上海工程檔案管理軟件

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　　近年來，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和人民生活水平的不斷提高，人們已經(jīng)不滿足于以往的許多建筑規(guī)模形式，許多建筑正在改擴建。改擴建需要查閱原建筑物的工程竣工檔案，充分說明了工程竣工檔案管理的重要性。工程竣工檔案是城建檔案的重要組成部分，反映了工程成果的真實性。隨著建設項目的規(guī)劃、設計和施工的進展，建設項目檔案需要實時記錄。建設工程檔案的整理過程中涉及到很多部門和人員，對今后工程的維修、改擴建將起到非常重要的作用。因此，做好建設項目的檔案管理工作非常重要。

　　一、工程檔案管理容易存在的問題

　　1、歸檔材料的復雜性、特殊性和多樣性，使得建設項目檔案的收集和整理難度大，容易出錯。部分施工單位未建立工程竣工檔案管理制度，容易導致管理不嚴或?qū)こ淌┕がF(xiàn)場不了解。根據(jù)施工單位提供的不完整資料，編制竣工檔案。這種文件只是為了應付提交的文件。不能與工程同步，所以經(jīng)常使用虛假數(shù)據(jù)，導致建設工程竣工檔案與事實不符，竣工圖產(chǎn)生誤差。由于不能與工程進度同步，各種建筑材料的質(zhì)量保證書和合格證不全，不能全面反映工程的施工和質(zhì)量。

　　2、忽視檔案的形成和管理近年來，隨著建筑市場的不斷規(guī)范，在增強建設單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重視。但由于我市建筑企業(yè)水平參差不齊，一些單位的管理人員檔案管理意識淡薄。工程竣工時，不能整理出完整的竣工檔案，不能及時向城建檔案館報送竣工檔案。一些施工單位注重工程進度和資金管理，忽視了工程竣工檔案管理制度的編制。

　　3、竣工檔案移交不及時。由于施工后期，大部分技術人員已撤到外地，許多施工單位未按竣工檔案管理要求整理施工中的必要資料，導致工程竣工后未能按時完成竣工檔案，造成竣工檔案移交不及時;部分建設單位、施工單位、建材供應商拖欠工程款，導致工期延長、檔案歸檔停滯、資料不全，嚴重影響工程竣工檔案的編制;有的施工單位在施工期間部門重組，檔案管理人員變動，導致資料零散、缺失，工程驗收后無法收集。

　　二、加強工程檔案管理的措施

　　1、加強施工管理

　　加強項目建設過程中檔案資料的編制，要加強管理人員的專業(yè)培訓，了解資料編制和管理工作，提高他們的責任心。一個施工隊不會準備工程行業(yè)的材料，就沒有資格承包工程。工程檔案質(zhì)量的關鍵在于編制和形成過程。建設單位要明確責任，加強對施工技術人員編制檔案的培訓，不斷提高工程檔案編制的專業(yè)水平。

　　2、提高工程竣工資料管理意識

　　加強工程檔案基礎知識和法規(guī)建設，開展不同形式的宣傳。項目開工前，項目建設單位應當宣傳檔案法規(guī)和基礎知識。通過培訓宣傳工程竣工檔案的價值，使工程竣工檔案管理落到實處。要求建設單位、施工單位、監(jiān)理單位組織人員學習檔案基礎知識，增強工程資料管理意識，為提高竣工檔案質(zhì)量打好基礎。

　　3、建立健全檔案管理制度

　　完善檔案管理制度，落實責任是提高建設項目竣工檔案管理的有效手段。編寫合理的工程竣工檔案管理制度，以檔案管理責任制為核心，使各部門明白各自的相關職責，共同做好工程竣工檔案工作，規(guī)范工程竣工資料管理;對于施工單位和工程監(jiān)理單位，管理人員要嚴格檢查施工單位的資料，落實驗收簽證的相關制度。當數(shù)據(jù)符合實際情況時，結(jié)算工程量，并促進施工單位完善檔案資料管理，編制工程竣工檔案。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的好處有哪些

　　1、工作流程更加的規(guī)范

　　通過檔案管理軟件可以在上面制定標準的規(guī)范工作程序，每一位參與人員根據(jù)里面提及到標準去執(zhí)行。在執(zhí)行的過程中，如果有發(fā)生差錯，也能及時的找到錯誤的源頭，并且去加以改正。在一定程度上，提高了工作效率以及節(jié)省時間。

　　2、工作內(nèi)容更加明確

　　檔案管理軟件可以在上面直接設定一個項目的完整流程，在每一個環(huán)節(jié)中都會明確工作內(nèi)容，并且進行合理的人員分配。每一位員都能在軟件中看到自己的工作內(nèi)容以及實施的流程，將任務直接責任到人。

　　3、提高工作效率

　　檔案管理軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源。

　　4、更好地實現(xiàn)檔案保密

　　一般的辦軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理軟件軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。

　　綜上所述，要做好工程檔案管理工作，不僅要加強工程檔案人員的培訓，還需要建設單位和檔案人員共同努力，建立健全工程竣工管理制度，保證資料整理和工程建設的系統(tǒng)性、同步性和完整性，使其能夠真實反映工程的實際情況，便于今后建筑物的改擴建，使建設工程檔案更好地為社會建設服務。