[原創(chuàng)]小規(guī)模企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)的一些思考

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最近我去一家公司培訓(xùn)技術(shù)人員，這家公司人員流動比較大，新來的技術(shù)人員能力比較低，繼續(xù)迅速提高這些新手的能力。我去做了一次培訓(xùn)，但效果不佳，首先這家公司涉及的技術(shù)太雜，Linux、Java、VC和.net都用到，而沒有人可能是所有這些方面的專家；另一方面，很難找到合適的實(shí)例講解，需要的實(shí)例都太大，只好用一些小的例子，紙上談兵，和項(xiàng)目工作差別很大。我認(rèn)為這種情況還是用知識管理比較好，培訓(xùn)很難取得好的效果。他們也有很多熟悉某個領(lǐng)域的專家，只是平時工作壓力太大，專家們都忙項(xiàng)目，沒時間互相交流，結(jié)果某個專家一走，就可能造成沒人熟悉某個領(lǐng)域。因此，在平時就有意識采取措施，促進(jìn)知識的傳播，在關(guān)鍵人物走的時候就不會造成混亂。不過在小規(guī)模的公司實(shí)施知識管理，也不容易。我以前也試過建立一個討論組，要每個人把自己的心得放上去，但效果不好，參與的人很少。我想可能存在以下問題：

1.知識傳播沒有想象的那么容易

大部分技術(shù)人員感覺書面表達(dá)困難，有些東西自己明白，但是很少人能夠有條理地完整地寫出來，甚至就是說出來也不容易。在網(wǎng)上，也是1%的人寫博客，99%的人看和評論，說明具備書面系統(tǒng)性描述知識技能的人，還是不容易。
怎么解決？也許寫作培訓(xùn)可以解決問題。
也許關(guān)于寫作和表達(dá)方面的知識也需要傳播，可以收集一些模板和范文，就像寫八股文一樣，第一段怎么寫，第二段怎么寫，都進(jìn)行詳細(xì)的指導(dǎo)，通過機(jī)械的套用來文章。
也許還可以開發(fā)一個寫作輔助軟件，功能是快速查找出類似的范文，或者范句。

不論如何，很少看到討論寫作成本的文章，可能在大企業(yè)沒有這個問題，但在小企業(yè)知識傳播中，寫作成本影響會很大。

另一個思路是可以繞過知識庫實(shí)現(xiàn)知識共享，很多企業(yè)可能采用郵件，需要知識的時候和某個專家聯(lián)系，獲得幫助。但對小企業(yè)也不太合適，因?yàn)閷＜乙蛔?，知識就沒了。

我想定期組織技術(shù)研討會，可能是一條途徑，因?yàn)檎f比寫容易，還可以用一個專職的知識整理員，他具有專業(yè)的寫作技能，而且了解一些技術(shù)，由他做會議記錄，會后和主講人一起整理知識成為文章，放入知識庫中。

2.沒人有時間整理知識

工作壓力很大，誰都沒有時間去分享知識。知識傳播不良，已經(jīng)給企業(yè)造成巨大損失，這說明，花費(fèi)一些時間和成本到知識分享當(dāng)中，絕對是值得的。沒時間只是一種理由，其實(shí)是不愿意。我想，這和激勵制度有關(guān)，分享知識如此困難，卻沒有任何回報。每個月有固定預(yù)算獎勵那些推動知識共享的人，可能是一個解決方案。

也許利用“知識市場”的概念，可以評估知識的價值，讓貢獻(xiàn)知識的人獲得回報。但是在小企業(yè)，通過市場機(jī)制評估知識的價值，困難也很大。

3.哪些知識需要共享

如果傳播不必要的知識也不會有任何效益。軟件開發(fā)行業(yè)發(fā)展太快，知識太多，技術(shù)人員的記憶力普遍都過載了，還能塞進(jìn)多少東西。技術(shù)人員必須忘記某些東西，才能接受新的知識，但忘掉的東西不能丟失，它們應(yīng)該被轉(zhuǎn)儲到知識庫中。所以我覺得知識庫應(yīng)該作為技術(shù)人員的記憶庫，那些暫時用不上的東西，都放進(jìn)知識庫中。人們的頭腦中只需存放一些索引，需要的時候到知識庫中查詢。

我想，需要傳播的應(yīng)該是關(guān)于知識在何處的信息，還有每個領(lǐng)域的入門知識和大概印象。就像一本書，書的全文內(nèi)容應(yīng)該存放在知識庫中，并且忘掉，而書的摘要則需要拿去給所有人分享，還有個人覺得那些部分有用，哪些沒有用，或者說是書評，也值得分享。

以上都只是些思路，準(zhǔn)備拿去實(shí)踐一次，看看是否能夠成功。