CIO明確五步驟 了解郵件項(xiàng)目需求

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信息化項(xiàng)目在開始之前，CIO必須與相關(guān)人員確定項(xiàng)目的具體需求。因?yàn)轫?xiàng)目需求就好像指南針一樣，對(duì)于項(xiàng)目按照正確的方向行走起著至關(guān)重要的作用。很多信息化項(xiàng)目失控，最后以失敗告終，很多都是因?yàn)闆]有在信息化項(xiàng)目開始之前，確立項(xiàng)目需求導(dǎo)致的。

但是，很多CIO只知道為了工作而工作，他們?cè)诠ぷ髦?，從來不?huì)先去了解用戶的真正需求，就忙于開始項(xiàng)目。結(jié)果，到項(xiàng)目快要結(jié)束了，才發(fā)現(xiàn)用戶的需求沒有滿足，再回過來重新開始。

所以，項(xiàng)目需求的確立對(duì)于信息化項(xiàng)目的推進(jìn)是非常重要的。其實(shí)，用戶需求的調(diào)研也是比較有規(guī)律，我們只要腳踏實(shí)地的去做，就可以收集到用戶的需求。下面我以一個(gè)企業(yè)內(nèi)部郵件系統(tǒng)為例，來說明確立項(xiàng)目需求的步驟及注意點(diǎn)。

第一步：確定項(xiàng)目的常規(guī)需求。

作為企業(yè)內(nèi)部郵件系統(tǒng)，當(dāng)然一些常規(guī)需求都必須要滿足。如用戶可以指定是否需要設(shè)置郵件接收提醒業(yè)務(wù)，即當(dāng)其他員工收到我發(fā)給他的郵件時(shí)，能夠給我提個(gè)醒;如郵件發(fā)送失敗通知功能，如我因?yàn)猷]件地址錯(cuò)誤等原因郵件無法發(fā)送到收件人時(shí)，要能夠提醒我;如郵件簽名功能，在郵件的末尾能夠自動(dòng)加上我預(yù)先設(shè)置的簽名事項(xiàng)。

這些常規(guī)需求一般比較好收集，你只要登陸到其他郵箱，一般他們具有的常規(guī)功能一般都需要具備。

第二步：跟用戶溝通，確立項(xiàng)目的特殊需求。

跟員工溝通，收集他們需要的除常規(guī)以外的需求，是最重要的，也是決定項(xiàng)目成敗與效果好壞的最關(guān)鍵的地方，而且，這也是以后項(xiàng)目驗(yàn)收的重要尺度。所以，在項(xiàng)目開始之前，充分收集用戶的個(gè)性需求，這是非常重要的。

如何才能收集員工的個(gè)性需求呢?我的做法是，鼓勵(lì)用戶去試用。具體的來說，就是先給員工每個(gè)人在網(wǎng)絡(luò)上申請(qǐng)了一個(gè)郵件帳戶，先讓他們用個(gè)一兩個(gè)月;然后，把他們?cè)谏厦娌僮鞯恼J(rèn)為需要改進(jìn)的內(nèi)容，一一提出來。如此，有了他們實(shí)際應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)，就可以提出一些有建設(shè)性的改善建議。

如他們?cè)谑褂眠^程中，發(fā)現(xiàn)群發(fā)郵件非常的不方便。員工希望在未來企業(yè)自己的郵件系統(tǒng)中，能夠?qū)崿F(xiàn)部門之間的群發(fā)。具體的來說，我某個(gè)銷售訂單，我可能要發(fā)給生產(chǎn)計(jì)劃人員、采購人員、成本會(huì)計(jì)、銷售總監(jiān)、物流總監(jiān)及相關(guān)人員等，我能夠自己定義群發(fā)地址，把郵件一次性群發(fā)給需要的人員，而不用我一個(gè)個(gè)的去選擇地址。還可以把經(jīng)理層設(shè)置為一個(gè)群發(fā)地址，有時(shí)候需要召開管理層會(huì)議時(shí)，也就不需要一個(gè)個(gè)的選擇了，一次選擇一個(gè)群發(fā)地址就可以了。這確實(shí)比現(xiàn)在的一個(gè)個(gè)選擇再實(shí)現(xiàn)群發(fā)要簡便許多。

如郵件地址自動(dòng)填充、校對(duì)功能?，F(xiàn)在網(wǎng)上的郵件地址雖然也有自動(dòng)校對(duì)、自動(dòng)填寫的功能，但是，那只是針對(duì)已經(jīng)把該郵件地址加為好友的情況下。但是，在企業(yè)中，不可能把每個(gè)員工地址都設(shè)置為好友呀。他們希望在新的郵件系統(tǒng)下，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的員工，都能夠?qū)崿F(xiàn)郵件地址的自動(dòng)輸入與校對(duì)，無論以前有沒有發(fā)過郵件。

再如，大附件的上傳。用戶最不能接收的就是上傳2M的產(chǎn)品圖片時(shí)，那個(gè)速度簡直讓人難以忍受。為此，他們希望在自己的服務(wù)器上，對(duì)于產(chǎn)品圖片等體積比較大的附件時(shí)，能夠提高上傳速度，不要讓他們多等。確實(shí)，這也是很多郵件服務(wù)器的通病。但是，企業(yè)若自己有了內(nèi)部服務(wù)器的話，就可以很輕松的解決這個(gè)問題。因?yàn)閱T工在發(fā)郵件時(shí)，可以先把照片上傳到企業(yè)自己的郵箱服務(wù)器，然后再通過一定的方法發(fā)給外部服務(wù)器直到用戶終端。

有了經(jīng)驗(yàn)就有發(fā)言權(quán)。經(jīng)過一個(gè)月左右的試用，企業(yè)員工紛紛提出了許多很有建設(shè)性的意見，這些需求都是比較具有使用價(jià)值的。

第三步：對(duì)需求進(jìn)行整理，讓用戶進(jìn)行書面確認(rèn)。

員工提出需求，我們需要認(rèn)真記錄。但是，中國的語言呀，太復(fù)雜。有時(shí)候，一句話，從不同的角度考慮，會(huì)有不同的理解。所以，為了減少用戶與我之間的認(rèn)識(shí)誤差，我在收集好了用戶提出的需求之后，還需要進(jìn)行整理成書面文檔，要讓用戶確認(rèn)需求。

我們都知道，信息化項(xiàng)目需求若中間變更，那時(shí)很麻煩的一件事情。會(huì)增加許多額外的成本、會(huì)延長項(xiàng)目的周期、增加項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)等等。所以，在項(xiàng)目需求調(diào)研的時(shí)候，我們要盡我們的最大努力，把需求都一個(gè)個(gè)定義清楚，以防止項(xiàng)目后期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行比較大的更改。

所以，我們項(xiàng)目需求整理好之后，就有必要對(duì)用戶提出的需求，跟員工進(jìn)行一一的確認(rèn)，看看他們的需求跟我們的認(rèn)識(shí)是否一致。若不一致，要即時(shí)調(diào)整，再進(jìn)行確認(rèn)，直到我們跟用戶之間達(dá)成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。

在書面確認(rèn)時(shí)，最后不要忘了在需求確認(rèn)書的末尾，簽上自己的大名，并讓用戶簽名。這主要是強(qiáng)調(diào)這需求調(diào)研的重要性，要讓員工明白，這個(gè)需求一確認(rèn)，就不能隨意更改了。這可以加強(qiáng)他們的責(zé)任心，促進(jìn)他們提出更好的提案。