南京OA實務：業(yè)務流程評述之銷售訂單變更

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本來若銷售訂單若能夠沒有例外的正常生產(chǎn)，那么大家都會相安無事。但是，若銷售訂單有變更的話，那么，很可能在公司上下為此鬧得不可開交。利用南京OA系統(tǒng)，也不能從根本上消除訂單變更的情況，特別是來自于客戶的變更需求。從南京OA角度上來講，它能夠做的事情，就是如何把這個銷售變更帶來的麻煩，進行約束，讓它按照一定的規(guī)則辦事，從而達到減少損失的目的;同時，也可以留下變更歷史紀錄，已備后續(xù)的查詢與損失的分配等等。

下面，我結(jié)合某個客戶的銷售訂單變更需求，來談談在銷售變更單處理過程中，需要注意的點。

第一步：客戶提出訂單變更需求。

這個步驟主要是客戶作出的，跟企業(yè)說，我某個訂單現(xiàn)在要修改，是不是可以?這個步驟基本上是獨立于南京OA系統(tǒng)之外的，所以，也沒有什么可以多講的。

第二步：業(yè)務員判斷是否可以更改。

業(yè)務員拿到客戶的變更需求后，就要根據(jù)實際情況，進行是否進行需求變更的判斷。在南京OA系統(tǒng)中，提供了一些報表，可以幫助業(yè)務員作出正確的判斷。如在南京OA系統(tǒng)中，提供了一張訂單進度表，業(yè)務員可以根據(jù)這張表查詢出客戶要求變更的訂單的處理情況，如是否已經(jīng)安排生產(chǎn)計劃、是否已經(jīng)采購生產(chǎn)、是否已經(jīng)出貨等等，都可以一目了然的知道。根據(jù)這個生產(chǎn)進度，業(yè)務員就可以大致的判斷出，是否允許客戶進行修改。

若業(yè)務員經(jīng)過初步判斷之后，認為可以修改，則要在南京OA系統(tǒng)中輸入“銷售訂單變更單”，然后打印出來遞交相關人員審核。若不答應客戶的變更要求，也要通知客戶。

這里要注意一點。有些客戶訂單變更單不打印出來，而直接通過工作流等工具，實現(xiàn)單據(jù)的在線審核。此時，銷售訂單變更單就沒有打印出來的必要。不過，我在項目實施的時候，一般都建議用戶，在剛開始使用系統(tǒng)，對這個流程還不是熟悉的情況下，盡量不要采用電子審單。而是通過書面的單據(jù)進行審核，如此，可以減少因為對于系統(tǒng)不熟悉而導致的錯誤，給企業(yè)帶來損失。

同時，在用戶開立訂單變更單時，系統(tǒng)里還加了一些控制條件，以提醒用戶該如何做。

如用戶可以設置，若該銷售訂單已經(jīng)有了生產(chǎn)計劃、采購計劃、或者已經(jīng)開始進入到正式的生產(chǎn)，甚至部分出貨的情況下，是否允許再進行變更。這可以根據(jù)用戶自己的實際情況，進行變更。一般情況下，我是建議用戶進行如此的配置。首先，若該銷售訂單還沒有生成生產(chǎn)計劃或者采購計劃的情況下，銷售員可以開立銷售變更單，系統(tǒng)也不用提示什么內(nèi)容;若該銷售訂單已經(jīng)生成了生產(chǎn)計劃或者采購計劃的情況下，則用戶在開立銷售訂單變更單的情況下，系統(tǒng)要能夠提示一個警告信息，提醒銷售員在銷售訂單變更后，要通知相關人員進行相應地修改，以免耽誤后續(xù)的生產(chǎn)與采購;最后，對于已經(jīng)出過貨的銷售訂單一般不允許進行修改，除非是對于價格等的修改。如此，就可以最大限度的保障銷售訂單變更作業(yè)的準確性。

第三步：相關人員審核。

銷售訂單變更單在系統(tǒng)中建立好以后，銷售人員要拿著打印出來的銷售訂單變更單去找相關人員進行審核。銷售訂單有誰可以審核，要經(jīng)過幾道審核工序，在系統(tǒng)里可以通過工作流進行設置。

我有一個客戶，他們銷售訂單變更單的審核，需要經(jīng)過兩個層次。一是業(yè)務員首先要拿著銷售訂單變更單給銷售經(jīng)理進行審核。銷售經(jīng)理審核的內(nèi)容一般是銷售訂單具體變更的內(nèi)容，如包裝方式是否更改了，若該了，是改成什么樣的。也就是說，銷售經(jīng)理對于需要更改的內(nèi)容進行確認。經(jīng)過銷售經(jīng)理確認以后，業(yè)務員要拿著銷售訂單變更單給生產(chǎn)部門去進行確認。生產(chǎn)人員一般是確認該變更是否給企業(yè)帶來了損失。若有損失，生產(chǎn)人員要在銷售變更單上注明，給企業(yè)帶來了多少的損失。同時，也會適當關注一下，銷售訂單變更的內(nèi)容，看對自己的生產(chǎn)會否產(chǎn)生什么影響。

到銷售人員簽完字后，還要進行一個動作，就是把該訂單變更造成的損失輸入進系統(tǒng)中去。這主要是為以后的分析使用，如分析該訂單的生產(chǎn)成本時，就要把該筆銷售訂單變更所產(chǎn)生的損失記錄到銷售訂單中去。同時，還可以指定，該筆損失費用是我們自己的承擔呢，還是有客戶承擔。若是客戶承擔，則該筆銷售訂單生成應收帳款的時候，應收帳款的總額中，會加入該訂單的損失費用。當然用戶也可以在此時不做損失確認的動作，而直接在該客戶的應收帳款中體現(xiàn)出來。這都要看用戶自己的習慣。

第四步：銷售訂單變更單審核。

前面的手工審核，系統(tǒng)是不承認的。也就是說，系統(tǒng)要等用戶在系統(tǒng)里把銷售訂單變更單審核以后，才起作用。銷售訂單變更單審核后，會更新對應的銷售訂單的相關信息。若用戶想查找銷售訂單的變更信息，通過原先的銷售訂單，就可以找到該訂單的所有銷售變更記錄。這個關聯(lián)查詢的功能，對于我們后續(xù)的作業(yè)，如查詢與追蹤等等，是非常便利的。

銷售訂單變更的一些限制：

使用銷售變更單也會受到一些限制，不是說所有狀態(tài)下的銷售變更情況都可以通過系統(tǒng)處理。如若客戶下銷售訂單變更單的時候，該訂單已經(jīng)生產(chǎn)了一半，那該如何處理呢?在系統(tǒng)中，若該銷售訂單已經(jīng)開始生產(chǎn)了，一般是不允許再對該訂單進行更改。因為該訂單的改動可能會影響現(xiàn)有已經(jīng)生產(chǎn)的產(chǎn)品。如客戶要求變更商標的顏色，但是，已經(jīng)生產(chǎn)的產(chǎn)品是否需要更改呢?商標需要重新采購?等等。會涉及到一大堆內(nèi)容。故，若該訂單已經(jīng)開始生產(chǎn)了，銷售變更該如何處理呢?我一般建議用戶，遇到這種情況的話，最好還是手工處理方便，畢竟這對于企業(yè)來說，不是常態(tài)。

對于數(shù)量變更該如何處理呢?假設，原來客戶下了2000套產(chǎn)品，但是，后來客戶進行了變更，從2000套更改為3000套，這該如何處理呢?若在手工管理的時候，可能直接在原有數(shù)量上加上1000套即可。但是，在南京OA系統(tǒng)中，我是不建議，直接對原有銷售訂單進行更改。因為該銷售訂單可能已有生產(chǎn)或者采購計劃，甚至已經(jīng)開始生產(chǎn)或者采購，若此時再對此進行更改的話，則會對原先的生產(chǎn)與采購產(chǎn)生比較大的影響。我的意見是，若遇到銷售訂單數(shù)量增多的情況下，當作新訂單來處理。如銷售訂單從200套變?yōu)?00套，則直接下100套的銷售訂單，如此，后續(xù)的處理放而會方便很多。

若銷售訂單已經(jīng)有了采購計劃或者生產(chǎn)計劃，那該如何處理?計劃，表明還沒有開始生產(chǎn)或者采購，也就是說，還沒有造成一些實際的損失。在這種情況下，若發(fā)生變更，有什么主意事項呢?在這種情況下，若需要變更的銷售訂單還在生產(chǎn)計劃或者采購計劃階段，則一定要通過系統(tǒng)變更單進行更改。同時，更改完成后，相關部門要人員，要及時再運行一次計劃作業(yè)，更新采購計劃與生產(chǎn)計劃。若處理的不及時，則采購單下給供應商的話，那就比較麻煩了。

除了對銷售訂單本身的內(nèi)容變更限制外，還要注意，用戶要根據(jù)實際情況，確定對于銷售訂單的變更，是否影響基本基礎資料。如對于銷售訂單價格的變更，是否會影響到產(chǎn)品基礎價格表?如對于客戶送貨地址的變更，是否影響客戶的基本資料?等等。這些企業(yè)都可以根據(jù)實際情況進行設置。不過，我在實施項目時，為了保障基礎數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，一般都是不允許通過單據(jù)變更單去更改基礎資料。因為這很可能導致基礎資料的不統(tǒng)一。

最后，對于銷售訂單變更單的管理上，也有一些技巧。我遇到的客戶，現(xiàn)在很多還都是通過紙面單據(jù)的審核。打印出來的紙面單據(jù)也要進行存檔備案。當遇到有銷售訂單變更的情況下，對于這些單據(jù)該如何存檔呢?一是用戶可以根據(jù)單據(jù)的先后順序，把銷售訂單跟銷售訂單變更單放在一起保存。這種保管方式，雖然比較省力，但是，對于以后查找等比較麻煩。二是把銷售訂單跟銷售訂單變更單分開來存檔管理，如此雖然比較直觀，銷售訂單歸銷售訂單，變更單歸變更單，但是，如此的話，也有一個不好的地方，就是以后查找單據(jù)的時候，要查兩本。三是我比較推薦的處理方法。如銷售訂單一般是按照單據(jù)序號進行保存底，而銷售訂單變更單我們也可以采用原銷售訂單作為前綴，后面加幾位流水碼作為標示。當有訂單變更后，銷售員要稍微麻煩一點，把原先的銷售訂單找出來，然后把變更單附在后面。如此處理，雖然會增加一點工作量，但是，對于后續(xù)的維護、跟蹤、查詢，就非常方便了。