OA系統(tǒng)漸漸成為中小企業(yè)們在信息化建設(shè)中所追棒的新貴

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我國的OA辦公系統(tǒng)從上個世紀80年代發(fā)展到現(xiàn)在，已經(jīng)歷了相當長一段時間的沉淀與積累。隨著知識經(jīng)濟時代的到來，OA系統(tǒng)不再是高端企業(yè)的專屬，它也漸漸成為中小企業(yè)們在信息化建設(shè)中所追棒的新貴。中小企業(yè)是中國最龐大的市場，這意味著中小企業(yè)信息化建設(shè)的成敗與否關(guān)系到整個OA系統(tǒng)市場的興衰，同樣中小企業(yè)們所選的OA系統(tǒng)好壞與否也將關(guān)系到企業(yè)整個信息建設(shè)的成敗。
　　【土豆科技】作為一家專業(yè)的OA廠商，經(jīng)常會被各企業(yè)領(lǐng)導問及一個問題：現(xiàn)在市面上的OA到底哪家比較好，我們企業(yè)到底需要安裝什么樣的OA系統(tǒng)呢?帶著這個問題，筆者與【土豆科技】及多家知名OA軟件廠商做了深入的交流，發(fā)現(xiàn)【土豆科技】就是中小企業(yè)的優(yōu)秀服務(wù)商代表之一，他們的系統(tǒng)實施成功率幾乎為百分百，就現(xiàn)階段市場上系統(tǒng)實施的總體水平對比來看，如此高的成功率確實堪稱奇跡?！就炼箍萍肌渴窃趺醋龅降哪?筆者把與他們交流的所得總結(jié)成如下幾點，讓【土豆科技】的成功經(jīng)驗能幫助更多中小型企業(yè)擺脫OA系統(tǒng)難選型的困惑，在信息化建設(shè)之路上跨出漂亮的一步。
　　中小企業(yè)首先要了解自身的需求特點：
1、中小企業(yè)需求變化多，差異大，模塊功能須可由用戶自由修改設(shè)計維護
2、中小企業(yè)通常電腦數(shù)量少，用戶數(shù)少，所以不需要特別高端的數(shù)據(jù)庫，而以使用為主;
3、中小企業(yè)工作流簡單，所以不需要特別復雜的功能，而以實用為主;
4、中小企業(yè)IT人才缺乏，所以需要產(chǎn)品的易用性和維護性俱佳;
5、中小企業(yè)資金有限，所以需要產(chǎn)品的價格相對低廉。從以上情況分析，我們可以得出OA系統(tǒng)選型的基本準則。
　　一、開發(fā)語言。企業(yè)在選擇技術(shù)大平臺前提之下必須根據(jù)企業(yè)實際情況，考慮企業(yè)多樣化、個性化的需求構(gòu)建與企業(yè)相適合，建立起一個彈性、靈活、高效、安全的電子化協(xié)同辦管理環(huán)境，就開發(fā)語言來講，目前微軟的.net技術(shù)，各項功能是最為強大的。
　　二、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。微軟的SQL2000是目前運行速度最快的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并且用戶權(quán)限設(shè)置簡單、有效，具有非常出色的逼近高端數(shù)據(jù)庫的性能，成本也較低，跟中小企業(yè)的要求很匹配。
　　三、就技術(shù)結(jié)構(gòu)而言，B/S(瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu))比C/S(客戶/服務(wù)器)實用好用。
　　四、至于主要功能模塊的選擇則可參照以下標準：
　　1、系統(tǒng)首頁。功能顯示可自定義，如把需要的功能顯示在首頁左面的功能樹中，隱藏不使用的模塊;桌面顯示可定義，如定義桌面顯示信息，如公告、新聞、待辦事項、我的任務(wù)、我下達的任務(wù)、最新文檔，我的日程、我的郵箱、我的會議、共享日志等;快捷方式定義：定義常用的功能在桌面右上角，如寫郵件、寫日程、寫日志等。
　　2、流程審批
　　流程發(fā)起：選擇相應工作表單(如費用申請、采購申請、請示報告等)，填寫相應欄目或正文內(nèi)容，即可提交給下一個審批(辦理)環(huán)節(jié)，也可保存至草稿。
　　審批辦理：系統(tǒng)首頁或在“我的待辦”文件夾中顯示所有需要當前用戶辦理(或被授權(quán)辦理)的工作，打開即可在指定的位置簽寫審批辦理意見，也可以根據(jù)權(quán)限修改工作表單中的內(nèi)容。簽寫意見的方式有：輸入文字意見、調(diào)用常用審批用語、電子簽名、調(diào)用手寫簽名、蓋章等?？梢酝嘶厣弦画h(huán)節(jié)，或直接退回到發(fā)起人?？梢灾苯訉⒋龑徟ぷ髦脼檗k結(jié)，且將辦結(jié)信息通知所有經(jīng)辦人。如果當前環(huán)節(jié)不是最后環(huán)節(jié)，提交即自動流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。如果當前環(huán)節(jié)是最后環(huán)節(jié)，而實際情況還需要繼續(xù)流轉(zhuǎn)，可在工作流程中添加后續(xù)環(huán)節(jié)，并繼續(xù)提交。
　　監(jiān)控催辦：所有當前用戶已辦理的工作自動存檔在“我的已辦”文件夾中，可直觀地看到每一項工作現(xiàn)在所處的處理環(huán)節(jié)，可對當前的工作辦理人發(fā)送催辦信息。
　　流程調(diào)度：如果由于流程設(shè)置錯誤或當前處理人因故不能辦理某項審批工作，可以將該項工作調(diào)度給其他人辦理。
　　辦結(jié)查詢：用戶可根據(jù)權(quán)限范圍查詢已經(jīng)辦結(jié)的工作表單及審批內(nèi)容。
　　統(tǒng)計分析：系統(tǒng)可自動對同類表單按時間段進行統(tǒng)計，被統(tǒng)計的內(nèi)容限于數(shù)字信息(如費用申請、報銷單等)，既可統(tǒng)計已經(jīng)辦結(jié)的，也可統(tǒng)計辦理中的。
　　3、行政綜合
　　3.1、公告管理
　　在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布各種通知、通告、決定、動態(tài)等，公告審核最多支持三級審核。公告可以限制部分人可以查看，同時支持圖片標題。 點擊公告標題，可以查看該公告的已閱人員或未閱人員。
　　3.2、調(diào)查投票
　　通過設(shè)定主題，可以對企業(yè)關(guān)心或關(guān)注的話題進行網(wǎng)上投票。每一主題都可以限定投票人范圍，每人只能投票一次，支持匿名投票。廣泛應用于民意調(diào)查、投票選舉、表決、以及人事考核等。
　　3.3、員工評選
　　評選典型(如優(yōu)秀)員工，可限制每個評選人的最多投票數(shù)，自動按結(jié)果排序。
　　3.4、重要提醒
　　針對某些重要事件，可以設(shè)置系統(tǒng)自動提醒，即每次登錄OA都會自動彈出提醒內(nèi)容。提醒對象可以多人，提醒頻率可以是每天、每周的某幾天、每月的某幾天。
　　3.5、外出登記
　　登記當前員工的外出情況：外出時間、外出地點、外出事由、返回時間等，便于及時了解員工外出動向。
　　4、電子郵件
　　電子郵件系統(tǒng)作為信息傳遞與共享的重要的工具和手段，滿足辦公自動化系統(tǒng)最基本的通信需求。電子郵件模塊，可以與各種通用的郵件服務(wù)器軟件結(jié)合使用，也可內(nèi)部獨立使用，實現(xiàn)內(nèi)部郵件與外部郵件的無縫結(jié)合，提供了離線郵件處理、群發(fā)、多郵箱管理、郵件自動接收、分類歸檔等各種功能。允許通過后臺管理限定個人郵箱空間大小、限制某些帳號收發(fā)POP3郵件，或監(jiān)控某些帳號的外發(fā)郵件內(nèi)容。
　　5、文檔中心
　　文件分類：可以根據(jù)企業(yè)的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關(guān)的文件。文件的上傳、閱讀、刪除都可以有嚴格的權(quán)限設(shè)置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、圖片等各種文件格式。
　　文件上傳：可以單個文件上傳，也支持批量文件硬盤拷貝，方便企業(yè)原始海量文件的上傳。
　　文件查閱：用戶可以根據(jù)權(quán)限閱讀或下載相關(guān)文件。
　　6、手機短信
　　短信發(fā)送、接收及管理，支持群發(fā)，同時可與內(nèi)部管理功能結(jié)合，自動發(fā)送待辦通知、催辦通知、會議通知、日程提醒等。
　　7、個人辦公
　　7.1、個人日程：個人日程的安排、備忘，可設(shè)置手機短信自動提醒。
　　7.2、工作日志：個人日志，日志可以共享給本部門、上級、或者全體用戶。
　　7.3、個人通訊錄：員工的個人通訊錄信息，可以導入到企業(yè)郵件系統(tǒng)中。
　　7.4、個人設(shè)置：個人基本信息設(shè)置，簽名樣式上傳管理，登錄密碼修改，流程審批及日程安排的授權(quán)。
　　7.5、個人文件夾：建立個人文檔中心，可以建立文檔類別，支持同時多文件上傳，支持文件在文件夾之間的移動。
　　8、知識管理
　　知識整理：按類別整理企業(yè)相關(guān)知識，提交審核。
　　知識審核：審核提交的知識草稿，驗證知識的準確性和有效性。
　　知識查閱：閱讀知識，對知識進行點評。
　　9、會議管理
　　包括會議室管理會議安排、會議查詢、人員查詢和會議室查詢、會議提案、會議紀要等功能。用戶可通過系統(tǒng)提供的功能，適當安排會議以及對會議記錄等進行綜合管理，查看會議情況，如出席情況、會議紀要等等。
　　10、用品管理
　　用品采購：用品管理人員進行采購登記，可以為各種辦公用品設(shè)定庫存報警值，方便辦公用品管理人員進行相應的提醒查詢，有利于保證辦公用品的正常庫存。
　　領(lǐng)用管理：對需要辦公用品的用戶進行領(lǐng)用登記，自動完成庫存扣減。
　　查詢統(tǒng)計：可通過部門、時間段、類別等不同途徑進行相應的統(tǒng)計查詢。
　　11、具備辦公過程中有可能用到的一些信息查詢工具，如萬年歷、長途區(qū)號、郵政編碼、度量衡轉(zhuǎn)換等。用戶可以增加更多的查詢工具。
　　12、在線工具IM功能
　　具備一個可選裝的客戶端的在線工具IM，支持在線一對一交流或多人同時交流，支持點對點傳輸文件，支持一對一語音通話及視頻交流。IM可自動讀取OA數(shù)據(jù)庫中的最新信息并進行及時提醒，如：待辦工作，新郵件等。用戶無需登陸OA就能及時了解OA系統(tǒng)中需要處理的最新工作信息。
　　13、后臺管理
　　組織管理：設(shè)置企業(yè)部門、職務(wù)、角色、群組、群組權(quán)限。
　　帳號管理：分配及管理用戶登錄帳號、密碼、角色、所屬群組、登陸IP限制等。
　　表單定義：設(shè)計流程審批需要使用的工作表單格式、內(nèi)容;支持多頁表單;表單可訪問權(quán)限可設(shè);支持嵌入腳本文件。
　　流程定義：給工作表單設(shè)定默認辦理環(huán)節(jié)，圖形化定義。每個流程環(huán)節(jié)的辦理人可以指定具體的人，可以是角色或職務(wù)，也可以為空由提交人選擇;多個辦理人的流程環(huán)節(jié)可選擇是否會簽;支持多向流程，流轉(zhuǎn)方向可以設(shè)成按條件自動選擇或由提交人選擇;每個流程環(huán)節(jié)都分配對工作表單的操作權(quán)限，如修改指定字段、在指定區(qū)域簽寫意見、正文的筆跡留痕、修訂、成文權(quán)限等。
　　功能管理：根據(jù)實際需要屏蔽不使用的功能模塊，增加用戶自己開發(fā)的功能鏈接。
　　五、技術(shù)支持與服務(wù)
　　OA系統(tǒng)購置后，從實施到培訓再到管理，會涉及到方方面面的問題。這時用戶就需要廠商提供一個有力的技術(shù)服務(wù)隊伍來做后期維護，從始至終都能保證系統(tǒng)正常運行。
　　總體來說，中小企業(yè)選擇OA辦公系統(tǒng)既不能求大、求全，又不能隨便、湊合，必須根據(jù)自身特點選擇一個實用、適用、易用、功能價格比高的軟件，只有這樣才能讓OA軟件在自己的企業(yè)內(nèi)發(fā)揮最大的功效，給企業(yè)帶來最大的回報。