合肥OA軟件國情化的探索

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合肥OA軟件國情化的探索

在國外，雙方合同一經(jīng)簽定，就能嚴(yán)格按合同條款執(zhí)行，所以合肥OA軟件的促銷模塊一般都是采用銷售員一簽定合同就享受提成和給客戶進(jìn)行讓利的方式。眾所周知，我國的市場經(jīng)濟(jì)還處于初級階段，很多方面還不完善，企業(yè)最頭疼的事就是三角債，如果銷售員一簽合同就提成，那么將會給企業(yè)造成大量的應(yīng)收款，甚至呆帳、爛帳，這肯定是企業(yè)不能允許的，所以必須開發(fā)一個(gè)符合我們需要的促銷模塊來替代原模塊，具體做法：

不以定單量而以來款情況作為衡量銷售員提成和給客戶進(jìn)行讓利的標(biāo)準(zhǔn)。

根據(jù)不同產(chǎn)品的難易銷售程度建立幾個(gè)按不同帳齡、不同金額范圍、不同地區(qū)、不同客戶類別等的提成比例庫，這些庫可隨銷售政策的變化隨時(shí)進(jìn)行維護(hù)。

對每位客戶按各定單的來款情況套用上述比例庫按指定公式算出各定單的提成、讓利金額明細(xì)表和匯總表，在生成報(bào)表時(shí)還應(yīng)提供一些參數(shù)如應(yīng)收款總額不超過多少、帳齡不超過規(guī)定時(shí)間才能享受提成和讓利供用戶選擇。

可以根據(jù)需要在此基礎(chǔ)上開發(fā)大戶全年總額還利表，業(yè)務(wù)員按完成任務(wù)的比例可報(bào)銷差旅費(fèi)金額表等一系列報(bào)表，協(xié)助銷售部加大營銷管理力度。

應(yīng)付帳款

應(yīng)付帳款模塊是對供應(yīng)商進(jìn)行付款及發(fā)票處理的子系統(tǒng)，一般軟件對每個(gè)供應(yīng)商的各項(xiàng)管理都非常細(xì)致，但忽略了對經(jīng)辦人的監(jiān)控，結(jié)果經(jīng)辦人轉(zhuǎn)款后，總是不能及時(shí)報(bào)銷發(fā)票、清帳，導(dǎo)致無法迅速核算成本和反映資金流向。所以我們可以在付款處理的界面上增加一欄經(jīng)辦人代碼項(xiàng)，這樣每筆往來帳就能落實(shí)到人。并可據(jù)此增加一個(gè)可隨時(shí)按經(jīng)辦人進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的未結(jié)款項(xiàng)明細(xì)表，限令他們定期清帳。

實(shí)際成本

市場經(jīng)濟(jì)下，各種項(xiàng)目價(jià)格波動非常頻繁，采用標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際相差較大，導(dǎo)致成本計(jì)算不準(zhǔn)確，加上項(xiàng)目繁多，逐項(xiàng)調(diào)整成本差異工作量太大，所以財(cái)務(wù)部門都傾向于使用實(shí)際成本。合肥OA計(jì)算實(shí)際成本的理論基礎(chǔ)是加權(quán)平均單價(jià)=（新購進(jìn)金額+原結(jié)存金額）/（（新購進(jìn)數(shù)量+原結(jié)存數(shù)量），日常采購工作中常常有這種情況，采購的物品先入庫，甚至已經(jīng)被領(lǐng)用，EPR系統(tǒng)立即更新該項(xiàng)目的庫存現(xiàn)有量，但發(fā)票在當(dāng)月還沒有收到，也就是說無法確定新購進(jìn)金額，當(dāng)月的實(shí)際成本就無法更新和過帳，另一情況也會問題，同一張采購定單分幾次入庫，中間還不斷有領(lǐng)用出庫，庫存現(xiàn)有量不斷變化，系統(tǒng)計(jì)算原結(jié)庫存量的方法一般是現(xiàn)有庫存* 該項(xiàng)目最近一次接收入庫量，顯然這樣計(jì)算的結(jié)果是錯(cuò)誤的。以上現(xiàn)象在實(shí)際工作中又無法杜絕，只好修改系統(tǒng)，具體處理方式如下：

1．要求采購員認(rèn)真下達(dá)采購定單，盡量確保定單價(jià)格和后面開發(fā)票價(jià)格一致，在采購接收時(shí)按加權(quán)平均法更新實(shí)際成本。

2．修改原系統(tǒng)，在發(fā)票接收時(shí)不再更新實(shí)際成本。

3．作一報(bào)表查尋任一時(shí)間段內(nèi)發(fā)票價(jià)格和采購定單價(jià)格不一致的差異記錄。

4．如果仍有采購定單價(jià)格和發(fā)票價(jià)格不一致，用原系統(tǒng)算法計(jì)算采購價(jià)格差異，并進(jìn)行成本差異調(diào)整，但這種現(xiàn)象肯定是不多的。

總帳報(bào)表

總帳模塊是合肥OA軟件的核心模塊之一，也是通用財(cái)務(wù)系統(tǒng)的匯總點(diǎn)，其控制和安全級別應(yīng)高于其它子系統(tǒng)。合肥OA軟件基于西方財(cái)務(wù)會計(jì)，其實(shí)際運(yùn)用過程中，必然會遇到許多與中國國情不符的情況，這在總帳系統(tǒng)中表現(xiàn)得尤為突出。西方財(cái)務(wù)會計(jì)講究實(shí)用性與靈巧性結(jié)合，這在其科目設(shè)置與憑證輸入上均可以體現(xiàn)，其憑證記錄報(bào)告格式以及帳簿報(bào)表格式和中國財(cái)務(wù)會計(jì)有一定差異。而中國各行業(yè)會計(jì)制度對本行業(yè)企業(yè)的憑證填制、帳戶名稱（包括科目代碼）內(nèi)容、帳簿組織和記帳方法均有明確規(guī)定。

合肥OA總帳系統(tǒng)要適合中國國情，就必須提供滿足中國財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表的系統(tǒng)，否則，各種財(cái)務(wù)檢查就會遇到麻煩。下面簡單介紹自己開發(fā)總帳報(bào)表系統(tǒng)的方法。

1．建立一個(gè)總帳明細(xì)庫，結(jié)構(gòu)上比系統(tǒng)中憑證明細(xì)文件多借方、貸方、摘要字段。

2．建立一個(gè)科目庫，結(jié)構(gòu)上比系統(tǒng)中總帳主文件多借方、貸方期初余額、累計(jì)余額字段。

3．外掛一個(gè)總帳報(bào)表打印程序，該程序的流程是按規(guī)定時(shí)間上、下限把憑證明細(xì)文件和總帳主文件中的數(shù)據(jù)分別追加到以上兩個(gè)庫中棗>在總庫中按國內(nèi)習(xí)慣把每筆正金額寫入借方，付金額寫入貸方并算出科目庫中上限期段的借方、貸方期初余額、累計(jì)余額棗>按應(yīng)付、應(yīng)收、票據(jù)、庫存等各類事物的各自特點(diǎn)組合成每筆分錄的摘要，如應(yīng)收的摘要組合是“收款”+客戶號+票據(jù)號+參考號（參考號供用戶自由設(shè)定）棗>以我國總帳報(bào)表的常用格式編寫報(bào)表打印程序輸出報(bào)表。

另外，如資產(chǎn)負(fù)債表，西方不少企業(yè)都采用報(bào)告式資產(chǎn)負(fù)債表，而在中國卻使用帳戶式資產(chǎn)負(fù)債表。諸如此類問題可以采用外掛式模塊來解決，即外掛一個(gè)可以生成符合本企業(yè)報(bào)表格式的報(bào)表生成模塊來解決，如果希望報(bào)表更美觀，可以自己熟悉的語言編制PC報(bào)表系統(tǒng)。通過ODBC把數(shù)據(jù)抓到PC上，打印出來。

價(jià)格核算

在生產(chǎn)如計(jì)算機(jī)這類價(jià)格波動比較大的企業(yè)，常常遇到這類問題，業(yè)務(wù)員在外和客戶洽談一個(gè)定單，對方提出一種配置要求和相應(yīng)價(jià)格，業(yè)務(wù)員立即把此意向匯報(bào)到廠部，商場如戰(zhàn)場，廠部要做出盡快回復(fù)，就要依靠一個(gè)價(jià)格核算系統(tǒng)，通過電腦迅速計(jì)算出該產(chǎn)品的成本價(jià)，供銷售決策，現(xiàn)有的合肥OA軟件好象無此功能，同樣我們可以在合肥OA系統(tǒng)上增加一個(gè)功能模塊解決此問題，該模塊還可用于各企業(yè)新產(chǎn)品計(jì)算成本價(jià)，具體做法如下：

1．按此配置建立新的BOM結(jié)構(gòu)，臨時(shí)性產(chǎn)品可建臨時(shí)性的BOM。

2．增加一個(gè)項(xiàng)目最新價(jià)格維護(hù)菜單，輸入各材料最新價(jià)格，因?yàn)橛械呐浼窃?xiàng)目中沒有的，或者庫存數(shù)量不夠，如果配件價(jià)格波動大，用以前的價(jià)格計(jì)算出的產(chǎn)品材料成本很不準(zhǔn)確，這樣容易錯(cuò)失定單，給企業(yè)造成不必要的損失和不良影響。

3．參照相近產(chǎn)品的工、費(fèi)估算該產(chǎn)品工和費(fèi)（要考慮到不同數(shù)量情況下分?jǐn)偟矫恳划a(chǎn)品的工、費(fèi)可能不同）。

4．按合同數(shù)量，根據(jù)BOM結(jié)構(gòu)展開得出所有配件的數(shù)量，假設(shè)數(shù)量為N，電腦自動查找該項(xiàng)目庫存的現(xiàn)有量為M，算法：配件最低成本=M*原實(shí)際加權(quán)平均單價(jià)+（N桵）*現(xiàn)價(jià)。

5．匯總各配件價(jià)格加上相應(yīng)數(shù)量的工、費(fèi)得出該定單的最低成本價(jià)，供銷售部參考。

以上就幾個(gè)方面簡單介紹了一些應(yīng)用思路，經(jīng)過我的實(shí)踐應(yīng)用證實(shí)是可行的，對企業(yè)更好實(shí)施合肥OA起到了一定的作用，其實(shí)對不同的合肥OA軟件、不同應(yīng)用單位還有很多局部地方需要改進(jìn)，但必須注意到不能破壞合肥OA系統(tǒng)的內(nèi)核，修改時(shí)，盡量采用另外增加數(shù)據(jù)庫或字段，讓新的流程在系統(tǒng)外圍進(jìn)行處理，如果遇到象實(shí)際成本模塊這種必須修改原數(shù)據(jù)流程的改動，一定要非常吃透整個(gè)系統(tǒng)，確信其數(shù)據(jù)流走向，才能開始動手修改，并且先要在模擬環(huán)境并行一、兩個(gè)月，經(jīng)核算無誤后方可導(dǎo)入正式環(huán)境中使用。如果企業(yè)缺乏相應(yīng)IT、AT，也可以通過ClientAccess等軟件取相關(guān)數(shù)據(jù)放到PC以太網(wǎng)上用自己熟悉的數(shù)據(jù)庫軟件如 FOXPRO、VC、VB依照上述思路開發(fā)一些小系統(tǒng)解決這些問題，這種方法簡單實(shí)用，而且不會破壞系統(tǒng)?？傊趹?yīng)用過程中我們應(yīng)該開動腦筋，靈活應(yīng)用各種手段，以確保企業(yè)合肥OA系統(tǒng)的更好運(yùn)行。（memo）