企業(yè)如何提高知識管理與檔案管理的效率

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 　　企業(yè)如何提高知識管理與檔案管理的效率

　　1、知識管理與檔案管理兩者要相互補充，互為保障。在新的知識經(jīng)濟(jì)形式下，企業(yè)中檔案管理人員普遍存在著對知識管理的認(rèn)識不夠充分的問題。由于對《中華人民共和國檔案法》第七條：“……組織的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)”的偏面理解，導(dǎo)致檔案管理人員重保管，輕利用，認(rèn)為只要檔案材料不丟就行了。這就使得檔案管理人員形成不了知識管理的意識，不會主動地開發(fā)檔案信息資源，也不會達(dá)到有效地管理檔案信息資源的目的。檔案信息資源管理包含兩方面的含義，即檔案實體管理和檔案信息管理。根據(jù)檔案信息資源管理的內(nèi)容，企業(yè)檔案管理人員要充分認(rèn)識到這一點，在保管好檔案實體的同時，要努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)的各項活動服務(wù)。而從組織管理方面來考慮，由于企業(yè)決策人員沒有見到檔案管理的顯著成果，但是知識管理在企業(yè)界中日益受到重視且其能產(chǎn)生立竿見影的效益。因此，在企業(yè)中出現(xiàn)了重知識管理，輕檔案管理的不正常的現(xiàn)象。于是，重硬件的投入，而輕資源的開發(fā)和利用，一味地迷信高科技的信息技術(shù)，卻不把高科技的信息技術(shù)與已有的各類信息結(jié)合起來。

　　為了避免這種尷尬的局面產(chǎn)生，檔案管理部門要積極參與到知識管理中去。檔案管理部門一方面可以從已保存的檔案材料中發(fā)掘出有用的信息，另一方面，檔案管理人員要扮演知識管理人員的角色，走出檔案館(室)，從市場、商品發(fā)布會、展銷會或是互聯(lián)網(wǎng)以及其它文獻(xiàn)，像產(chǎn)品目錄、會議文集中了解相關(guān)信息;而知識管理的策略也要由生產(chǎn)導(dǎo)向型轉(zhuǎn)向顧客導(dǎo)向型，防止由于盲目開發(fā)所帶來的高成本、低利用率以及信息污染等現(xiàn)象，無論是開發(fā)還是利用，知識管理的每個環(huán)節(jié)都要受到管理思想、管理行為的影響和制約。例如，摩托羅拉公司就從“組織內(nèi)外” 獲取知識，所謂“組織內(nèi)外”是指知識的來源不只局限于組織內(nèi)部的員工，還涵蓋組織外的顧客、供應(yīng)商和競爭者等合作伙伴。摩托羅拉公司設(shè)立的企業(yè)大學(xué)聘請許多專業(yè)領(lǐng)域的博士、專家進(jìn)行課程設(shè)計，讓顧客及供應(yīng)商參與并實施標(biāo)竿學(xué)習(xí)(Benchmarking)，建立專業(yè)知識分享渠道，賦予企業(yè)知識更豐富的意義，使企業(yè)檔案與員工知識成為企業(yè)的活力之源。另外，知識管理與檔案管理要對收集來的各類信息進(jìn)行分類加工、編纂成冊，使分散的信息系統(tǒng)化，為提高企業(yè)生產(chǎn)效率提供動力，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供切實可靠的競爭情報。除此，還要提倡知識管理人才檔案化，檔案管理人才知識化。檔案管理人才要培養(yǎng)自身的科技的能力和尊重知識的素質(zhì)，使檔案管理人才的知識結(jié)構(gòu)趨于完整，成為知識型管理人才。而作為知識管理人才，要增強檔案意識，積極開發(fā)各類信息資源，借鑒檔案管理的法律、法規(guī)，制定適當(dāng)?shù)闹R管理制度，使知識管理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。只有知識管理與檔案管理人員能休戚與共，相互補充，互為保障，才能真正為企業(yè)的繁榮服務(wù)。

　　2、知識管理與檔案管理要及時轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)信息資源共享。知識管理強化企業(yè)隱性知識和顯性知識的保護(hù)與管理，檔案管理是知識管理的深化，其強化的是企業(yè)顯性知識的管理。在知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案的收集、整理、鑒定、開發(fā)和利用工作將發(fā)生革命性的變化，檔案信息的收集、存貯、處理和傳遞將以“數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化”為主。檔案管理的模式、應(yīng)用技術(shù)、儲存手段等將會借鑒知識管理的優(yōu)點，使檔案管理能及時高效地傳遞知識管理所需要的信息。一個企業(yè)的知識管理與檔案管理的水平高低關(guān)鍵看其管理結(jié)果——信息的利用效率。

　　所以，知識管理與檔案管理人員要對獲得的企業(yè)內(nèi)外的信息定期進(jìn)行交流。通過交流，檔案管理人員可以及時了解信息需求，推動檔案管理開發(fā)檔案資源，真正實現(xiàn)“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”;知識管理人員可以針對檔案管理人員的需求，積極地向他們提供技術(shù)支持，使檔案資源的開發(fā)更加高效快捷安全。如可以通過建網(wǎng)設(shè)區(qū)，即建立局域網(wǎng)，設(shè)立討論區(qū)，使知識管理與檔案管理的成果及時轉(zhuǎn)化得到應(yīng)用。另外，企業(yè)必須知道，知識管理與檔案管理不是簡單的進(jìn)行電子化、網(wǎng)絡(luò)化。在新的知識經(jīng)濟(jì)形勢下，只有使知識管理與檔案管理的對象快速轉(zhuǎn)化企業(yè)的競爭優(yōu)勢，這樣企業(yè)才能去蕪存菁，才能讓企業(yè)儲備能量，保持競爭優(yōu)勢，以迎接新的機遇和挑戰(zhàn)。

　　但是，企業(yè)如果不能使已經(jīng)取得的信息加以共享，企業(yè)的知識管理與檔案管理仍然不能取得成功，其成果也會如同垃圾桶中的垃圾一樣越多越糟。如何使企業(yè)的信息共享?也必將成為企業(yè)要思考的重要問題。“科技因知識而生，知識因科技而貴”，信息的共享一方面要求具有相應(yīng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，即共享通道，并在此基礎(chǔ)上，收集、加工、制定知識和檔案目錄。向信息資源共享用戶提供目錄服務(wù)，使目錄在發(fā)揮信息資源中心作用的同時，又起到組織和管理中心的作用，有條件地打破地區(qū)和專業(yè)的界限，實行橫向聯(lián)合和縱向溝通，實現(xiàn)信息資源共享。例如，摩托羅拉公司規(guī)定外出培訓(xùn)或研習(xí)人員必須通過部門會議或研討會的方式，報告并分享所學(xué)得的技術(shù)與知識。另外，為方便學(xué)習(xí)與討論，提升企業(yè)成員獲取知識的效率，還在公司的局域網(wǎng)上開設(shè)公共區(qū)網(wǎng)絡(luò)界面，讓所有成員隨時擷取與搜尋企業(yè)共享知識。值得注意的是，在實現(xiàn)信息資源共享的同時，要確保檔案資源的機密性，以防不必要的損失。

　　另一方面，人的主觀因素也是制約信息共享的一個關(guān)鍵。從現(xiàn)有的企業(yè)情況來看，企業(yè)基本上已具備了物質(zhì)基礎(chǔ)，如配備了電腦、建立了局域網(wǎng)等，只要想接入互聯(lián)網(wǎng)，一根電話線就可以了，因此，共享通道的客觀條件已經(jīng)具備。而對于主觀因素，還存在以下幾個方面的問題：一是，大部分檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)老化，不懂現(xiàn)代化信息處理技術(shù);二是缺乏開發(fā)檔案資源的意愿，循規(guī)蹈矩，因循守舊;三是與知識管理人員缺少溝通，缺乏信任，并發(fā)生人腦與電腦爭事做的情況。如何培養(yǎng)、激勵和善用知識工作者的創(chuàng)造力是企業(yè)最大的課題。摩托羅拉公司一些做法值得其它企業(yè)借鑒，如該公司提倡員工不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)知識共享，鼓勵各階層員工開展IR(I Recommend)提案活動，并激勵工程人員創(chuàng)新和申請工程專利，凡是申請通過者均由總部公開表揚并輔以巨額的獎金鼓勵。