泛普軟件OA協(xié)同辦公系統(tǒng)之企業(yè)資源管理

車輛管理

對集團車輛資源使用情況進行管理。通過系統(tǒng)管理員可登記、修改車輛信息，改變車輛使用狀態(tài)，記錄車輛維護信息，查詢各部門、各時間段的用車情況，審批用車申請等。
主要功能需求：

車輛信息管理，支持對車輛型號、車牌號碼、維修記錄、司機姓名、電話等信息的記錄和修改。
支持車輛使用的工作流，包括用車申請、用車審批、車輛歸還等相關(guān)信息的記錄和流程的審批。
部門主管可審批用車申請，審批的最終結(jié)果將以電子郵件形式返回給申請人和相關(guān)人員。
支持對車輛使用狀態(tài)的設(shè)置，如空閑、占用、維修等，以及當前占用者等信息的查詢。
各部門通過該系統(tǒng)可查詢到現(xiàn)有的車輛狀態(tài)，進行用車申請并可查詢用車記錄。
支持對用車歷史信息的維護，能夠查閱某一車輛所有的使用人記錄、使用時間段等，便于跟蹤管理。

會議室管理

通過該平臺對會議室的基本信息進行管理。行政辦公人員在開會前可以查看會議室大概能夠容納的人數(shù)，是否有投影儀，是否已經(jīng)被人占用等信息。可以在該平臺中預定會議室設(shè)置會議時間、參與人數(shù)、是否需要茶水等相關(guān)參數(shù)，并能夠自動提醒會議室是否已經(jīng)被預定，人數(shù)是否超過會議室容量等。
主要功能需求：

支持對會議室相關(guān)信息的管理，如會議室數(shù)量，每個會議室位置、容納的人數(shù)等。
支持會議室的預定功能，能夠設(shè)置會議時間、參與人數(shù)、是否需要茶水等相關(guān)參數(shù)，并能夠自動提醒會議室是否已經(jīng)被預定，人數(shù)是否超過會議室容量等。
會議室使用狀況的圖形化展示，能夠察看所有會議室預定以及使用的時間段安排，便于操作人員預定會議室。

印章管理

通過該平臺管理公司公章使用情況，包括印章申請、審批、歸還等的相關(guān)信息的記錄和流程的審批。另外可以查閱某一印章所有使用者記錄、使用時間段等、便于跟蹤。
主要功能需求：

印章信息管理，支持對印章名稱、用途、使用者權(quán)限等的記錄和修改。
管理公司公章使用情況，包括印章申請、審批、歸還等的相關(guān)信息的記錄和流程的審批。
支持對印章使用狀態(tài)、當前占用者等信息的查詢。
支持對印章使用歷史信息的管理，能夠查閱某一印章所有使用者記錄、使用時間段等、便于跟蹤。

辦公用品管理

管理辦公用品的購買、領(lǐng)用、分發(fā)等信息，通過該平臺能夠查閱相關(guān)物品的購買、領(lǐng)用、分發(fā)的歷史記錄。完成辦公用品利用申請審批流程。
主要功能需求：

支持辦公用品的申請、批復等事務處理流程和相關(guān)操作。
支持對辦公用品的購買、領(lǐng)用、分發(fā)等信息的管理，能夠查閱相關(guān)物品的購買、領(lǐng)用、分發(fā)的歷史記錄。
能夠支持對調(diào)離員工的辦公用品清理后的信息錄入功能。
能夠統(tǒng)計和查詢各類辦公用品的剩余信息。

合同管理

對合同模板、合同基本信息、合同變更及執(zhí)行情況進行管理。
主要功能需求：

支持合同模板的管理
1. 分類管理合同模板。
2. 按照合同類別和合同模板類型不同定義不同的合同模板。
3. 預先定義一些合同的信息，在創(chuàng)建合同時，自動填寫這些信息。
4. 系統(tǒng)支持對合同模板的維護
系統(tǒng)支持合同的建立和維護
1. 支持在系統(tǒng)中創(chuàng)建及修改合同。
2. 能夠支持維護合同條款，如付款方式，付款條款，帳單周期，自動續(xù)簽，提前期等。
3. 顯示和維護合同的費用信息，如產(chǎn)品小計，服務小計，總價以及其它合同費用等。
4. 創(chuàng)建、修改和刪除合同明細項。
系統(tǒng)支持對合同執(zhí)行情況的跟蹤，根據(jù)合同的具體情況，支持用戶創(chuàng)建一個活動計劃給合同，在活動計劃中為合同定義一系列的活動。

外部資源管理

利用該平臺管理集團除客戶關(guān)系以外的其他關(guān)系，如與政府機構(gòu)、商務合作伙伴、外部專家、社會團體等對外關(guān)系的管理。
主要功能需求：

應對外部專家機構(gòu)實行合理的分類；
可實現(xiàn)便捷的按各個分類屬性的查詢；
針對每一專家機構(gòu)應記錄其詳細的屬性信息（如地址、聯(lián)系方式、簡介、關(guān)系維護責任部門等）、各次聯(lián)系與交流的記載與評價；
在瀏覽權(quán)限管理上能就某些具有共享價值的信息設(shè)置共享，機密性信息保持保密；
關(guān)于專家機構(gòu)的上傳文檔，也應該能夠被員工瀏覽和搜索到等。

4.2.4.2.會議管理

會議管理主要提供集團公司級和部門級會議的管理功能。通過該系統(tǒng)，會議管理者能夠書寫會議內(nèi)容，包括會議主持人、主題、時間、地點、與會人員，發(fā)起人能夠選擇給所有與會人員發(fā)送郵件或者短信息的方式通知開會，會議結(jié)束后，所有與會人員都能夠填寫會議的總結(jié)和紀要。
會議通知起草人能夠通過系統(tǒng)查看領(lǐng)導的日程安排狀態(tài)，也能夠查看投影儀等資源的借用情況，從而更有效地安排會議。
會議管理員可對所有會議進行歸類設(shè)置以便查看。
主要功能需求：

支持自定義各類會議的模版，能夠?qū)h要素預制到各類會議模版中，便于會議發(fā)起人提高效率，和相關(guān)要素填寫的規(guī)范性。
支持會議的發(fā)起功能，能夠填寫或?qū)霑h相關(guān)要素，包括會議名稱、會議目的、開始及結(jié)束時間、地點、主持人、參與人、會議議程、上會材料等。
支持通過工作流的方式進行參加會議人員名單確定，安排會議室預訂，處理重要的與會人員的時間沖突等。
一旦選定參加人員，系統(tǒng)自動發(fā)出郵件通知，在用戶的待辦事宜和郵件中顯示開會通知，包括會議的時間、地點、參與人、需要準備的材料等信息。必要時可設(shè)置通過發(fā)送短信通知選定的人員，并且可要求參加人員在收到通知后填寫回執(zhí)。
會議資料處理，管理會議議程、紀要、文件等會議相關(guān)資料的準備、編制、審批、發(fā)放等。支持會議紀要的錄入和會議相關(guān)資料的上傳。
支持會議任務的分派，能夠在系統(tǒng)中錄入會議中形成的任務安排，并將相關(guān)任務分派給指定的責任人。
具有任務提醒功能，能夠設(shè)定時間提醒責任人匯報任務進度，跟蹤任務完成情況。
支持多維度的查詢功能，能夠?qū)h、會議紀要、會議相關(guān)資料、會議任務等從多個維度進行查詢。
支持對會議個數(shù)、會議時間、會議任務完成情況的統(tǒng)計分析，能夠圖形化展示企業(yè)特定時間內(nèi)的會議個數(shù)、某類會議所耗費的時間、某職員任務完成的比例等統(tǒng)計分析結(jié)果。