目管理中心主任Gopal Kapur表示: “以往，許多公司實(shí)際上選擇了最容易見(jiàn)效的IT項(xiàng)目，如今開(kāi)始著手比較龐大、比較復(fù)雜的項(xiàng)目。大項(xiàng)目往往面臨高風(fēng)險(xiǎn)，復(fù)雜性增加，但I(xiàn)T人員的技能卻并沒(méi)有提高，這就產(chǎn)生了落差或缺口?！贝虮确秸f(shuō)，“如果你的梯子不夠牢固，就摘不到更上面的果子。”

John Bruggeman是辛辛那提希伯來(lái)聯(lián)合學(xué)院猶太宗教研究所的IT主管，他手里的那個(gè)梯子很短。他算得上是幸運(yùn)兒之一，因?yàn)樽罱玫搅藢?zhuān)門(mén)撥給IT項(xiàng)目的幾筆大額捐款。這些IT項(xiàng)目包括: 學(xué)生信息系統(tǒng)（SIS）、IT基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)或翻新、在4個(gè)校園部署教室視頻會(huì)議系統(tǒng)。Bruggeman說(shuō): “在過(guò)去的5年里，我一直在進(jìn)行IT運(yùn)營(yíng)和維護(hù)，現(xiàn)在卻要著手開(kāi)展這三大項(xiàng)目，時(shí)間和人力都很緊張?！?/P>

Bruggeman建議，如果有充足的資金，但人手不夠，不妨求助于IT廠(chǎng)商來(lái)幫忙，特別是在項(xiàng)目管理方面。Bruggeman說(shuō)，他曾接到了兩家公司爭(zhēng)奪SIS項(xiàng)目的投標(biāo)，一家公司口頭承諾會(huì)管理項(xiàng)目，但后來(lái)卻拒絕把這項(xiàng)承諾添加到合同中; 中標(biāo)的那家公司則愿意保證管理項(xiàng)目，甚至沒(méi)有為這項(xiàng)服務(wù)加收費(fèi)用。

拆分全球項(xiàng)目

孟山都公司是一家年收入高達(dá)85億美元的農(nóng)業(yè)生物科技公司，該公司CIO Mark Showers認(rèn)為，越來(lái)越迅猛的全球化加大了項(xiàng)目及項(xiàng)目管理的復(fù)雜性。他說(shuō): “我們最終拋棄了實(shí)施很多孤立項(xiàng)目的做法，譬如說(shuō)，孟山都使用了單一版本的SAP軟件系統(tǒng)，這樣來(lái)自世界各地的人就能共同實(shí)施某個(gè)項(xiàng)目?！?/P>

至于地域分散的龐大項(xiàng)目，其成本通常超過(guò)500萬(wàn)美元，孟山都公司發(fā)現(xiàn)了一種新穎的項(xiàng)目管理方法，Showers稱(chēng)之為“三人領(lǐng)導(dǎo)小組”。這個(gè)“三人領(lǐng)導(dǎo)小組”的成員包括: 來(lái)自所在國(guó)家、被收購(gòu)公司或者將是新系統(tǒng)首要用戶(hù)的業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)經(jīng)理; 來(lái)自孟山都圣路易斯總部的企業(yè)經(jīng)理; 以及與用戶(hù)所在國(guó)家、被收購(gòu)公司或者業(yè)務(wù)部門(mén)有關(guān)的IT經(jīng)理。

這種人員安排讓更多的人肩負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，“并且加大參與力度?！盨howers強(qiáng)調(diào)，這表明公司認(rèn)識(shí)到“IT項(xiàng)目不再只是事關(guān)IT，因?yàn)轫?xiàng)目很少由于技術(shù)原因而失敗?！?/P>

作為得克薩斯州阿靈頓Wall Homes公司的CIO，Andrew Brimberry不得不面對(duì)人手不足的現(xiàn)實(shí)。他說(shuō)，這家最近才成立的小型住宅建筑公司為了簡(jiǎn)化內(nèi)部溝通，并且減輕項(xiàng)目經(jīng)理的負(fù)擔(dān)，想出了一個(gè)辦法，那就是讓編程人員坐下來(lái)，與最終用戶(hù)一起參加需求定義會(huì)議?！斑@雖然減少了編寫(xiě)代碼的時(shí)間，但編程人員直接從用戶(hù)處明白了項(xiàng)目有哪些具體目標(biāo)后，工作效率大大提高。對(duì)我們來(lái)說(shuō)，做出這樣的犧牲也是值得的?！盉rimberry說(shuō)。

Brimberry表示，深入了解業(yè)務(wù)對(duì)Wall Homes 的IT人員來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，因?yàn)槊總€(gè)大城市的施工經(jīng)理們只要覺(jué)得合適，就有權(quán)管理各自的工作。正因?yàn)槿绱?，面?duì)不斷變化、有時(shí)候前后沖突的需求時(shí)，系統(tǒng)才能夠隨時(shí)靈活應(yīng)變。

在預(yù)算范圍內(nèi)管理項(xiàng)目

輝瑞公司負(fù)責(zé)全球技術(shù)工程的主管Danny Siegel說(shuō)，2008年，有些公司的IT項(xiàng)目可能會(huì)迅猛增長(zhǎng)，這種苗頭已經(jīng)顯露出來(lái)了，那么，這些公司的IT經(jīng)理們就會(huì)遇到一個(gè)難題: 項(xiàng)目需求增加與IT費(fèi)用削減的矛盾。

最近4年來(lái)，輝瑞公司的銷(xiāo)售額一直持平，一部分重要藥品的銷(xiāo)售額最近還出現(xiàn)了急劇下跌的頹勢(shì)。“在這種形勢(shì)下，使用IT系統(tǒng)的業(yè)務(wù)部門(mén)減少了人手，同時(shí)面臨預(yù)算緊張的問(wèn)題。于是，業(yè)務(wù)部門(mén)為IT項(xiàng)目提供重要支持的能力有所減弱?！盨iegel表示，“某位項(xiàng)目經(jīng)理去找客戶(hù)服務(wù)部門(mén)，請(qǐng)其幫忙明確項(xiàng)目的目標(biāo)，對(duì)方的答復(fù)是: ‘我們?nèi)鄙偃耸帧！?/P>

面對(duì)項(xiàng)目支持不足的窘境，輝瑞想方設(shè)法回避這一難題，他們的辦法就是把大部分IT工作外包出去。Siegel說(shuō): “昔日的項(xiàng)目管理如今成了供應(yīng)商管理。內(nèi)部IT經(jīng)理的工作內(nèi)容是: 制訂標(biāo)準(zhǔn)，并且確保所有項(xiàng)目的一致性和可重復(fù)性，譬如‘工具在這里，平臺(tái)在這里，請(qǐng)實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)’。我們不再在項(xiàng)目層面管理我們的供應(yīng)商，而是在供應(yīng)商層面對(duì)它們的資格進(jìn)行審查?！?/P>

管理IT項(xiàng)目向來(lái)就不是一件容易的事，如果有一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捻?xiàng)目管理方法已經(jīng)普遍應(yīng)用于各業(yè)務(wù)部門(mén)，那么這家公司就有了優(yōu)勢(shì)。加拿大的PCL建筑公司就是這樣。PCL公司負(fù)責(zé)系統(tǒng)和技術(shù)的總經(jīng)理Brian Ranger說(shuō)，我們公司的業(yè)務(wù)范圍包括建筑橋梁、大樓和機(jī)場(chǎng)等，這些業(yè)務(wù)人員在日常工作當(dāng)中已普遍運(yùn)用預(yù)算編制、項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目進(jìn)度、工作流程跟蹤及成本控制等基本的項(xiàng)目管理方法。

PCL并非一開(kāi)始就有強(qiáng)有力的IT項(xiàng)目管理，但后來(lái)發(fā)生了改變。Ranger說(shuō): “我們的業(yè)務(wù)經(jīng)理過(guò)去很沮喪，因?yàn)镮T部門(mén)無(wú)法承擔(dān)起安排進(jìn)度、編制預(yù)算等工作。但在過(guò)去的兩年里，IT人員對(duì)項(xiàng)目管理開(kāi)始重視起來(lái); 如今，IT人員使用對(duì)方明白的術(shù)語(yǔ)與用戶(hù)交流，我們正在努力像業(yè)務(wù)部門(mén)那樣來(lái)運(yùn)作?！?/P>

為了培養(yǎng)更優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，Ranger將他的“得力干將”派送到項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)（PMI）深造; 學(xué)業(yè)結(jié)束后，成績(jī)合格者可以獲得項(xiàng)目管理專(zhuān)業(yè)證書(shū)。這樣一來(lái)，每個(gè)人大概要花6000美元。Ranger說(shuō): “費(fèi)用不小，但完全值得?！?/P>

Ranger認(rèn)為，所有IT員工都應(yīng)該接受一定的PMI培訓(xùn)，至少能夠闡述項(xiàng)目的管理理念; 這些理念既適用于施工項(xiàng)目，也適用于IT項(xiàng)目。Ranger解釋: “我希望每個(gè)人都明白這些理念及其工作原理，那樣他們才能成為對(duì)方的其中一員?！?/P>

當(dāng)然，并不是說(shuō)“適用于機(jī)械方面（如建筑業(yè)和制造業(yè)）的項(xiàng)目管理技術(shù)和方法隨時(shí)能夠適用于IT領(lǐng)域。”IT顧問(wèn)Glen告誡人們: “IT項(xiàng)目管理既是一門(mén)科學(xué)，也是一門(mén)藝術(shù)。”(ccw-2008年01月21日第03期 B4)