網(wǎng)友談對工程項目管理系統(tǒng)的理解

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工程項目的管理，是一個復雜、艱巨的系統(tǒng)工程，涉及進度、質(zhì)量、投資、合同、人員、風險、圖紙文檔等多方面的工作，眾多的參與部門和單位如設計、監(jiān)理、施工、設備、物資、運營等，使溝通和協(xié)調(diào)的工作困難，大量的信息需要有效的管理。尤其國內(nèi)普遍的“三邊”工程，加大了工程管理的難度。傳統(tǒng)的項目管理方法，已經(jīng)顯得越來越吃力，急需尋找新的方法和工具。

隨著信息技術的發(fā)展，計算機作為一種新的工具，已經(jīng)對社會產(chǎn)生了巨大的影響。新的工具產(chǎn)生新的方法，計算機輔助工程項目管理已經(jīng)成為一種先進、可行的新方法。利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，可以大大提高信息溝通和數(shù)據(jù)采集的效率，可以把大量紛雜的信息進行有序的組織。新的工具也帶來了新的思想。建立在計算機網(wǎng)絡世界基礎上的過程重建、學習型組織、知識管理等新思想紛紛被應用到實踐中。

然而，對計算機的誤解，導致了在計算機管理方面付出了代價。計算機管理系統(tǒng)的特點是“高投入、高風險、高效益”。由于信息技術的發(fā)展很快，每個大型企業(yè)，每年在信息系統(tǒng)建設上的投資都不小。信息系統(tǒng)建設的風險很大，無論在國外還是國內(nèi)，失敗率（沒有達到預期的目標）都很高。咎其原因，當代管理大師德魯克作了精辟的分析：“自從新的數(shù)據(jù)處理工具在30或40年前首次出現(xiàn)以來，企業(yè)人士就要么夸大要么低估組織中信息的重要性。我們－也包括我本人－夸大了信息的可能性，以為計算機產(chǎn)生的“經(jīng)營模式”可以決策，也許甚至可以運行企業(yè)的大部分工作。然而，我們也大大低估了新的工具；在這些工具中，我們看到經(jīng)理人員已經(jīng)使用管理企業(yè)的更好手段”。

在工程管理方面，也存在著同樣的誤區(qū)，因此，我們應該認真地分析工程管理和計算機的特點，不寄希望于計算機系統(tǒng)可以代替我們大部分的管理工作，立足于新工具對我們工作的改進，逐步使用戶接受和產(chǎn)生新的思想。

一、工程項目管理的難點

1.溝通：從一般意義上講，業(yè)主對工程項目最關心的是進度、投資、質(zhì)量和合同，其實，最首要的是信息的溝通問題。由于工程管理涉及的單位和部門眾多，傳統(tǒng)的方法如開會、發(fā)文等方式，信息傳遞的效率很低，應該說大部分的問題，首先出在溝通方面。

2.數(shù)據(jù)：工程項目的有關進度、投資、質(zhì)量、合同等數(shù)據(jù)，量大而且不停地在變化，業(yè)主往往感覺難于把握，能夠隨時掌握動態(tài)的數(shù)據(jù)并進行匯總，更顯得十分困難。

3.文檔：工程的圖紙、文件、資料等文檔，量大而且一般以紙面的形式保存，查找和保存起來非常困難。往往隨著工程的進展，很多寶貴的資料就不知丟到了哪里，后人要做大量的重復工作，資源的浪費十分嚴重。

二、計算機管理的要求

1.電子化：計算機作為一種工具，首先要求人們的工作電子化。數(shù)據(jù)要存儲在數(shù)據(jù)庫中，文檔要用Office等軟件書寫，圖紙要用CAD等軟件繪制，紙面的東西要掃描成圖象文件等。只有進行了電子化，計算機才可能幫助大家來進行管理。

2.網(wǎng)絡化：只有在網(wǎng)絡化環(huán)境，計算機才能發(fā)揮無窮的魅力。網(wǎng)絡下，用戶可以方便地溝通、共享數(shù)據(jù)和文檔等。沒有網(wǎng)絡，往往就是信息孤島。當今美國的經(jīng)濟奇跡，就主要得宜于Internet的出現(xiàn)。

3.業(yè)務化：計算機是個0和1的工具，能夠讓它發(fā)揮作用，必須和具體的業(yè)務和管理相結(jié)合，不同的行業(yè)和領域，軟件就不同，起到的作用也不同，因此，管理系統(tǒng)都是十分專業(yè)的。同時，管理系統(tǒng)也和管理的模式緊密聯(lián)系在一起。

4.規(guī)范化：計算機要求業(yè)務管理必須是規(guī)范化的，包括輸入到計算機中的用語、業(yè)務管理的流程等，否則，計算機無法處理零亂的數(shù)據(jù)，零亂的數(shù)據(jù)存儲在計算機系統(tǒng)中，只是垃圾數(shù)據(jù)，沒有任何的作用。

三、影響信息系統(tǒng)建設的因素

1.管理模式：國外通過多年對信息系統(tǒng)建設成敗的研究發(fā)現(xiàn)，管理模式是最主要的原因。工業(yè)時代建立的以專業(yè)分工為主的管理模式，在信息社會，變得反應十分遲緩，弊端越來越明顯。項目的管理和企業(yè)的運營，需要設計、技術、施工、設備、物資、運營、財務、市場等部門的密切配合，然而由于部門的堡壘，往往使信息難于順暢流動。在這樣的管理模式下，建立信息系統(tǒng)，成功的可能性很小。進入90年代，國外的企業(yè)紛紛把管理模式從部門管理轉(zhuǎn)向過程管理。ISO9000、過程重建（BPR）、知識管理（KM）等新的管理理念，在企業(yè)中大面積的應用。國內(nèi)有一些高速發(fā)展的新型企業(yè)，也在積極實踐這些新的管理模式。過程管理模式，需要利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，打破部門的界限，按照重新設計的工作流程，建立企業(yè)網(wǎng)絡化的工作模式。當然，由于受國情等多種因素的限制，國內(nèi)企業(yè)不可能完全照搬國外的模式，但如果要開創(chuàng)新的管理模式，國外很多成功的經(jīng)驗和觀念，是值得借鑒的。

2.人員素質(zhì)：企業(yè)的經(jīng)營管理是以人為本的，員工的觀念和素質(zhì)，直接影響著管理模式的采用。信息系統(tǒng)更是如此，如果不經(jīng)過長期耐心的培訓，員工的計算機應用水平就很難提高，對很多新的觀念就不可能接受。很多系統(tǒng)，軟件開發(fā)得很好，可就是用不起來，原因就是軟件開發(fā)商和企業(yè)對這方面沒有充分認識。

3.企業(yè)文化：成功的計算機系統(tǒng)，經(jīng)過幾年的建設，往往變成了企業(yè)文化的重要組成部分。信息對于企業(yè)來講，只是基礎的原料，知識才是企業(yè)的競爭資本。一個企業(yè)，有沒有對知識的重視，也構(gòu)成了信息系統(tǒng)成敗的重要因素。知識存在于專家的頭腦中，信息系統(tǒng)生存的基礎是知識的共享和重復使用。舉個例子，在工程建設中，產(chǎn)生的大量有關設備的信息，在今后運營期設備維護過程中，有重要的重復使用價值。這些信息如果不被專家組織放到計算機系統(tǒng)中，在運營維護時，又要投入資金去建設。企業(yè)中大量前人留下的寶貴經(jīng)驗，或者堆在檔案室無法利用，或者隨著專家的離去而帶走。

4.對信息系統(tǒng)的認識：由于信息技術是十分專業(yè)的領域，發(fā)展又非常迅猛，新的概念和技術層出不窮，企業(yè)的領導和廣大的用戶比較難于把握。用戶往往是站在自己部門工作的角度，提出模糊的需求。然而，由于計算機系統(tǒng)是一個整體，各部門之間必然有大量的信息需要交換和共享，因此，要根據(jù)業(yè)務的需求，提出整體的框架，在整體的框架下，解決用戶具體的需求。如果不能達成對整體框架的共識，參與的部門存在很多不同的看法，系統(tǒng)就很難建設，工作很難推進。

四、項目管理系統(tǒng)的地位

企業(yè)的信息系統(tǒng)，基本上都由以下四部分組成：

1.辦公信息系統(tǒng)：辦公信息系統(tǒng)主要用于提高日常辦公事務的效率，內(nèi)容包括領導信息查詢、公文管理、會議管理、公司公告板、電子郵件等。

2.企業(yè)資源系統(tǒng)：企業(yè)資源系統(tǒng)是以財務管理為核心，以市場為導向，對企業(yè)經(jīng)營活動所需的人、財、物等資源進行管理的計算機系統(tǒng)。

3.過程控制系統(tǒng)：過程控制系統(tǒng)是項目投入運營后，需要建立的配套系統(tǒng)，其中包括過程機控制、集成制造等。

4.項目管理系統(tǒng)：項目管理系統(tǒng)是完成項目建設、運營后的維護和技術改造等需要的管理系統(tǒng)。項目管理系統(tǒng)的特點是以特定的項目為目標，與日常的辦公、管理和運營系統(tǒng)有緊密的聯(lián)系。

以上四個系統(tǒng)是緊密聯(lián)系的，辦公信息系統(tǒng)供企業(yè)的領導層決策使用的，其它系統(tǒng)的綜合信息，要通過辦公系統(tǒng)，提供給企業(yè)的領導。各系統(tǒng)之間，必然有大量的數(shù)據(jù)需要交換和共享，因此，整個系統(tǒng)應該是完整和集成的。

項目管理系統(tǒng)是在項目建設期就要著手建設的，它是整個系統(tǒng)建設的起點和突破口。項目管理是一個全生命周期的過程，包括設計、施工、制造、安裝、調(diào)試、運營等過程，涉及辦公、合同、財務、設備、物資、計劃等環(huán)節(jié)，是一個需要企業(yè)各部門密切配合的系統(tǒng)工程。項目管理系統(tǒng)不僅要解決工程建設的進度、質(zhì)量、投資控制，還要解決設計管理、設備管理、材料管理、圖紙文檔管理等工作，又要考慮和運營管理相銜接，是一個集成的系統(tǒng)，數(shù)據(jù)的交換需要聯(lián)動性，比如，出現(xiàn)設計變更，就要在合同、工程、設備、材料、財務等子系統(tǒng)中自動反映。

這個系統(tǒng)相對比較復雜，有一定難度，需要對項目管理業(yè)務比較熟悉、有項目管理系統(tǒng)建設經(jīng)驗的單位來幫助建設。這個系統(tǒng)如果建設好，整個企業(yè)信息系統(tǒng)的基礎就打好了，到運營期，大量的基礎數(shù)據(jù)已經(jīng)具備，只要根據(jù)運營的特點，完善就可以了，這樣可以大大降低整個系統(tǒng)的投入，實現(xiàn)資源的共享。比如，設備管理系統(tǒng)，在建設期，設備清單、零件清單、設備圖紙、設備技術參數(shù)、設備安裝精度表、設備價格、安裝預算等信息已經(jīng)產(chǎn)生，設備管理數(shù)據(jù)庫的基礎信息具備了，今后主要根據(jù)點檢、定修、大修對設備最新狀態(tài)進行跟蹤、補充進新的數(shù)據(jù)就行了。

五、項目管理系統(tǒng)的解決方案

1.計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)（Network）：建立計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)和配備服務器和網(wǎng)絡工作站等硬件環(huán)境，是項目管理系統(tǒng)必不可少的物質(zhì)條件。

2.信息溝通系統(tǒng)(Communication)：采用先進的Intranet模式，建立信息溝通系統(tǒng)。為相關的部門和人員配備電子郵箱，利用電子公告板、會議管理系統(tǒng)等共享信息系統(tǒng)，提供有效的信息溝通。制定標準的文件交換格式和數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)，方便地進行數(shù)據(jù)和文件的交換。

3.電子文檔管理系統(tǒng)(Document)：圖紙、文件、資料等文檔，采用集中管理的方式，進行有序地組織，實現(xiàn)充分的共享和重復使用。

4.項目數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(Data)：對與項目有關的數(shù)據(jù)和與數(shù)據(jù)有關的過程，進行有效地管理。項目數(shù)據(jù)采用集中與分布式相結(jié)合的方法，建立中央項目數(shù)據(jù)庫和各項目部門分布數(shù)據(jù)庫。過程管理主要按照ISO9000的要求，管理好數(shù)據(jù)流動的過程，并與信息溝通系統(tǒng)和文檔管理進行有效地接口。項目數(shù)據(jù)管理的基礎工作是進行合理的工程分解和編碼。設備系統(tǒng)要分解到零件，土建要分解到工序，在此基礎上，實現(xiàn)進度、投資、質(zhì)量和合同管理的有機統(tǒng)一，同時要滿足單項管理的特點。