深圳OA功能設計之采購預計進貨報表（二）

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在上篇文章中，筆者闡述了采購預計進貨表有關查詢條件以及權限的設計原則。在這篇文章中，筆者將繼續(xù)接著這個話題，談談如何設計預計進貨表中的相關字段。出于篇幅的限制，這里不會對每個字段都作說明，只是對一些在設計過程中，比較具有“挑戰(zhàn)性”的內容進行敘述?；蛟S，大家也可以從筆者的經(jīng)理中，受到一些啟發(fā)。

一、預計進貨表本身內容的過濾。

預計進貨表在生成的時候，除了需要符合上面查詢條件所傳遞過來的參數(shù)之外，還必須符合其本身的一些過濾條件。

1、不顯示已經(jīng)結束了的采購單的內容，包括正常收完貨結束的，又或者中途指定結束的。所以，在項目實施的時候，需要實施顧問提醒用戶，務必在進貨單作業(yè)的時候，關聯(lián)到特定的采購單。因為只有如此，在進貨單審核的時候，才能夠更新對應的采購訂單的交貨數(shù)量。而采購訂單本身也才能夠根據(jù)這個交貨數(shù)量與采購數(shù)量進行對比，看看采購單是否已經(jīng)收貨完畢。另外，若采購訂單中途遇到一些意外情況，如銷售訂單變更等等，不需要采購的，需要即時通過“指定結束”功能，把采購訂單手工的指定結束掉。以前我在項目實施的時候，企業(yè)用戶還經(jīng)常會碰到一個尾數(shù)的問題。如企業(yè)在采購的時候，可能需要999套產品，但是，把損耗率考慮在內的話，則需要1001套。但是，供應商由于生產上的限制，只給企業(yè)生產了1000套。一般情況下，企業(yè)也是允許的。但是，在采購訂單中，由于還有1套的尾數(shù)，所以，采購訂單就沒有結束，此時，在生成的采購預計進貨表中，就會時刻有這條采購記錄。有個客戶，一個月下來沒有清理這些尾數(shù)的采購記錄，在生成的預計進貨表中，這種尾數(shù)記錄的采購訂單，竟然達50條記錄。這就使得預計進貨表本身的內容變得非常的龐大，對于后續(xù)采購訂單的追蹤會有不利的影響。總之，遇到這種情況的話，實施顧問一定要建議用戶及時的把這些尾數(shù)的采購訂單指定結束掉。

2、沒有審核的采購訂單在這里不會顯示。采購預計進貨表，顯示的內容是已經(jīng)給供應商下單了，但是還沒有收到供應商貨或者收的不齊的采購記錄。所以，沒有審核的采購訂單在這里當然不會顯示。這在設計的時候不會有什么難度，難就難在項目實施上。筆者以前實施項目的時候，有些企業(yè)雖然采購訂單已經(jīng)發(fā)給供應商了，但是，采購訂單卻沒有及時審核。這主要是因為可能價格等某些關鍵因素還沒確定，但是，生產部門又及時要貨，雖然，只好先把采購訂單發(fā)給供應商，等到采購價格確定之后，再審核采購單。如此操作的話，系統(tǒng)就會認為這張沒有審核的采購訂單還沒有發(fā)個供應商，所以，在采購預計進貨表中就找不到這張采購訂單。故在跟實施顧問講解這份表的使用方法的時候，筆者特別強調了這個實際工作中經(jīng)常遇到的問題。其實，這可以通過采購訂單變更單或者其他折中的方法來處理價格不確定的采購問題。

二、表之間的關聯(lián)處理。

有時候，企業(yè)采購員不僅需要知道，還有哪些采購單沒有收齊貨，同時，他們也需要知道，已經(jīng)收了部分貨的，是什么時候收的，進貨單號是多少。若能夠提供這些比較詳細的信息，這就可以省去采購員不少查詢的麻煩。而且，當采購員覺得這份報表有錯誤的時候，也可以方便的找到到底是哪張進貨單出現(xiàn)了錯誤。

所以，筆者在設計采購預計進貨單的時候，考慮到了這方面的需要，所以，在進貨單中利用LEFT關鍵詞，進行了采購訂單與進貨單之間的關聯(lián)。如此關聯(lián)之后，就會在采購預計進貨表中顯示進貨單的信息。

不過，不一定所有的企業(yè)都需要這么齊全的信息，所以，具體需要顯示哪些字段，可以在報表管理器中進行自定義，讓報表只顯示出自己所希望看到的信息。甚至在同一個系統(tǒng)中，可以按不同用戶的需求，定義自己喜歡的格式。如作為生產用戶，他們可能只需要采購單的預計進貨信息即可，而不需要相關的進貨單信息;而采購用戶的話，需要在采購預計進貨報表中顯示進貨單的信息。在系統(tǒng)配置中，可以針對具體的用戶配置相關的報表格式。如此，只要哪個用戶進去，就可以看到自己所想要看到的報表格式。不過，要實現(xiàn)這個目的，就是配置起來要麻煩一點，要針對不用的用戶進行配置。

三、排序方式的選擇。

產生的報表中，默認按什么方式進行排序呢?這也是需要一個好好考慮的問題，因為我們系統(tǒng)設計的目標，就是讓大部分用戶能夠一拿到這套系統(tǒng)就可以用，或者說，不需要經(jīng)過太過復雜的配置。為此，我們收集了很多客戶的需要，看看他們比較傾向于怎么排序。最后確定分別按如下信息進行排序。

第一個排序字段：供應商編號。當某個采購員希望看到自己所負責供應商的預計進貨信息的時候，只需要輸入自己的用戶名稱，就可以找到自己所希望看到的內容。但是，這往往有很多供應商。為此，采購預計進貨表若有多個供應商的情況下，則就會根據(jù)供應商編碼進行升序排列。注意，這是根據(jù)供應商的編碼，而不是根據(jù)供應商的名稱。有時候，這兩者還是有比較大的區(qū)別。

第二個排序字段：預計交貨日期。同一個供應商中，也會有很多條未交貨信息。這些信息該如何排列呢?筆者默認情況下，把它設置為按“預計交貨日”升序排列。也就是說，離交貨日越近的采購記錄，會顯示在越上面，這就方便用戶按到期日來進行貨物追蹤。

但是，這里又遇到了另外一個問題。有些企業(yè)，在這里喜歡按采購訂單進行排序。這兩個排序方法最后顯示的結果是有差異的，因為一張采購單中可能有多個采購項目，而他們的交貨期可能有所不同。若簡單的按預計交貨日進行能夠排序的話，雖然可以顯示材料的緊急程度，但是，對于采購員來說，反而不容易追蹤。因為在實際工作中，他們不習慣說“我什么時候要交的什么什么貨，什么時候可以到?”，而是喜歡說“我上次下給你的訂單，什么材料你答應的交貨日期是什么時候，能不能按時交貨呀?”。這主要是因為同一筆材料不同的采購訂單可能有不同的交期，而且，只跟供應商提供材料與交貨日期信息，對方也很難查詢。而若告訴對方采購訂單與其中的具體項目，則對方反而可以在最短時間內定位到相關的信息，然后進行反饋。

眾口難調呀，沒辦法，我只好在報表管理器中添加了“排序自定義”功能。當用戶不習慣把預計交貨日期放在第二位進行排序的話，則可以選擇自己喜歡的字段，如采購訂單號碼，來作為第二個排序字段。而且，不同的排序方法也可以根據(jù)不同的用戶來進行自定義。

四、反應檢驗的相關信息。

若把檢驗流程也考慮進去的話，則報表設計就比較麻煩了。如現(xiàn)在供應商送來了1000套材料，但是由于檢驗的延時，還沒有及時入庫。如此的話，又該如何處理呢?

為此，筆者也讓事實顧問收集了一些客戶的需求，基本上有兩種意見。

一種是先入庫再檢驗。也就是說，由于檢驗可能需要花比較長的時間等原因，他們收到供應商的貨物的時候，倉庫部門只是點收數(shù)量，數(shù)量點收準確后就直接入庫了。入庫之后，再有質量部門對這筆貨物進行檢驗。這跟上面的處理方式一樣。

第二種是先檢驗后入庫。也就是說，供應商送來的貨，需要質量部門進行檢驗，檢驗合格之后，才能夠入庫。這中間的話，一般會有幾個小時的時間差，一般來說，當天的貨當天都要檢驗完畢。所以，遇到這種情況，若不在采購預計進貨表中反應檢驗信息的話，可能就說不過去了。因為可能明天要到的貨，供應商今天早上就送過來了;只是因為檢驗需要時間，耽擱了其入庫的時間。而采購員從采購預計進貨表中，可能就看不到這筆貨的進貨信息，就給供應商打電話詢問，但是實際上這筆貨物已經(jīng)到了公司，這就會鬧笑話了。所以，在采購預計進貨表最后定稿過程中，還是把檢驗的相關信息加入到了預計進貨表中。當然，這個前期，就是要提醒企業(yè)用戶，在做檢驗流程的相關作業(yè)時，要注意跟采購訂單之間的關聯(lián)。（IT專家網(wǎng)）