中小企業(yè)IT面臨成長(zhǎng)的煩惱

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【泛普軟件時(shí)代，泛普軟件辦公系統(tǒng)，泛普軟件OA，OA辦公系統(tǒng)獨(dú)家】任何企業(yè)都希望成長(zhǎng)與發(fā)展，小企業(yè)希望發(fā)展成為中型企業(yè)，而中型企業(yè)則希望成長(zhǎng)為大企業(yè)。但是，企業(yè)在做大的過(guò)程中，都會(huì)遇到成長(zhǎng)的煩惱。在信息化方面，中小企業(yè)遇到成長(zhǎng)的煩惱尤其明顯。我們聽(tīng)說(shuō)過(guò)許多公司的發(fā)展因信息支持系統(tǒng)不夠完備而無(wú)以為繼的糟糕經(jīng)歷。

就像孩子總需要新衣服一樣，成功的中小企業(yè)在不斷發(fā)展壯大時(shí)，可能會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出IT部門的支持能力。正如新添子女的父母向比較有經(jīng)驗(yàn)的家庭學(xué)習(xí)對(duì)待孩子的技巧一樣，希望確保IT基礎(chǔ)設(shè)施能跟上發(fā)展步伐的中小企業(yè)同樣能得益于大企業(yè)已獲得的寶貴經(jīng)驗(yàn)。

那么，大企業(yè)到底擁有哪些經(jīng)驗(yàn)?zāi)?？本文的幾位IT專業(yè)人士供職于IT服務(wù)外包公司，他們根據(jù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)了6條基本經(jīng)驗(yàn)。其中，最為關(guān)鍵的是要學(xué)會(huì)戰(zhàn)略性思維，不要根據(jù)眼下的需要來(lái)做決定，而是要根據(jù)一年半載后想要達(dá)到的目標(biāo)來(lái)做決定。

不斷變化的IT需求“會(huì)異常迅速地出現(xiàn)在大家面前”，IT工程外包公司Technisource管理服務(wù)部門總裁John Baschab這樣認(rèn)為。

為IT留出預(yù)算

這對(duì)于資金緊張的中小企業(yè)來(lái)說(shuō)確實(shí)很難，但卻是至關(guān)重要的，確保IT方面有足夠的預(yù)算。致力于中小企業(yè)IT服務(wù)的BC Networks公司總裁兼CEO Dave Brewer說(shuō): “中小企業(yè)不知道如何為IT編制預(yù)算或者規(guī)劃。大企業(yè)可能每年為每個(gè)員工編制的IT預(yù)算多達(dá)1萬(wàn)～2萬(wàn)美元，中小企業(yè)為IT留出十分之一的預(yù)算都很難，除了資金緊張外，缺乏遠(yuǎn)見(jiàn)也是一個(gè)重要原因?！?/P>

Brewer表示，中小企業(yè)很少為支持或者培訓(xùn)留出足夠預(yù)算，結(jié)果往往是，員工并不了解最新軟件，也沒(méi)有體現(xiàn)出應(yīng)有的工作效率。Brewer的忠告是: 每年為每個(gè)員工編制的IT預(yù)算要達(dá)到其薪水的10%～15%。

然后，要采用某種方式來(lái)了解你是否從投資的技術(shù)中得到相應(yīng)回報(bào)?！安灰晃兜卦黾宇A(yù)算，而是要拿出某種財(cái)務(wù)模型，以便能夠知道是否得到了投資回報(bào)。”國(guó)際系統(tǒng)集成咨詢公司Ciber副總裁兼地區(qū)主管Dan Hoover建議。

Hoover認(rèn)為，大企業(yè)的IT部門通常都使用投資回報(bào)分析或者其他某種投資評(píng)估方法，中小企業(yè)雖然沒(méi)有評(píng)估投資回報(bào)的正規(guī)方法，但可以使用簡(jiǎn)單的投資回收期分析。為了進(jìn)行這種分析，公司應(yīng)當(dāng)先列出與某項(xiàng)技術(shù)投資有關(guān)的所有預(yù)期成本（軟件、硬件、公司內(nèi)外資源、通信費(fèi)用和工作空間等）; 然后，它們應(yīng)當(dāng)預(yù)測(cè)所有預(yù)期財(cái)務(wù)效益（降低人工成本、減少庫(kù)存持有成本和提高生產(chǎn)力等），并且加以量化。

Hoover說(shuō): “如果你的成本在頭一年就能收回，那么這個(gè)項(xiàng)目就值得認(rèn)真考慮; 如果投資回收期超過(guò)一年，最好轉(zhuǎn)移目標(biāo)?！?/P>

對(duì)未來(lái)IT進(jìn)行規(guī)劃

要是你沒(méi)有為希望實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)做好規(guī)劃，那么為IT劃撥再多資金都無(wú)濟(jì)于事。Brewer表示，未來(lái)規(guī)劃的關(guān)鍵在于，如何合理分配預(yù)算。

電子數(shù)據(jù)系統(tǒng)公司負(fù)責(zé)基礎(chǔ)設(shè)施IT外包團(tuán)隊(duì)的副總裁Kevin Karcher說(shuō): “中小企業(yè)的思路往往是更換系統(tǒng)。他們?cè)诓捎眉夹g(shù)或采購(gòu)產(chǎn)品時(shí)，只是為了填補(bǔ)目前的空缺，也就是替代原有的、不再適應(yīng)企業(yè)需求的技術(shù)?！?/P>

問(wèn)題是這些企業(yè)在購(gòu)買時(shí)，不管新機(jī)器上使用哪些版本的操作系統(tǒng)和軟件，只要能用就行。結(jié)果一堆不匹配的系統(tǒng)不僅管理起來(lái)困難，而且培訓(xùn)起來(lái)也比較難。“這顯然不是戰(zhàn)略性思考?！盉rewer說(shuō)。

這種行為模式的另一個(gè)危險(xiǎn)是，中小企業(yè)最后面臨的不僅僅是一堆拼湊的系統(tǒng)，而且是一堆拼湊的廉價(jià)的系統(tǒng)。根據(jù)眼下需要來(lái)做出采購(gòu)決定，往往會(huì)導(dǎo)致不加選擇地購(gòu)買產(chǎn)品。這也就意味著，貴公司的網(wǎng)絡(luò)組成包括: 性能不太可靠的路由器和交換機(jī)、消費(fèi)級(jí)防火墻以及不適合公司發(fā)展需要的其他技術(shù)。

Karcher表示，大企業(yè)幾乎不考慮這類所謂的單點(diǎn)解決方案，而是將更多的時(shí)間和精力用在集成上，這樣就可以讓它們獲得同類中最佳的應(yīng)用系統(tǒng)。通過(guò)研究、規(guī)劃及了解業(yè)務(wù)部門的需要，大企業(yè)的IT部門更能夠獲得并集成來(lái)自多家廠商的領(lǐng)先技術(shù)。

如果中小企業(yè)一開(kāi)始就注意集成，不但能夠獲得更高質(zhì)量的應(yīng)用系統(tǒng)，還能獲得標(biāo)準(zhǔn)化和一致性。Karcher說(shuō): “確保流程規(guī)范是必須的，即以一種同樣的可重復(fù)的方式有效地處理例行事務(wù)。標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一定義了流程、角色和職責(zé)，而這種一致性和可重復(fù)性讓企業(yè)變得更加高效?！?/P>

讓IT人員成為管理團(tuán)隊(duì)的成員

IT人員的影響力絕不僅僅體現(xiàn)在采購(gòu)最佳設(shè)備方面。Hoover說(shuō): “中小企業(yè)老板需要把IT人員看成是管理隊(duì)伍的成員，讓他們參與到有關(guān)公司業(yè)務(wù)及發(fā)展方向的討論。”

如果讓IT經(jīng)理及早參與有關(guān)經(jīng)營(yíng)方向的討論，他們有機(jī)會(huì)滿足企業(yè)在時(shí)間和成本方面的預(yù)期目標(biāo)，IT部門甚至?xí)敕皆O(shè)法通過(guò)使用技術(shù)來(lái)改進(jìn)經(jīng)營(yíng)方向。Hoover說(shuō): “大企業(yè)的IT部門能用技術(shù)降低人工成本、縮短交付時(shí)間，還為企業(yè)規(guī)范了流程?！?/P>

Baschab認(rèn)為，IT人員經(jīng)常接觸眾多廠商，包括互聯(lián)網(wǎng)提供商、管理顧問(wèn)、硬件供應(yīng)商、人事服務(wù)公司、電信及數(shù)據(jù)通信提供商等，這意味著需要管理與外部廠商間的關(guān)系，這就是管理方面的內(nèi)容。Karcher同意這一觀點(diǎn)，他說(shuō): “如果IT團(tuán)隊(duì)里面沒(méi)有能夠與業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)和決策者進(jìn)行溝通的人員，就趕緊找一個(gè)吧?！?/P>

顯然，中小企業(yè)并不總是有錢聘請(qǐng)得起專門的IT經(jīng)理，所以要找準(zhǔn)時(shí)機(jī)。Baschab認(rèn)為: “如果中小企業(yè)的收入在3000萬(wàn)～5000萬(wàn)美元，就有必要聘請(qǐng)。良好的IT治理可以節(jié)省20%的開(kāi)支，一旦企業(yè)收入達(dá)到了這個(gè)范圍，就能省下足夠多的費(fèi)用來(lái)支付IT經(jīng)理的薪水。這時(shí)候，IT治理就會(huì)開(kāi)始獲得回報(bào)?！?/P>

保證基礎(chǔ)設(shè)施穩(wěn)定可靠

想知道如何分配IT預(yù)算，就要了解哪些系統(tǒng)必須正常運(yùn)作。Baschab認(rèn)為：“應(yīng)當(dāng)把美國(guó)社會(huì)心理學(xué)家馬斯洛的需求層次理論應(yīng)用到IT上。金字塔的最低層是飲食之類的生理需求，也就是IT系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施，這些是公司的立足之本，包括備份、安全、災(zāi)難恢復(fù)、互聯(lián)網(wǎng)接入及電子郵件等。”

其中一些系統(tǒng)是在后臺(tái)運(yùn)行，除非它們出現(xiàn)故障，否則人們不會(huì)注意到它們的存在; 另外一些系統(tǒng)則好比是電力——你每天都使用，一旦你有需要，它們就必須正常工作。它們要像電話那樣可靠運(yùn)作，也就是說(shuō)，用戶期望它們能隨時(shí)待命; 就像人們拿起話筒就能打電話。公司的員工期望電子郵件、打印機(jī)、傳真機(jī)、即時(shí)通信、電視電話會(huì)議、備份和恢復(fù)等都是這樣的。在這方面，中小企業(yè)的需求與大企業(yè)的需求從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)沒(méi)有什么兩樣，只不過(guò)規(guī)模不同罷了。Baschab說(shuō): “中小企業(yè)的防火墻需要與《財(cái)富》100強(qiáng)公司的防火墻一樣安全。大公司可能有數(shù)百個(gè)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，而中小企業(yè)可能只有兩三個(gè)，但必須做到同樣安全?！?/P>

特別需要注意的是，要確保維持公司業(yè)務(wù)順暢運(yùn)作的IT系統(tǒng)盡可能可靠，譬如說(shuō)，要有冗余的互聯(lián)網(wǎng)連接和備份方案，以應(yīng)對(duì)電子郵件無(wú)法正常使用的情況。

除此之外，Karcher提到了安全和隱私，中小企業(yè)要了解需要遵從的法律以及無(wú)意造成的錯(cuò)誤可能帶來(lái)哪些風(fēng)險(xiǎn)?！斑@對(duì)面向全球開(kāi)展業(yè)務(wù)的公司來(lái)說(shuō)尤為重要?！盞archer說(shuō)，“在其他國(guó)家有許多不同的安全要求需要關(guān)注，全世界有許多新的隱私法規(guī)需要遵守?！?/P>

Hoover忠告，你還要知道哪些部分對(duì)貴公司來(lái)說(shuō)最關(guān)鍵。這些IT設(shè)施需要你完全了解，并且需要親自管理; 有些部分沒(méi)必要親自管理，譬如求助臺(tái)服務(wù)、服務(wù)器監(jiān)控、災(zāi)難恢復(fù)等，這些都可以外包給專業(yè)廠商?！斑@就好比維修管道，貴公司內(nèi)部沒(méi)有管道工，需要時(shí)才從外面請(qǐng)來(lái)?！盞archer解釋。

以營(yíng)銷傳播公司為例，他們希望自己掌握用來(lái)為廣告和營(yíng)銷客戶設(shè)計(jì)方案的IT設(shè)備和軟件，但是可能會(huì)決定把用來(lái)向客戶開(kāi)票的賬單系統(tǒng)外包出去，因?yàn)樵O(shè)計(jì)方案是其核心競(jìng)爭(zhēng)力。

選擇廠商要明智

Hoover說(shuō): “IT硬件、軟件和服務(wù)的供應(yīng)商是確保自己成功的關(guān)鍵，必須處理好與這些廠商的關(guān)系; 還要建立相互信任的合作關(guān)系，預(yù)期目標(biāo)要明確?！?/P>

管理廠商關(guān)系的一個(gè)方面就是，要知道現(xiàn)有的這家廠商何時(shí)再也滿足不了你的要求。Brewer建議: “隨著貴公司規(guī)模不斷擴(kuò)大，你要知道何時(shí)換一家新廠商。中小企業(yè)往往習(xí)慣與同等規(guī)模的廠商合作，卻沒(méi)有認(rèn)識(shí)到對(duì)方無(wú)法滿足自己的要求?！币坏┏霈F(xiàn)這樣的情況，公司就可能錯(cuò)失規(guī)模定價(jià)（scale-pricing）的優(yōu)勢(shì)，也得不到相應(yīng)級(jí)別的專長(zhǎng)和幫助。Brewer給出的經(jīng)驗(yàn)法則就是:“應(yīng)當(dāng)找規(guī)模比自己大一點(diǎn)的廠商?！?/P>

Hoover同意上述觀點(diǎn)，他說(shuō): “現(xiàn)在選擇的余地很大，選一家比自己大一點(diǎn)的廠商，才能向?qū)Ψ饺〗?jīng)?！?/P>

在向?qū)Ψ饺〗?jīng)之前，要明確自己的預(yù)期目標(biāo)，不要以為廠商明白你的要求。Karcher說(shuō): “買家如果說(shuō)不出自己的要求，是件不好的事情。要告訴廠商你目前的狀況、態(tài)度以及要處理的優(yōu)先事項(xiàng)?！?/P>

不斷學(xué)習(xí)

如果貴公司想以大企業(yè)為榜樣，就要在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，不斷對(duì)IT人員進(jìn)行教育?！皯?yīng)當(dāng)對(duì)同行業(yè)其他公司正在做的事情有所了解?！盚oover說(shuō)。

與來(lái)自其他非競(jìng)爭(zhēng)性公司的IT隊(duì)伍進(jìn)行交流，有很多好處: 深入了解情況，聽(tīng)聽(tīng)對(duì)方在技術(shù)方面的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn); IT團(tuán)隊(duì)和行業(yè)組織也是獲得寶貴信息的一個(gè)來(lái)源，Hoover提到了數(shù)據(jù)管理協(xié)會(huì)、信息管理學(xué)會(huì)等。

如果這樣做行不通，還可以借助互聯(lián)網(wǎng)。Hoover說(shuō): “現(xiàn)在，網(wǎng)絡(luò)上有足夠豐富的信息，互聯(lián)網(wǎng)是一大平衡器，你能夠掌握與大企業(yè)一樣豐富的信息。因而，中小企業(yè)研究分析的能力并不遜色于大企業(yè)。”

這一切聽(tīng)上去像是吸收知識(shí)，事實(shí)上的確如此?！皼](méi)必要每件事都做，要注意基本規(guī)則——學(xué)會(huì)戰(zhàn)略性思考，貴公司現(xiàn)階段在技術(shù)方面至少要稍稍保持領(lǐng)先地位?！盚oover強(qiáng)調(diào)。

與大企業(yè)相比，中小企業(yè)有自己獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。中小企業(yè)的管理層比較少，這樣高層管理人員更清楚地了解IT方面的現(xiàn)行情況。領(lǐng)導(dǎo)能一眼看清楚整個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)境，從而進(jìn)行相應(yīng)的決策。這方面要比大公司更靈活，而且往往能更迅速、更輕松地采用新技術(shù)。

如果結(jié)合中小企業(yè)本身具有的優(yōu)勢(shì)，再學(xué)習(xí)大企業(yè)IT部門的經(jīng)驗(yàn)，就能確保你為成長(zhǎng)和成功做好準(zhǔn)備，減少成長(zhǎng)的煩惱。