企業(yè)采購(gòu)控制分析

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　　采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)是指企業(yè)支付貨幣，取得物品或勞務(wù)的過程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)，是企業(yè)生存發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)應(yīng)制定采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，健全業(yè)務(wù)記錄控制系統(tǒng)，加強(qiáng)其業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵點(diǎn)的控制，實(shí)施采購(gòu)決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督。

　　一、采購(gòu)與付款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制定義

　　采購(gòu)與付款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制指為了規(guī)范企業(yè)采購(gòu)與付款行為，防范采購(gòu)與付款過程中的差錯(cuò)與舞弊，保證采購(gòu)在滿足生產(chǎn)和銷售的前提下，最大限度地降低采購(gòu)成本而采取的一系列控制措施。

　　二、采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的基本制度

　　為了充分發(fā)揮采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用，針對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)容，應(yīng)設(shè)計(jì)以下采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的基本制度。

　?。ㄒ唬┎幌嗳萋殑?wù)崗位分工制度

　　1、請(qǐng)購(gòu)與審批。企業(yè)物品采購(gòu)應(yīng)由使用部門根據(jù)其需要提出申請(qǐng)，并經(jīng)分管采購(gòu)工作的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批；

　　2、詢價(jià)與確定供應(yīng)商。企業(yè)應(yīng)由采購(gòu)部門和相關(guān)部門共同參與詢價(jià)程序并確定供應(yīng)商；

　　3、采購(gòu)合同的訂立與審計(jì)。企業(yè)應(yīng)由采購(gòu)部門下訂單或起草購(gòu)貨合同并經(jīng)授權(quán)部門或人員審核、審批或適當(dāng)審計(jì)；

　　4、采購(gòu)與驗(yàn)收。企業(yè)采購(gòu)人員不能同時(shí)擔(dān)任物品的驗(yàn)收工作；

　　5、采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄。企業(yè)采購(gòu)、驗(yàn)收與會(huì)計(jì)記錄工作職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，以保證采購(gòu)數(shù)量的真實(shí)性和采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量的合規(guī)性、采購(gòu)記錄和會(huì)計(jì)核算的正確性；

　　6、付款的審批與付款執(zhí)行。企業(yè)付款的審批人與付款的執(zhí)行人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離。

　?。ǘ┦跈?quán)審批制度

　　企業(yè)應(yīng)明確審批人對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。根據(jù)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，控制的審批要點(diǎn)主要包括：1、企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃部門一般會(huì)根據(jù)顧客訂單或者對(duì)銷售預(yù)測(cè)和存貨要求的分析來決定生產(chǎn)授權(quán)；2、企業(yè)對(duì)資本支出和租賃合同通常會(huì)特別授權(quán)，只容許特定人員提出請(qǐng)購(gòu)；3、企業(yè)對(duì)于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失；4、采購(gòu)合同的簽訂需經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批；5、采購(gòu)款項(xiàng)的支付應(yīng)經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批。

　　（三）業(yè)務(wù)記錄控制

　　為實(shí)現(xiàn)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)建立以請(qǐng)購(gòu)單、合同、驗(yàn)收單、入庫(kù)單等結(jié)算憑證為載體的業(yè)務(wù)記錄控制系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中憑證要連續(xù)編號(hào)、記錄，簽字蓋章，做到賬證、賬賬、賬表、賬實(shí)相符，并且檢查有編號(hào)簽字的憑證與記錄是否按程序要求處理，這樣可以有效防止經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的遺漏和重復(fù)，并可檢查是否存在舞弊現(xiàn)象。

　　三、采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

　　一般來說，采購(gòu)與付款的業(yè)務(wù)流程包括請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)作業(yè)、驗(yàn)收入庫(kù)、貨款結(jié)算，根據(jù)我國(guó)《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——采購(gòu)與付款（試行）》，企業(yè)至少應(yīng)加強(qiáng)對(duì)以下控制點(diǎn)的控制。

　?。ㄒ唬┱?qǐng)購(gòu)

　　提出物品和勞務(wù)的需要是采購(gòu)環(huán)節(jié)的開始，企業(yè)可以根據(jù)不同的需要制定不同的請(qǐng)購(gòu)制度。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求量比較多的原材料、零配件等物品，使用部門可根據(jù)預(yù)算、即將簽發(fā)的生產(chǎn)通知單等情況填寫請(qǐng)購(gòu)單，由采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)主管部門的人員共同參與請(qǐng)購(gòu)的審核，由本企業(yè)授權(quán)的采購(gòu)負(fù)責(zé)人審批。請(qǐng)購(gòu)單一式三聯(lián)，注明請(qǐng)購(gòu)部門，請(qǐng)購(gòu)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。重要物品或勞務(wù)的請(qǐng)購(gòu)應(yīng)當(dāng)經(jīng)過決策論證和特殊的審批程序；臨星需要的物品，通常由使用者根據(jù)實(shí)際需要直接提出，不經(jīng)采購(gòu)部門簽批。但使用者在請(qǐng)購(gòu)單上一般要解釋請(qǐng)購(gòu)目的和用途，經(jīng)使用部門主管審批，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門同意后，交采購(gòu)部門辦理采購(gòu)；緊急需求的特殊請(qǐng)購(gòu)制定特殊審批程序；特殊原因需取消請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，原請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)通知采購(gòu)部門停止采購(gòu)，采購(gòu)部門應(yīng)在原請(qǐng)購(gòu)單上加蓋“撤銷”印章，并退回給請(qǐng)購(gòu)部門。

　?。ǘ┰儍r(jià)

　　為確保價(jià)格機(jī)制透明，企業(yè)應(yīng)制定合理的詢價(jià)程序，并重點(diǎn)了解供應(yīng)商的相關(guān)情況?？刂拼胧┯校?、定期了解供應(yīng)商的基本資料，如產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)、售后服務(wù)以及供應(yīng)商的設(shè)備狀況、技術(shù)水平和財(cái)務(wù)狀況等，為企業(yè)采購(gòu)決策提供可靠信息；2、對(duì)潛在供應(yīng)商應(yīng)就其質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)狀況的可行性進(jìn)行調(diào)查；3、對(duì)于大宗和重要物品的采購(gòu)，應(yīng)建立由采購(gòu)、技術(shù)等部門參與的比質(zhì)比價(jià)體系，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)和售后服務(wù)等；4、對(duì)某些采購(gòu)可以采用招標(biāo)方式，在滿足采購(gòu)方物品質(zhì)量、送貨時(shí)間等要求的情況下，以公開方式進(jìn)行，招標(biāo)不能以價(jià)格作為惟一因素；5、對(duì)于零星物品的采購(gòu)，由于采購(gòu)量低、價(jià)格也不高，采用上述方式采購(gòu)成本會(huì)過高，一般授權(quán)直接采購(gòu)，但也應(yīng)形成由獨(dú)立的人員抽樣暗訪制度；6、就以上各因素確定目標(biāo)價(jià)格并與相關(guān)供應(yīng)商協(xié)商以達(dá)到最優(yōu)價(jià)格。

　?。ㄈ┎少?gòu)

　　詢價(jià)程序完成后，采購(gòu)部門須作出以下決定：1、根據(jù)資產(chǎn)存儲(chǔ)情況，確定采購(gòu)物品的批次和數(shù)量；2、根據(jù)詢價(jià)控制制度，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和成本最低的供應(yīng)商；3、將請(qǐng)購(gòu)單一聯(lián)退請(qǐng)購(gòu)部門，以示答復(fù)；一聯(lián)退財(cái)務(wù)部門籌備資金；一聯(lián)采購(gòu)部門作為簽訂購(gòu)銷合同的依據(jù)。

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　　采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂合同，合同必須按照采購(gòu)權(quán)限規(guī)定，由各級(jí)授權(quán)人審核同意。合同一式三聯(lián)，一份交供應(yīng)商請(qǐng)求發(fā)貨，一份由采購(gòu)部門專人保管，負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行，一份交財(cái)務(wù)部門以監(jiān)督合同的執(zhí)行。對(duì)某些采購(gòu)數(shù)量不大，不經(jīng)常采購(gòu)的物品，也可以不簽訂合同而直接購(gòu)買，以簡(jiǎn)化手續(xù)，加快進(jìn)貨速度。部分企業(yè)以訂單替代購(gòu)貨合同，訂單要素必須設(shè)計(jì)完整，一般一式三聯(lián)并連續(xù)編號(hào)。

　　（五）驗(yàn)收

　　驗(yàn)收人員根據(jù)訂單、合同等單據(jù)，對(duì)采購(gòu)物品的品種、規(guī)格、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員通過點(diǎn)數(shù)、過稱或測(cè)量等手段來檢驗(yàn)物品數(shù)量的正確性。在可能的范圍內(nèi)對(duì)物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。經(jīng)驗(yàn)收的物品，由驗(yàn)收入員出據(jù)驗(yàn)收單。保管人員根據(jù)驗(yàn)收單點(diǎn)收實(shí)物的數(shù)量和質(zhì)量并填寫入庫(kù)單，注明供應(yīng)商名稱、收貨日期、物品名稱、數(shù)量、質(zhì)量等內(nèi)容。入庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)留存，登記倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，辦理結(jié)算；一聯(lián)退回采購(gòu)部門與購(gòu)銷合同、請(qǐng)購(gòu)單核對(duì)后歸納備案。

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　　財(cái)務(wù)部門對(duì)發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單、驗(yàn)收單、入庫(kù)單以及其他有關(guān)憑證審核后，與合同進(jìn)行核對(duì)，經(jīng)企業(yè)授權(quán)人審批后向供應(yīng)商辦理結(jié)算。貨款到期后，應(yīng)及時(shí)支付，以維持企業(yè)良好的信用。采購(gòu)需預(yù)付貨款或訂金的，應(yīng)適當(dāng)授權(quán)后才能支付，并需收到供應(yīng)商的相關(guān)票據(jù)。對(duì)于企業(yè)采用賒賬方式購(gòu)買物品時(shí)，由此而形成的債務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)也必須加強(qiáng)控制。具體要求是：1、應(yīng)付賬款的入賬必須在發(fā)票等憑證經(jīng)企業(yè)授權(quán)人審批后方可入賬；2、由專門人員定期與供應(yīng)商核對(duì)賬目，如果對(duì)賬中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，分清責(zé)任，按有關(guān)規(guī)定處理，確保雙方的賬目相符；3、按雙方事先約定的條件，及時(shí)清理債務(wù)，支付欠款后，依據(jù)相關(guān)憑證，登記賬薄。

　　在實(shí)際工作中，企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的具體特點(diǎn)，不斷完善、修訂其內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序、高效運(yùn)行。