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江蘇工程檔案管理軟件
工程檔案反映了整個工程的發(fā)展。它全面記錄了企業(yè)工程進(jìn)展過程中的每一個步驟和環(huán)節(jié),也為維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益發(fā)揮了重要作用。工程檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分,保證工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性是每個企業(yè)為今后工程建設(shè)提供參考和利用檔案的重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)工程檔案管理起著非常重要的作用。這不僅是檔案管理本身的需要,也是每個企業(yè)基礎(chǔ)管理的前提。
一、江蘇工程檔案管理存在的問題
1、缺乏項目檔案管理意識。項目檔案的形成貫穿于日常的文件收集和資料記錄、新項目的前期準(zhǔn)備、項目運(yùn)行管理的質(zhì)量評價、項目竣工后的管理和維護(hù)等各個階段。是日常業(yè)務(wù)和項目的重要依據(jù)。作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和管理者,應(yīng)該普遍認(rèn)識到管理的重要性,對這方面給予充分的重視。很多方面缺乏管理和標(biāo)準(zhǔn)體系。當(dāng)工作量增加或人員不足時,就會忽視工程檔案的整理和收集。
2、企業(yè)工程檔案資料缺失,數(shù)據(jù)失真。由于工程檔案管理具有工程檔案的多樣性、復(fù)雜性和真實性的特點,工程檔案的集中整理會存在難度大、容易出錯等問題。導(dǎo)致檔案管理人員不出力,不了解工程施工現(xiàn)場,根據(jù)施工單位提供的不完整、失真的材料,使用不真實的數(shù)據(jù)編制檔案。這往往會導(dǎo)致工程檔案與事實嚴(yán)重不符,各種數(shù)據(jù)失真,導(dǎo)致企業(yè)工程質(zhì)量保證書和資質(zhì)證書無法通過檢查驗收。
3、工程檔案管理人員在驗收中缺乏資料的質(zhì)量和完整性。工程檔案必須符合真實性、完整性和原始性三原則。如果工作人員不經(jīng)過篩選和核對,直接從項目負(fù)責(zé)人處接收信息,那么收集到的信息很可能存在漏項、漏項、內(nèi)容不全等問題。檔案不全對以后的工作也有一定的影響。
二、江蘇工程檔案管理的有效對策
1、確保工程檔案的完整性和有效性
在工程檔案管理過程中,檔案的反復(fù)查閱、頻繁修改和變更會改變工程檔案的完整性。工程檔案管理人員只有及時記錄工程檔案的變化,才能有效避免工程檔案的完整性和有效性被破壞,確保各部門能及時獲得完整的工程資料。
2、加強(qiáng)項目檔案材料的編寫
隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和工程技術(shù)水平的不斷提高,對工程檔案管理人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)。工程檔案管理人員要努力學(xué)習(xí),開闊視野,熟悉工程檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀,提高自身素質(zhì),運(yùn)用新的知識和經(jīng)驗改進(jìn)和加強(qiáng)工程檔案管理,更好地促進(jìn)工程檔案管理的發(fā)展。企業(yè)應(yīng)定期參加檔案管理理論的學(xué)習(xí),定期舉辦工程檔案管理的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。使他們能夠深入一線工作,詳細(xì)了解工程建設(shè)進(jìn)度,培養(yǎng)大批技術(shù)與理論并重的實用型復(fù)合型人才。
3、實現(xiàn)工程檔案管理現(xiàn)代化
隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展,檔案的種類數(shù)量急劇增加,給存儲和查閱帶來了一系列問題。同時,用戶也對檔案管理提出了更高的要求。他們希望工程檔案管理部門能及時、完整地提供所需的工程資料,并迅速放在可用的地方。傳統(tǒng)的手工檔案管理越來越落后,無法解決檔案管理中存在的問題,影響了工程檔案管理的發(fā)展。
三、泛普軟件-檔案管理軟件的價值
1、輕松實現(xiàn)對檔案目錄信息的管理
以廣受歡迎的萬能檔案管理軟件為例,當(dāng)用戶錄入檔案數(shù)據(jù)后,檔案目錄信息可由計算自動生成,檔案管理者需要什么格式的檔案目錄,只需動動鼠標(biāo)就可以生成并且打印了,非常方便,再也無需手工處理。檔案目錄是檔案軟件的一項基本功能,其它的檔案軟件在檔案目錄的處理方面,也都有自己的特點,給檔案管理者帶來了很多方便。
2、檔案全文存儲與檢索
在檔案管理軟件中存有文件的全文,不僅能實現(xiàn)檔案目錄檢索,還能實現(xiàn)檔案的全文檢索,這就為檔案的利用提供了強(qiáng)而有力的基礎(chǔ)。在檔案全文存儲的基礎(chǔ)上,還可以實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳遞。筆者接觸過的萬能檔案管理軟件這項功能就非常不錯,鏈接管理,即指明文件在電腦硬盤中的位置,對象式管理,即將電子文檔保存到數(shù)據(jù)庫中,用戶可以根據(jù)需要對保存方式進(jìn)行選擇。
3、多媒體檔案信息的集中統(tǒng)一管理
多樣化的檔案信息,需要集中統(tǒng)一的管理。使用計算機(jī)管理檔案,不僅可對目錄、全文信息進(jìn)行管理,而且還可以做到文字、圖形、靜態(tài)圖像、動態(tài)影象、聲音等多種形態(tài)的檔案信息集中統(tǒng)一管理。以上面提到的萬能檔案軟件為例,用戶可以使用該軟件自定義不同類型檔案的檔案模板,也可以按部門定義如辦公室檔案、財務(wù)檔案等,將文字、圖形、圖像等文件按一定的規(guī)則統(tǒng)一進(jìn)行管理,真是非常方便。
4、檔案業(yè)務(wù)的計算機(jī)輔助管理
檔案業(yè)務(wù)工作,是指檔案管理的各個環(huán)節(jié)工作內(nèi)容。可以利用計算機(jī)輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標(biāo)引、檔案銷毀前的價值鑒定等,還可以利用計算機(jī)收集和掌握檔案業(yè)務(wù)工作的管理信息及動態(tài)變化情況,并進(jìn)行具體分析,對提高檔案管理工作效率和增強(qiáng)預(yù)測能力會起到非常重要的作用。
隨著辦公自動化系統(tǒng)的啟用,電子文件日益成為單位文件的主導(dǎo)形式,為了滿足企業(yè)日益劇增的、動態(tài)的電子文件和企業(yè)對檔案信息的大量、及時的需求,檔案管理軟件正發(fā)揮著巨大的作用,并日益受到各類企業(yè)的重視。
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