OA辦公管理軟件的文檔更新與維護方式！

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OA辦公管理軟件的文檔更新與維護

　　主要功能需求：
文檔更新
對于已正式發(fā)布的文檔更新，更新文檔創(chuàng)建完成后，可將原文檔做失效標記或以新的版本存儲更新文檔。
對于流程/規(guī)范類、項目文檔，在文件編輯時應保存歷史版本。
文檔失效處理
文檔創(chuàng)建者可對文檔進行失效標記，系統(tǒng)將自動記錄文檔的失效時間。在進行文檔查詢時，已作失效標記的文檔將默認不會被顯示出來，但可有針對性地查詢失效標記的文檔。
文檔瀏覽和查詢
OA辦公系統(tǒng)支持多種文檔查詢和信息查看方式，并且具有一定的智能推薦功能，具體功能需求如下：
目錄查詢：多維度的知識分類體系使得文檔可通過集團制度/規(guī)范/流程、戰(zhàn)略管理、事業(yè)計劃、信息系統(tǒng)管理支持、外部資料/案例庫等多個目錄進行查詢，用戶可以通過選擇文檔所在目錄的方式，查找到所需文檔。
屬性查詢：可以根據(jù)創(chuàng)建文檔時填寫的文檔各個屬性進行檢索查詢。
全文查詢：用戶可根據(jù)需要，輸入查詢的關鍵字進行全文檢索查詢。
支持檢索范圍：文檔標題、文檔內(nèi)容、附件標題、附件內(nèi)容、文檔摘要的模糊檢索，創(chuàng)建人、創(chuàng)建時間的檢索。
OA協(xié)同辦公系統(tǒng)支持的格式：word、excel、html、txt、PDF、rtf。
可以支持兩個或兩個以上的關鍵詞。關鍵詞之間為“與”的關系，關鍵詞與關鍵詞之間建議以空格為間隔符（要求支持全角與半角的空格符）。
組合查詢：可通過多關鍵字、多選項或者關鍵字加選項等組合方式，對文檔進行組合查詢。
相關查詢：可支持在搜索結果頁面下方選擇相關查詢，相關查詢中是一系列和用戶查詢很類似的查詢詞的鏈接，按照查詢的熱門程度排序。
知識地圖查詢：知識地圖以不同的維度展現(xiàn)了知識結構，并且存放著指向具體文檔的鏈接，用戶可以通過查看知識地圖的方式，查找到自己所需要的文檔。
查詢結果顯示：查詢結果可以按照“關聯(lián)”和“權重”兩種方式排序，選擇“關聯(lián)”排序，則按照查詢結果與查詢的關鍵詞之間的關聯(lián)程度排序，關聯(lián)程度越高的，排序的時候排在越前面。選擇“權重”排序，系統(tǒng)則會自動統(tǒng)計所有查詢出的文檔被前面。
錯誤提示：在查詢時輸入錯別字，點擊搜索后，泛普OA軟件可以給出錯別字的糾正提示，錯別字提示顯示在搜索結果的正上方。
專業(yè)文檔查詢：泛普OA系統(tǒng)支持對Office文檔（包括Word、Excel、PowerPoint）、Adobe PDF文檔、RTF文檔進行了全文搜索。要查詢這類文檔，在普通的查詢詞后面，加一個文檔類型限定，具體可以跟以下文件格式：DOC、XLS、PPT、PDF、RTF、ALL。其中，ALL表示搜索所有這些文件類型。不在權限范圍內(nèi)的文檔系統(tǒng)自動過濾，不顯示在文檔列表中。