采購(gòu)管理制度【采購(gòu)制度】

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　　　　一、標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)作業(yè)程序

　　采購(gòu)作業(yè)內(nèi)容是從收到“請(qǐng)購(gòu)案件”開(kāi)始進(jìn)行分發(fā)采購(gòu)案件，由采購(gòu)經(jīng)辦人員先核對(duì)請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容，查閱“廠商資料”、“采購(gòu)記錄”及其他有關(guān)資料后，開(kāi)始辦理詢價(jià)，于報(bào)價(jià)后，整理報(bào)價(jià)資料，擬訂議價(jià)方式及各種有利條件，進(jìn)行議價(jià)，辦妥后，依核決權(quán)限，呈核訂購(gòu)。詳細(xì)作業(yè)程序及要點(diǎn)如：

　　?

　　□ 采購(gòu)作業(yè)程序及要點(diǎn)

　　二、標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)作業(yè)細(xì)則

　　□ 請(qǐng) 購(gòu)

　　第一條 請(qǐng)購(gòu)部門(mén)的劃分?

　　各項(xiàng)材料的請(qǐng)購(gòu)部門(mén)如下：?

　?。ㄒ唬┏洳牧希荷a(chǎn)管理部門(mén)

　?。ǘ╊A(yù)備材料：物料管理部門(mén)?

　?。ㄈ┓浅洳牧希?

　　1.訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)管理部門(mén)?

　　2.其他用料：使用部門(mén)或物料管理部門(mén)

　　?

　　第二條 請(qǐng)購(gòu)單的開(kāi)立、遞送?

　?。ㄒ唬┱?qǐng)購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫(kù)存情況開(kāi)立請(qǐng)購(gòu)單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)經(jīng)主管審核后依請(qǐng)購(gòu)核決權(quán)限呈核并編號(hào)（由各部門(mén)依事業(yè)部別編訂），“請(qǐng)購(gòu)單（內(nèi)購(gòu)）（外購(gòu)）”附“請(qǐng)購(gòu)案件寄送清單”送采購(gòu)部門(mén)。? （二）需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購(gòu)材料，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)以請(qǐng)購(gòu)單附表，一單多品方式，提出請(qǐng)購(gòu)。?

　?。ㄈ┚o急請(qǐng)購(gòu)時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)于“請(qǐng)購(gòu)單”“說(shuō)明欄”注明原因，并加蓋“緊急采購(gòu)”章，以急件卷宗遞送。

　?。ㄋ模┎牧蠙z驗(yàn)須待試車(chē)方能實(shí)施者，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單”上注明“試車(chē)檢驗(yàn)”及“預(yù)定試車(chē)期限”。?

　?。ㄎ澹┦鼊?wù)用品由物料管理部門(mén)按月依耗用狀況，并考慮庫(kù)存情況，填制“請(qǐng)購(gòu)單”提出請(qǐng)購(gòu)。

　　第三條 免開(kāi)請(qǐng)購(gòu)單部分?

　　（一）下列總務(wù)性物品免開(kāi)請(qǐng)購(gòu)單，并可以“總務(wù)用品申請(qǐng)單”委托總務(wù)部門(mén)辦理，但其核決權(quán)限另訂，其列舉如下：

　　1. 賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。?

　　2. 招待用品：飲料、香煙等。?

　　3. 書(shū)報(bào)（含技術(shù)性書(shū)籍及定期刊物）、名片、文具等。?

　　4. 打字、刻印、報(bào)表等。 ?

　?。ǘ┝阈遣少?gòu)及小額零星采購(gòu)材料項(xiàng)目。

　　第四條 請(qǐng)購(gòu)核決權(quán)限?

　　（一） 內(nèi)購(gòu)：

　　1. 原物料：?

　?。?） 請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1萬(wàn)元以上者，由科長(zhǎng)核決。?

　?。?） 請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1萬(wàn)元至5萬(wàn)元者，由經(jīng)理核決。?

　?。?） 請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在5萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。?

　　2.財(cái)產(chǎn)支出：?

　　（1）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在2000元以下者，由科長(zhǎng)核決。?

　?。?）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在2000元至2萬(wàn)元者，由經(jīng)理核決。?

　　（3）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在2萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。?

　　3. 總務(wù)性用品：?

　?。?）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1000元以下者，由科長(zhǎng)核決。?

　?。?）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1000元至1萬(wàn)元者，由經(jīng)理核決。?

　　（3）請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。?

　　附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)以“財(cái)產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。?

　?。ǘ┩赓?gòu)：

　　1.請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在10萬(wàn)（含）元以下者，由經(jīng)理核決。?

　　2.請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在10萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。

　　?

　　第五條 請(qǐng)購(gòu)案件的撤銷(xiāo)?

　?。ㄒ唬┱?qǐng)購(gòu)案件的撤銷(xiāo)應(yīng)立即由原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)通知采購(gòu)部門(mén)停止采購(gòu)，同時(shí)于“請(qǐng)購(gòu)單（內(nèi)購(gòu)）”或“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷(xiāo)”的戳記及注明撤銷(xiāo)原因。

　?。ǘ┎少?gòu)部門(mén)辦妥撤銷(xiāo)后，依下列規(guī)定辦理：

　　1.采購(gòu)部門(mén)于原請(qǐng)購(gòu)單加蓋“撤銷(xiāo)”章后，送回原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。?

　　2.原“請(qǐng)購(gòu)單”已送物料管理部門(mén)待辦收料時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知撤銷(xiāo)，并由物料管理部門(mén)據(jù)以將原請(qǐng)購(gòu)單退回原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。?

　　3. 原請(qǐng)購(gòu)單未能撤銷(xiāo)時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知原請(qǐng)購(gòu)部門(mén)。

　　□ 采 購(gòu)

　　第一節(jié) 一般規(guī)定

　　?

　　第六條 采購(gòu)部門(mén)的劃分?

　?。ㄒ唬﹥?nèi)購(gòu)：由國(guó)內(nèi)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理。

　?。ǘ┩赓?gòu)：由國(guó)外采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理，其進(jìn)口庶務(wù)由業(yè)務(wù)部門(mén)辦理。?

　?。ㄈ┛偨?jīng)理或經(jīng)理對(duì)于重要材料的采購(gòu)，可直接與供應(yīng)商或代理商議價(jià)。專案用料，必要時(shí)由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門(mén)協(xié)助辦理采購(gòu)作業(yè)。

　　第七條 采購(gòu)作業(yè)方式?

　　除一般采購(gòu)作業(yè)方式外，采購(gòu)部門(mén)可依材料使用及采購(gòu)特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購(gòu)：?

　　（一）集中計(jì)劃采購(gòu)：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購(gòu)較為有利者，可核定材料項(xiàng)目，通知各請(qǐng)購(gòu)部門(mén)依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)定期集中辦理采購(gòu)。?

　?。ǘ╅L(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)事先選定廠商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，呈準(zhǔn)后通知各請(qǐng)購(gòu)部門(mén)依需要提出請(qǐng)購(gòu)。

　　第八條 采購(gòu)作業(yè)處理期限?

　　采購(gòu)部門(mén)應(yīng)依采購(gòu)地區(qū)、材料特性及市場(chǎng)供需，分類制定材料采購(gòu)作業(yè)處理期限，通知各有關(guān)部門(mén)以便參考，遇有變更時(shí)，應(yīng)立即修正。

　　?

　　第二節(jié) 國(guó)內(nèi)采購(gòu)作業(yè)處理

　　?

　　第九條 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)?

　?。ㄒ唬┎少?gòu)經(jīng)辦人員接獲“請(qǐng)購(gòu)單（內(nèi)購(gòu)）”后應(yīng)依請(qǐng)購(gòu)案件的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準(zhǔn)得以電話詢價(jià)之外，另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。?

　?。ǘ┤魪S商報(bào)價(jià)的規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采?gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于“請(qǐng)購(gòu)單”上予以證明，經(jīng)主管核發(fā)后，先會(huì)使用部門(mén)或請(qǐng)購(gòu)部門(mén)簽注意見(jiàn)后呈核。

　?。ㄈ儆谫I(mǎi)賣(mài)慣例超交者（如最低采購(gòu)量超過(guò)請(qǐng)購(gòu)量），采購(gòu)經(jīng)辦人員于議價(jià)后，應(yīng)于請(qǐng)購(gòu)單“詢價(jià)記錄欄”中注明，經(jīng)主管簽認(rèn)后呈核。?

　?。ㄋ模?duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價(jià)。?

　?。ㄎ澹┎少?gòu)部門(mén)接到請(qǐng)購(gòu)部門(mén)以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購(gòu)案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價(jià)、議價(jià)，待接到請(qǐng)購(gòu)單后，按一般采購(gòu)程序優(yōu)先辦理。?

　?。?ldquo;試車(chē)檢驗(yàn)”的采購(gòu)條件，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單”注明與廠商議定的付款條件呈核。

　　?

　　第十條 呈核及核決?

　　（一）采購(gòu)經(jīng)辦人員詢價(jià)完成后，于“請(qǐng)購(gòu)單”詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂“訂購(gòu)廠商”“交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期限”經(jīng)主管審核，并依請(qǐng)購(gòu)核決權(quán)限呈核。?

　?。ǘ┎少?gòu)核決權(quán)限：

　　第十一條 訂購(gòu)?

　?。ㄒ唬┎少?gòu)經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請(qǐng)購(gòu)單”后應(yīng)以“訂購(gòu)單”向廠商訂購(gòu)，并以電話或傳真確定交貨（到貨）日期，同時(shí)要求供應(yīng)商于“送貨單”上注明“請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)”及“包裝方式”。?

　?。ǘ┤魧俜峙回浾撸少?gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單”上加蓋“分批交貨”章以資識(shí)別。?

　?。ㄈ┎少?gòu)經(jīng)辦人員使用暫借款采購(gòu)時(shí)，應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單”加蓋“暫借款采購(gòu)”章，以資識(shí)別。

　　?

　　第十二條 進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系?

　?。ㄒ唬﹪?guó)內(nèi)采購(gòu)部門(mén)應(yīng)分詢價(jià)、訂購(gòu)、交貨三個(gè)階段，以“采購(gòu)進(jìn)度控制表”控制采購(gòu)作業(yè)進(jìn)度。?

　?。ǘ┎少?gòu)經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應(yīng)填制“進(jìn)度異常反應(yīng)單”并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，依請(qǐng)購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)擬訂對(duì)策處理。

　　?

　　第十三條 整理付款?

　?。ㄒ唬┪锪瞎芾聿块T(mén)應(yīng)按照已辦妥收料的“請(qǐng)購(gòu)單”連同“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”（其免填“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗(yàn)報(bào)告表”章）送采購(gòu)部門(mén)，經(jīng)與發(fā)票核對(duì)無(wú)誤，于翌日前由主管核章后送會(huì)計(jì)部門(mén)。會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)于結(jié)帳前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料者，“請(qǐng)購(gòu)單（內(nèi)購(gòu)）”的會(huì)計(jì)聯(lián)須于第一批收料后送會(huì)計(jì)部門(mén)。?

　?。ǘ﹥?nèi)購(gòu)材料須待試車(chē)檢驗(yàn)者，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部分，依采購(gòu)部門(mén)呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。?

　?。ㄈ┒探粦?yīng)補(bǔ)足者，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。?

　　（四）超交應(yīng)經(jīng)主管核示始得依照實(shí)收數(shù)量進(jìn)行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。

　　?

　　第三節(jié) 境外采購(gòu)作業(yè)處理（含進(jìn)口事務(wù)、關(guān)務(wù)）?

　　第十四條 詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)?

　?。ㄒ唬┩赓?gòu)部門(mén)依“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”的需求日及急緩件加以整理，并依據(jù)供應(yīng)廠商資料，并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去詢價(jià)記錄，以電話或傳真方式進(jìn)行詢價(jià)作業(yè)，但因特殊情況（獨(dú)家制造或代理等原因）應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單（外購(gòu)）”注明外，原則上應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商詢價(jià)、比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。?