庫存管理系統(tǒng)
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倉庫帳、物、卡不相符問題的剖析及解決
【案例描述】項目組進(jìn)駐虹銘調(diào)研時，圣博老師對倉庫帳、物進(jìn)行了抽查，一共抽查了5種物料，就有3種物料不相符，相關(guān)數(shù)據(jù)如下表：
【問題背景】圣博老師在倉庫現(xiàn)場調(diào)研了解到，倉庫物料擺放零亂，非常不整齊，有的物料隨便用一張廢紙做為標(biāo)識卡，更多的是無物料卡。而且倉庫區(qū)域混亂，倉管找物料完全憑記憶和經(jīng)驗，要經(jīng)過長時間的尋找，才能找到物料，嚴(yán)重影響了正常工作開展。倉庫由于今年（2010年）4月初才正式設(shè)定倉管員，倉庫管理的各項制度不完善，倉庫管理架構(gòu)不明確，倉庫的直接上級能力不足，倉管員的責(zé)任心不足。比如客戶送來加工的紙張多，占用大量倉庫空間，影響倉庫的正常分區(qū)和擺放，影響物料的查找與正常發(fā)放，而倉管員視而不見。倉管員平時忙于收貨發(fā)料，很多材料帳沒有及時登記，后來憑記憶去補(bǔ)做帳，所以帳目漏記、錯記現(xiàn)象十分普遍。
【癥結(jié)分析】倉庫管理制度不健全，車間物料員領(lǐng)料經(jīng)常不開單，隨便拿。倉庫鑰匙除了倉管外，門衛(wèi)也有，本來是為了方便倉管不在時生產(chǎn)部門可以領(lǐng)料不影響生產(chǎn)，但是卻變成了車間物料員自己到倉庫里面去拿，想拿多少就拿多少，也不用審批，自己開個單就是，用剩的物料自行放回倉庫。倉管員工作責(zé)任心不強(qiáng)，貪圖方便，對車間物料的領(lǐng)取沒有認(rèn)真進(jìn)行控制，倉管員借口平時工作很忙，沒有將收入的物料及時進(jìn)行入帳，相關(guān)單據(jù)積壓多日不進(jìn)行帳務(wù)處理。倉庫記帳方式也不正確，沒有進(jìn)、銷、存帳務(wù)處理概念，倉管員平時只記收入帳，而發(fā)出物料由于平時根本沒有去管控，《領(lǐng)料單》不全，故記帳也是憑記憶。每次盤點后出現(xiàn)帳物不符的情況多，倉管對此沒有認(rèn)真對待，沒有及時找出不符的原因和對策，到月底盤點時倉管按實盤數(shù)倒推出發(fā)該月總發(fā)出數(shù)，將帳一次性調(diào)平，將所有的盤盈盤虧問題全部掩蓋。在倉庫帳務(wù)處理方面，財務(wù)對倉庫數(shù)據(jù)根本沒有進(jìn)行監(jiān)控，基本上沒有發(fā)揮財務(wù)對倉庫應(yīng)有的監(jiān)控職能，雖然也知道倉庫數(shù)據(jù)混亂，但不知道如何去監(jiān)控及協(xié)助倉庫改善工作。
【問題處理】從抽查的數(shù)據(jù)來看，帳物相符率僅為40%，表明倉庫的管理已是非?；靵y，因此圣博老師根據(jù)企業(yè)實際情況制定了倉庫整頓方案，重新調(diào)整了倉庫組織架構(gòu)及各倉管的分工，按照物料種類將倉庫劃分為原材料倉、半成品倉、成品倉、包材倉、低值易耗品倉，明確每個倉管的職責(zé)后，又將倉庫區(qū)域進(jìn)行劃分，開始了轟轟烈烈的倉庫整理、盤點工作，經(jīng)過整整兩個月的整理，倉庫的物料標(biāo)識卡掛起了、臺帳建立了，項目組趁熱打鐵推行了《倉庫管理制度》、《進(jìn)料作業(yè)流程》、《退料作業(yè)流程》、《領(lǐng)料作業(yè)流程》、《成品進(jìn)倉作業(yè)流程》、《成品出倉作業(yè)流程》、《帳務(wù)處理制度》等流程、制度對倉庫物料以及帳務(wù)處理進(jìn)行了規(guī)范。在運(yùn)行的過程中，圣博老師考慮到倉管員既要自己動手整理倉庫，又要忙于收料、備料、發(fā)料、工作量非常大、經(jīng)常加班到晚上10點多，因此項目組又成立了收料組，由收料組根據(jù)《采購訂單》或《物料請購單》負(fù)責(zé)收料，在接到供應(yīng)商的《送貨單》后，收料組要根據(jù)《采購訂單》或《物料請購單》對物料進(jìn)行核對無誤后，填制《報檢通知單》交來料品管進(jìn)行檢驗，檢驗合格后收料組將經(jīng)檢驗后的物料同《檢驗報告》一起移交給對應(yīng)的倉管員開具《材料進(jìn)倉單》進(jìn)倉、入帳，同時由責(zé)任倉管員將《材料進(jìn)倉單》一聯(lián)傳至采購部轉(zhuǎn)供應(yīng)商作為對帳及付款依據(jù)，一聯(lián)傳至財務(wù)部作為同供應(yīng)商對帳和核算成本的原始依據(jù)。這樣就理順了采購、倉庫、供應(yīng)商、財務(wù)之間的關(guān)系、同時也建立了三方制約的關(guān)系、保證了倉庫帳、物、卡相符率穩(wěn)步上升。這時項目組適時推出《盤點管理制度》，要求財務(wù)部會同稽核小組、物控員定期或不定期對倉庫進(jìn)行盤點，材料倉庫帳物卡準(zhǔn)確率甚至達(dá)到99.95%，在（2010年）10月份時虹銘請廣州某會計師事務(wù)所對公司的財產(chǎn)進(jìn)核查，倉庫帳物卡準(zhǔn)確率達(dá)到98%以上，最后一次性通過資產(chǎn)清查。
收料組在收料時如有不合格物料或超出《采購單》或《物料請購單》的物料當(dāng)即退回供應(yīng)商，否則在《材料進(jìn)倉單》中注明為“供應(yīng)免費(fèi)送貨，不予計價”字樣，這樣就制止了供應(yīng)商多送物料造庫存積壓的現(xiàn)象。倉庫管理基礎(chǔ)建立后，圣博老師推行了《領(lǐng)料作業(yè)流程》、《退料作業(yè)流程》，規(guī)定必須按單領(lǐng)料，按規(guī)定時間領(lǐng)料。明確必須憑經(jīng)審批有效的《領(lǐng)料單》進(jìn)行領(lǐng)料，同時又將生產(chǎn)車間的物料領(lǐng)用時間進(jìn)行規(guī)定，明確了發(fā)料時間。但習(xí)慣是需要時間和事件的刺激才會改掉的，在6月時幾次出現(xiàn)生產(chǎn)車間的物料員私自進(jìn)倉拿物料，導(dǎo)致倉庫帳物卡不準(zhǔn)確以及物料丟失的現(xiàn)象，項目組老師同企業(yè)老板討論后決定對倉庫實行分倉圍網(wǎng)封閉管理，同時將倉管員的辦公位置從公司辦公室移至自已所負(fù)責(zé)的倉庫門口，起到了監(jiān)督、保管物料的作用，同時與倉管員達(dá)成物料丟失要求倉管員賠償?shù)膮f(xié)議，對于每月盤點后的帳、物、卡相符率達(dá)到規(guī)定比率的給予獎勵，低于規(guī)定比率的要對責(zé)任倉管員進(jìn)行罰款，極大地調(diào)動了倉管員的積極性。到6月下旬，項目組針對倉庫運(yùn)作逐漸走上正規(guī)后，要求倉庫開始建立電腦帳，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，使資源共享，但考慮每個倉管配備一臺電腦會增加管理費(fèi)用，同時會增加倉管員的工作量，結(jié)果可能導(dǎo)致備料和做帳都不仔細(xì)認(rèn)真，出現(xiàn)錯誤導(dǎo)致車間產(chǎn)生返工或報廢。項目組經(jīng)過計算成本后，決定在倉庫設(shè)立統(tǒng)計員，負(fù)責(zé)把各倉當(dāng)天收、發(fā)、存相關(guān)數(shù)據(jù)錄入電腦，建立電腦帳，同時也負(fù)責(zé)單據(jù)的相關(guān)傳遞工作，使庫存信息能及時共享，對相關(guān)部門工作開展起了很大的幫助作用。針對倉庫的專業(yè)知識不足，項目組老師起草編制了《倉庫管理知識培訓(xùn)系列教材》和《帳務(wù)處理知識培訓(xùn)系列教材》，為倉庫管理正規(guī)化奠定了基礎(chǔ)。
【總結(jié)與反思】★物料就是錢，物化了的錢，倉庫就是放錢的口袋。錢放在家里不能增值，錢要通過使用或投資流動起來，才能產(chǎn)生價值?！镓?zé)任心，是一種工作心態(tài)，也是一種工作作風(fēng)，責(zé)任心主要取決于人員的素質(zhì)及工作環(huán)境的熏陶。倉管員是倉庫的管家，權(quán)力小但責(zé)任大?！锩總€倉管員在每日工作結(jié)束時，進(jìn)行當(dāng)天相關(guān)賬物的自我確認(rèn)和核查，確保賬目的準(zhǔn)確，找出不足、及時改進(jìn)，做到“日清日結(jié)”，工作才能做“日清日高”。
【問題背景】圣博老師在倉庫現(xiàn)場調(diào)研了解到，倉庫物料擺放零亂，非常不整齊，有的物料隨便用一張廢紙做為標(biāo)識卡，更多的是無物料卡。而且倉庫區(qū)域混亂，倉管找物料完全憑記憶和經(jīng)驗，要經(jīng)過長時間的尋找，才能找到物料，嚴(yán)重影響了正常工作開展。倉庫由于今年（2010年）4月初才正式設(shè)定倉管員，倉庫管理的各項制度不完善，倉庫管理架構(gòu)不明確，倉庫的直接上級能力不足，倉管員的責(zé)任心不足。比如客戶送來加工的紙張多，占用大量倉庫空間，影響倉庫的正常分區(qū)和擺放，影響物料的查找與正常發(fā)放，而倉管員視而不見。倉管員平時忙于收貨發(fā)料，很多材料帳沒有及時登記，后來憑記憶去補(bǔ)做帳，所以帳目漏記、錯記現(xiàn)象十分普遍。
【癥結(jié)分析】倉庫管理制度不健全，車間物料員領(lǐng)料經(jīng)常不開單，隨便拿。倉庫鑰匙除了倉管外，門衛(wèi)也有，本來是為了方便倉管不在時生產(chǎn)部門可以領(lǐng)料不影響生產(chǎn)，但是卻變成了車間物料員自己到倉庫里面去拿，想拿多少就拿多少，也不用審批，自己開個單就是，用剩的物料自行放回倉庫。倉管員工作責(zé)任心不強(qiáng)，貪圖方便，對車間物料的領(lǐng)取沒有認(rèn)真進(jìn)行控制，倉管員借口平時工作很忙，沒有將收入的物料及時進(jìn)行入帳，相關(guān)單據(jù)積壓多日不進(jìn)行帳務(wù)處理。倉庫記帳方式也不正確，沒有進(jìn)、銷、存帳務(wù)處理概念，倉管員平時只記收入帳，而發(fā)出物料由于平時根本沒有去管控，《領(lǐng)料單》不全，故記帳也是憑記憶。每次盤點后出現(xiàn)帳物不符的情況多，倉管對此沒有認(rèn)真對待，沒有及時找出不符的原因和對策，到月底盤點時倉管按實盤數(shù)倒推出發(fā)該月總發(fā)出數(shù)，將帳一次性調(diào)平，將所有的盤盈盤虧問題全部掩蓋。在倉庫帳務(wù)處理方面，財務(wù)對倉庫數(shù)據(jù)根本沒有進(jìn)行監(jiān)控，基本上沒有發(fā)揮財務(wù)對倉庫應(yīng)有的監(jiān)控職能，雖然也知道倉庫數(shù)據(jù)混亂，但不知道如何去監(jiān)控及協(xié)助倉庫改善工作。
【問題處理】從抽查的數(shù)據(jù)來看，帳物相符率僅為40%，表明倉庫的管理已是非?；靵y，因此圣博老師根據(jù)企業(yè)實際情況制定了倉庫整頓方案，重新調(diào)整了倉庫組織架構(gòu)及各倉管的分工，按照物料種類將倉庫劃分為原材料倉、半成品倉、成品倉、包材倉、低值易耗品倉，明確每個倉管的職責(zé)后，又將倉庫區(qū)域進(jìn)行劃分，開始了轟轟烈烈的倉庫整理、盤點工作，經(jīng)過整整兩個月的整理，倉庫的物料標(biāo)識卡掛起了、臺帳建立了，項目組趁熱打鐵推行了《倉庫管理制度》、《進(jìn)料作業(yè)流程》、《退料作業(yè)流程》、《領(lǐng)料作業(yè)流程》、《成品進(jìn)倉作業(yè)流程》、《成品出倉作業(yè)流程》、《帳務(wù)處理制度》等流程、制度對倉庫物料以及帳務(wù)處理進(jìn)行了規(guī)范。在運(yùn)行的過程中，圣博老師考慮到倉管員既要自己動手整理倉庫，又要忙于收料、備料、發(fā)料、工作量非常大、經(jīng)常加班到晚上10點多，因此項目組又成立了收料組，由收料組根據(jù)《采購訂單》或《物料請購單》負(fù)責(zé)收料，在接到供應(yīng)商的《送貨單》后，收料組要根據(jù)《采購訂單》或《物料請購單》對物料進(jìn)行核對無誤后，填制《報檢通知單》交來料品管進(jìn)行檢驗，檢驗合格后收料組將經(jīng)檢驗后的物料同《檢驗報告》一起移交給對應(yīng)的倉管員開具《材料進(jìn)倉單》進(jìn)倉、入帳，同時由責(zé)任倉管員將《材料進(jìn)倉單》一聯(lián)傳至采購部轉(zhuǎn)供應(yīng)商作為對帳及付款依據(jù)，一聯(lián)傳至財務(wù)部作為同供應(yīng)商對帳和核算成本的原始依據(jù)。這樣就理順了采購、倉庫、供應(yīng)商、財務(wù)之間的關(guān)系、同時也建立了三方制約的關(guān)系、保證了倉庫帳、物、卡相符率穩(wěn)步上升。這時項目組適時推出《盤點管理制度》，要求財務(wù)部會同稽核小組、物控員定期或不定期對倉庫進(jìn)行盤點，材料倉庫帳物卡準(zhǔn)確率甚至達(dá)到99.95%，在（2010年）10月份時虹銘請廣州某會計師事務(wù)所對公司的財產(chǎn)進(jìn)核查，倉庫帳物卡準(zhǔn)確率達(dá)到98%以上，最后一次性通過資產(chǎn)清查。
收料組在收料時如有不合格物料或超出《采購單》或《物料請購單》的物料當(dāng)即退回供應(yīng)商，否則在《材料進(jìn)倉單》中注明為“供應(yīng)免費(fèi)送貨，不予計價”字樣，這樣就制止了供應(yīng)商多送物料造庫存積壓的現(xiàn)象。倉庫管理基礎(chǔ)建立后，圣博老師推行了《領(lǐng)料作業(yè)流程》、《退料作業(yè)流程》，規(guī)定必須按單領(lǐng)料，按規(guī)定時間領(lǐng)料。明確必須憑經(jīng)審批有效的《領(lǐng)料單》進(jìn)行領(lǐng)料，同時又將生產(chǎn)車間的物料領(lǐng)用時間進(jìn)行規(guī)定，明確了發(fā)料時間。但習(xí)慣是需要時間和事件的刺激才會改掉的，在6月時幾次出現(xiàn)生產(chǎn)車間的物料員私自進(jìn)倉拿物料，導(dǎo)致倉庫帳物卡不準(zhǔn)確以及物料丟失的現(xiàn)象，項目組老師同企業(yè)老板討論后決定對倉庫實行分倉圍網(wǎng)封閉管理，同時將倉管員的辦公位置從公司辦公室移至自已所負(fù)責(zé)的倉庫門口，起到了監(jiān)督、保管物料的作用，同時與倉管員達(dá)成物料丟失要求倉管員賠償?shù)膮f(xié)議，對于每月盤點后的帳、物、卡相符率達(dá)到規(guī)定比率的給予獎勵，低于規(guī)定比率的要對責(zé)任倉管員進(jìn)行罰款，極大地調(diào)動了倉管員的積極性。到6月下旬，項目組針對倉庫運(yùn)作逐漸走上正規(guī)后，要求倉庫開始建立電腦帳，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，使資源共享，但考慮每個倉管配備一臺電腦會增加管理費(fèi)用，同時會增加倉管員的工作量，結(jié)果可能導(dǎo)致備料和做帳都不仔細(xì)認(rèn)真，出現(xiàn)錯誤導(dǎo)致車間產(chǎn)生返工或報廢。項目組經(jīng)過計算成本后，決定在倉庫設(shè)立統(tǒng)計員，負(fù)責(zé)把各倉當(dāng)天收、發(fā)、存相關(guān)數(shù)據(jù)錄入電腦，建立電腦帳，同時也負(fù)責(zé)單據(jù)的相關(guān)傳遞工作，使庫存信息能及時共享，對相關(guān)部門工作開展起了很大的幫助作用。針對倉庫的專業(yè)知識不足，項目組老師起草編制了《倉庫管理知識培訓(xùn)系列教材》和《帳務(wù)處理知識培訓(xùn)系列教材》，為倉庫管理正規(guī)化奠定了基礎(chǔ)。
【總結(jié)與反思】★物料就是錢，物化了的錢，倉庫就是放錢的口袋。錢放在家里不能增值，錢要通過使用或投資流動起來，才能產(chǎn)生價值?！镓?zé)任心，是一種工作心態(tài)，也是一種工作作風(fēng)，責(zé)任心主要取決于人員的素質(zhì)及工作環(huán)境的熏陶。倉管員是倉庫的管家，權(quán)力小但責(zé)任大?！锩總€倉管員在每日工作結(jié)束時，進(jìn)行當(dāng)天相關(guān)賬物的自我確認(rèn)和核查，確保賬目的準(zhǔn)確，找出不足、及時改進(jìn)，做到“日清日結(jié)”，工作才能做“日清日高”。
