個(gè)人上海OA（PKM）如何實(shí)施？（田志剛）

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大概我們都會(huì)有這樣的經(jīng)歷：為了尋找一個(gè)地址、電話號碼或電子信箱而翻箱倒柜，花費(fèi)許多時(shí)間尋找或打電話詢問，而最終卻發(fā)現(xiàn)這個(gè)東西就在你的電腦桌面；大概你和我一樣也經(jīng)歷過:昨天剛看過的一份關(guān)鍵資料，今天起草報(bào)告時(shí)要用到，自己卻那里也找不到，最終造成報(bào)告無從下筆，結(jié)果是工作完不成領(lǐng)導(dǎo)怪罪而自己也感覺工作干得不爽。

這些問題是為什么呢？作為一名知識工作者，我們現(xiàn)在的工具很多：電話、固定電腦、筆記本電腦、手機(jī)、PDA還有許多其它五花八門的玩藝，都聲稱在幫助我們工作的更好更有效率，企業(yè)的OA、ERP、CRM都說可以讓我們工作的更輕松更方便，而為什么我們的感覺卻是我們再干許多沒有效率的工作呢？是那里出了問題呢？IDC的研究報(bào)告顯示，知識工作者做的90%的所謂“創(chuàng)新工作”是重復(fù)工作，因?yàn)檫@些知識已經(jīng)存在（存在于組織內(nèi)部或組織外部）。事實(shí)上是，知識工作者都有這樣一個(gè)感受：大部分東西重新起草比去尋找這個(gè)已存在的東西還省力氣。另一份研究報(bào)告顯示：知識工作者1/3的時(shí)間用在了尋找某些他們永遠(yuǎn)沒有找到的信息上。

我們認(rèn)為：造成個(gè)人工作中效率低下的原因是因?yàn)闆]有對個(gè)人的知識進(jìn)行有效的管理。當(dāng)今時(shí)代，信息的數(shù)量十分龐大，我們工作中需要的知識也很廣泛，作為知識工作者，大部分工作是要去做那些創(chuàng)新性的工作而不可能去日復(fù)一日的重復(fù)某項(xiàng)活動(dòng)或操作，因此我們每個(gè)人工作都會(huì)用到各種知識，對知識的數(shù)量和質(zhì)量要求很高，而我們對這些眾多的知識無法進(jìn)行管理，最后造成工作的低效率。知識管理是個(gè)人的事情，也是各種組織的事情。但并非我們每個(gè)人都能決定組織的知識管理實(shí)施，即便組織實(shí)施知識管理，最終成功與否還是在于每個(gè)個(gè)人的參與程度和個(gè)人的知識管理水平。進(jìn)一步說，個(gè)人知識管理是每個(gè)知識工作者打造自己的核心競爭力和提高自己的有效手段，對自己的知識進(jìn)行有效管理有利于自己在職場游刃有余從而最終提高自己。

個(gè)人知識管理（PKM）有各種版本的定義，但其實(shí)質(zhì)卻在于幫助個(gè)人提升工作效率，整合自己的信息資源，提高個(gè)人的競爭力。通過個(gè)人知識管理，讓個(gè)人擁有的各種資料、隨手可得的信息變成更多價(jià)值的知識，從而最終利于自己的工作、生活。其實(shí)，在每個(gè)人的工作、學(xué)習(xí)生活中都已經(jīng)有了知識管理的影子，但這時(shí)候的個(gè)人知識管理（PKM）還處于蒙昧狀態(tài)，我們?nèi)绻茉谌粘５墓ぷ髦懈佑幸庾R的對個(gè)人知識進(jìn)行管理，那么PKM是一件很簡單的事情。本文個(gè)人知識管理（PKM）實(shí)施基于以下兩個(gè)原則：

原則一、簡單而有效。期望個(gè)人能夠根據(jù)我們描述的個(gè)人知識管理實(shí)施方法可以獨(dú)自實(shí)施對自己的知識進(jìn)行管理，這種管理的效果讓自己可以感覺到。

原則二、經(jīng)濟(jì)原則。個(gè)人知識管理的實(shí)施不需要你額外去投資什么（不需要你去花很多money），以利用每個(gè)普通人能得到的工具為主。

個(gè)人知識管理也遵循知識管理的中的普遍規(guī)律，但它又有自己的特點(diǎn)：例如個(gè)人知識管理（PKM）中不涉及組織知識管理（OKM）的重要一環(huán)——“組織知識的共享”，因?yàn)橹R的獲取、存儲、利用都是個(gè)人。個(gè)人知識管理（PKM）由于沒有組織的約束可能實(shí)施中更容易半途而廢，不能有效進(jìn)行，且個(gè)人知識管理的效果較難以測量。以下本文就個(gè)人知識管理（PKM）的獲取（學(xué)習(xí)）、知識存貯管理、知識利用進(jìn)行論述。

建造自己的學(xué)習(xí)網(wǎng)---PKM的知識學(xué)習(xí)

只有擁有很多知識的情況下，個(gè)人的知識管理才有意義，因此知識管理的第一步是知識的學(xué)習(xí)（也叫知識的獲?。?。其實(shí)在日常生活工作中大家都有自己的知識學(xué)習(xí)方法和系統(tǒng)：例如每個(gè)人都有一個(gè)人際圈子，通過這個(gè)圈子個(gè)人可以獲得在書本上和其他渠道獲得不到的知識。我們認(rèn)為個(gè)人知識學(xué)習(xí)可以粗略的分為以下幾個(gè)途徑：

學(xué)習(xí)與培訓(xùn)：沒有參加工作的學(xué)生學(xué)習(xí)是其主要任務(wù)，公司組織的企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)也是一種學(xué)習(xí)，這種學(xué)習(xí)的效果對一個(gè)人的發(fā)展與未來很有價(jià)值，因此大家應(yīng)該珍惜這種機(jī)會(huì)。除了這種正規(guī)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)外，在這個(gè)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，每個(gè)人都應(yīng)該不斷的學(xué)習(xí)來充實(shí)和提高自己，從而增強(qiáng)自己的競爭力。在這種學(xué)習(xí)中， 個(gè)人主要學(xué)到的是各種顯性的知識（理論），至于學(xué)習(xí)方法，很容易找到眾多的論述，在此不再贅言！

人際網(wǎng)絡(luò)：每個(gè)人的人際網(wǎng)絡(luò)都是個(gè)人學(xué)習(xí)知識的一個(gè)重要途徑。不論現(xiàn)在的媒體如何發(fā)達(dá)，也不管“知識管理”的專家如何言必稱eLearning，這一切都無法替代你在人際交往中的學(xué)習(xí)，而且人際交往中可以學(xué)到很多書本上、學(xué)習(xí)軟件中學(xué)不到的知識--隱性知識，如果你的人際圈子越廣，交往的人員的素質(zhì)越好，可能你學(xué)到的知識越多，人際網(wǎng)絡(luò)的獲得和維持都不容易，但建立后，往往是你可以獲得最直接最深入知識的重要來源。因此我們的建議是：擴(kuò)大你的交往圈子，與“柏拉圖”為友，多于朋友交往，多溝通、討論，提高自己。

你人際交往的圈子越來越大，對這些人的聯(lián)系方式的管理也就成為一件很重要的事情。其實(shí)我們好多人想聯(lián)系某個(gè)人時(shí)卻找不到聯(lián)系方式的原因也很簡單，因?yàn)槲覀儧]有把這些東西當(dāng)成一件事情認(rèn)真的處理，其實(shí)只要你下一點(diǎn)工夫，這些聯(lián)系方式的管理不是很難的事情。充分利用你手頭的工具，Outlook就是一個(gè)很有用的工具，其功能很強(qiáng)大而我們?nèi)粘９ぷ髦袑ζ涔δ軈s用得很少，好好學(xué)習(xí)一下Outlook的應(yīng)用對你的工作和生活一定會(huì)有幫助。還要充分利用你的手機(jī)、PDA等工具。還有一個(gè)重要的方法是充分利用公司已有的信息系統(tǒng)，例如OA、CRM等。記住這些資料要請更新和備份！

我的媒體：無論你做那一行，都會(huì)有相關(guān)的媒體，你應(yīng)該注重在這些媒體中學(xué)習(xí)。例如你做銷售，那么你應(yīng)該關(guān)注銷售方面的媒體，而你做的是快速消費(fèi)品的銷售，你同時(shí)就應(yīng)該關(guān)注快速消費(fèi)品領(lǐng)域和銷售方面的媒體有什么新的動(dòng)向、新的方法，并通過媒體學(xué)習(xí)這些東西。你應(yīng)該結(jié)合自己的工作建立自己的“我的媒體”，長期關(guān)注，從而可以用從媒體的來的信息分析你的工作，必將對自己的知識結(jié)構(gòu)和進(jìn)步有作用。當(dāng)然目前的媒體良莠不齊，你必須擁有自己的判斷力去鑒別，本網(wǎng)站將在以后根據(jù)不同行業(yè)的媒體進(jìn)行推薦。

互聯(lián)網(wǎng)：互聯(lián)網(wǎng)是人類最偉大的發(fā)明之一，同時(shí)也是人們進(jìn)行學(xué)習(xí)的一件重要工具，能充分利用互聯(lián)網(wǎng)的強(qiáng)大功能進(jìn)行學(xué)習(xí)是現(xiàn)代人的一個(gè)重要標(biāo)志?；ヂ?lián)網(wǎng)上的知識多如牛毛，如果想利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行學(xué)習(xí)，你必須善用搜索引擎工具。你大概會(huì)說搜索引擎我還不會(huì)用嗎，我每天都用Google！但我還是勸你拿出點(diǎn)時(shí)間來好好學(xué)習(xí)搜索引擎的功能，因?yàn)镚oogle 的使用也有很多技巧，為什么你想搜索的內(nèi)容與你實(shí)際搜索的內(nèi)容有那么多差距，為什么有的人可以搜到的信息你卻找不到，為什么找同樣的東西你比別人用的時(shí)間要長？充分利用你IE的收藏夾，做好分類（這很重要，分類的具體操作以后的文章會(huì)專門論述），并定期備份你的收藏夾?！笆裁?？不知道怎么備份IE收藏夾”，那不好意思，去微軟的網(wǎng)站上看看吧！

建立自己的知識系統(tǒng)架構(gòu)

資料你搜集了很多，知識也學(xué)習(xí)了很多，但這些資料和知識怎么進(jìn)行有效的管理呢？搜集資料只是知識管理的第一步，而怎樣對這些資料和知識進(jìn)行管理才是最重要的，沒有對知識和資料的有效管理，就不可能有個(gè)人工作效率的提高。因此個(gè)人知識管理的第二步就是建立自己的知識系統(tǒng)架構(gòu)，什么是知識系統(tǒng)架構(gòu)，簡單說就是你儲藏知識的架構(gòu)，有系統(tǒng)的知識架構(gòu)，將有助于你將收集到的資料有系統(tǒng)的儲存與未來快速的擷取，缺乏系統(tǒng)化的分類架構(gòu)，將造成日后擷取與整合資料與創(chuàng)造知識的大量時(shí)間浪費(fèi)，達(dá)不到通過知識管理提高個(gè)人工作效率的目的。

要建立的自己的知識系統(tǒng)架構(gòu)，你首先要明白你有哪些資料和知識需要管理。從個(gè)人的角度講，需要管理的知識資源無外乎以下的內(nèi)容：
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人際交往資源（如聯(lián)系人的通訊錄、每個(gè)人的特點(diǎn)與特長等）
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通訊管理（書信、電子信件、傳真等）
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個(gè)人時(shí)間管理工具（事務(wù)提醒、待辦事宜、個(gè)人備忘錄）
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網(wǎng)絡(luò)資源管理（網(wǎng)站管理與連接）
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文件檔案管理

要管理以上的知識資源，在個(gè)人也不可能去花很多錢投資在這上面的約束下，有什么好的辦法呢？我們的建議仍然是善用個(gè)人手上已有的資源。在這里給你推薦兩個(gè)工具，第一個(gè)就是微軟赫赫有名的MS Outlook 2002(并非Outlook Express),通過MS Outlook 2002，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人的人際交往資源管理、個(gè)人通訊管理、個(gè)人的時(shí)間管理等功能。根據(jù)20/80原則，我們大部分人都沒有利用到MS Outlook 2002的強(qiáng)大功能，花點(diǎn)時(shí)間去學(xué)習(xí)一下MS Outlook 的應(yīng)用，你會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)你們單位各種亂七八糟的信息系統(tǒng)中的好多功能MS Outlook 2002種都已經(jīng)有了而且比你們的系統(tǒng)要好用。對中小企業(yè)而言，MS Outlook 甚至可以作為替代OA、CRM等軟件的一個(gè)折衷辦法。

剩下的最重要的問題就是個(gè)人文件檔案的管理，不論你是從事業(yè)務(wù)工作還是管理工作，每個(gè)人的工作中都會(huì)有許多的文件需要管理，這種文件包括各種形式：文本、視頻、音頻、程序等，對這些東西該如何管理呢？計(jì)算機(jī)的利用當(dāng)然對這些文件的管理有重要的作用，但即便我們的東西都存在了硬盤里面，還是有許多不方便。例如我想找我以前起草過的一個(gè)方案，因?yàn)槲蚁胍鲆粋€(gè)同樣的方案需要參考以前的，假如以前的方案是一年前起草的，你還能很快的找到嗎？這種有明確需求的東西可能還好辦，而我們大部分時(shí)候是我們只記得以前見過這么一個(gè)資料，該去哪里找？企業(yè)的信息系統(tǒng)不是為個(gè)人設(shè)計(jì)的，雖然能在工作中給你一定的幫助，但當(dāng)涉及到你個(gè)性化的需求時(shí)大部分時(shí)候這些系統(tǒng)就顯得無能為力了。借鑒組織知識管理的理論和方法，個(gè)人可以建立自己的知識庫。但個(gè)人的知識庫不可能象企業(yè)的知識庫那么復(fù)雜，只需要適合自己的個(gè)人需求就行。既然要建立自己的知識庫，那么首先要考慮的就是你個(gè)人知識的分類。分類學(xué)是一門學(xué)問，當(dāng)然不需要每個(gè)個(gè)人都去研究分類學(xué)的知識，但你應(yīng)該靜下心來好好檢查一下自己到底需要哪些知識。例如小劉是一名剛剛畢業(yè)不久參加工作的大學(xué)生，職務(wù)是程序員，那么它關(guān)注的東西是什么呢？首先它要關(guān)注于他的編程技術(shù)的提高（編程技術(shù)里面又要分好多類，包括語言、軟件工程、文檔寫作等），其次它要加強(qiáng)對自己企業(yè)所處的行業(yè)的了解，小王將來希望能成為一名優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，因此他需要對項(xiàng)目管理的知識進(jìn)行管理。小王一直在自學(xué)德語，因此需要將德語知識學(xué)習(xí)的內(nèi)容進(jìn)行管理。根據(jù)小王的特點(diǎn)，可以將其知識管理的首層目錄分為：技術(shù)、行業(yè)、項(xiàng)目管理、德語。然后每個(gè)下面又可以再分。例子中知識庫只是一個(gè)大致的分類，每個(gè)人的情況各不相同，因此你的個(gè)人知識庫的分類也會(huì)各不相同。每個(gè)人的知識庫分類都不可能一步到位，在實(shí)踐中才可能摸索出自己知識庫的最佳分類方法，因此第一步就是：Just Do It！

個(gè)人知識庫聽起來不錯(cuò)，但該如何建立呢？你總不能讓我用一個(gè)大本子去記我得知識吧！這個(gè)時(shí)候信息技術(shù)（IT）的作用就凸現(xiàn)出來了，用IT技術(shù)可以幫助個(gè)人的知識管理，也可以幫助個(gè)人建立自己的知識庫。但個(gè)人不可能去找人給你做一個(gè)個(gè)人知識庫的平臺，這樣即不經(jīng)濟(jì)又不大可能。幸好我們可以有免費(fèi)的方案，互聯(lián)網(wǎng)上許多可以下載的內(nèi)容管理系統(tǒng)可以完成大部分個(gè)人知識庫的功能。橡樹實(shí)驗(yàn)室（www.oaklab.org）知識管理中心（KMCenter）也有免費(fèi)的軟件可以用。

MS Outlook+免費(fèi)的個(gè)人知識庫軟件可以搭起你的知識系統(tǒng)架構(gòu)，但只有舞臺沒人表演還是不行，因此你必須樹立個(gè)人知識管理的概念，重視知識管理的工作（這是因?yàn)橹R管理開始的時(shí)候會(huì)有許多瑣碎的工作要做，如果沒有講個(gè)人知識管理進(jìn)行到底的決心，個(gè)人的知識管理就很容易半途而廢?。拍鼙ＷC知識管理對個(gè)人的工作和生活產(chǎn)生效力。

知識的利用

“百無一用是書生”，在古代，書生應(yīng)該屬于社會(huì)中的知識分子，但為什么這些古代的“知識分子”卻是百無一用呢？除了歷史的原因，古代的知識分子學(xué)習(xí)的知識很少能在生產(chǎn)或生活中應(yīng)用外，最重要的原因是這些人為知識而知識，對學(xué)習(xí)知識的目的沒有正確的認(rèn)識。作為一名現(xiàn)代人，我們必須明確，我們所有的知識只有一個(gè)唯一的目的：使用它，利用知識創(chuàng)造效益，利用知識幫助我們的生活更美好。

對知識的掌握可以分為三個(gè)階段：

第一階段：我知道，就是我了解這個(gè)知識的內(nèi)容。一個(gè)機(jī)械專業(yè)的本科大學(xué)生可以說他對機(jī)械設(shè)計(jì)和制造的知識有所了解，因?yàn)榻炭茣虾蛯?shí)習(xí)讓他對機(jī)械設(shè)計(jì)和制造有了掌握。這個(gè)階段一般掌握的都是理論知識（顯性知識）。

第二階段：我會(huì)用，能將者中知識運(yùn)用于生產(chǎn)中。從第一個(gè)層次到第二個(gè)層次是一個(gè)飛躍。一個(gè)機(jī)械專業(yè)的大學(xué)生經(jīng)過在車間實(shí)習(xí)一段時(shí)間，就可以按照書上教的方法做些簡單的設(shè)計(jì)工作。在這個(gè)階段會(huì)積累一些經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)（隱性知識）。

第三階段：對知識我不僅會(huì)用，而且可以根據(jù)不同的情況靈活運(yùn)用，將知識的運(yùn)用做到游刃有余。在這個(gè)階段知識已經(jīng)成為個(gè)人的一部分，個(gè)人關(guān)于某個(gè)專題的隱性知識甚至比顯性知識還要多，只有到了這個(gè)階段才能說對知識徹底掌握了。

學(xué)習(xí)到理論知識后，下面的最重要的工作就是知識的利用和在知識的利用中創(chuàng)造新的知識，這種能力才是企業(yè)和個(gè)人的核心競爭力之所在，而這也正是知識管理中最困難的部分。在知識的利用上，一些傳統(tǒng)的方法可能對個(gè)人知識管理有所幫助，譬如歸納和演繹。想要利用已有的知識，既可以在個(gè)人占有的大量知識基礎(chǔ)上進(jìn)行歸納，找出事物間的規(guī)律，然后應(yīng)用于實(shí)踐從而對這種歸納結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)，然后再從實(shí)踐中修正歸納出的知識；也可以對原有知識進(jìn)行演繹，幫助新的實(shí)踐。

知識管理中知識的利用方法現(xiàn)在還處于探索階段，因?yàn)樗婕安煌瑐€(gè)體的知識背景、生活環(huán)境、價(jià)值觀等因素比較復(fù)雜。但在實(shí)踐中不同個(gè)人可以總結(jié)自己有效的方法，并多于交流，促進(jìn)自己擁有知識的充分利用，只有這樣才能真正提高自己。

結(jié)語

在這個(gè)時(shí)代，個(gè)人知識管理（PKM）對每個(gè)個(gè)體的重要性不言而喻，因此個(gè)人知識管理（PKM）應(yīng)該是我們大家的一個(gè)共識。本文探討了個(gè)人知識管理（PKM）的簡單過程，并且提出了一些簡單有效的方法，期望能對您實(shí)施自己的知識管理有所幫助！

本文由作者向AMT提供