企業(yè)發(fā)展安全與效率如何取舍？文檔管理系統(tǒng)備受矚目

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    回到家看電視的時候，無意間看到一幕讓我感觸很多。當時的情節(jié)是主持人孟非在一個節(jié)目中問一個互聯(lián)網(wǎng)公司工作的女孩，你們可以看見用戶的信息嗎？你們能看見用戶的密碼和聊天記錄嗎？女孩猶豫的說可以。孟非追問那我憑什么相信你們不會泄露。女孩說我們有職業(yè)操守。然后孟非笑了，話題沒有繼續(xù)。

    的確，在當下這個年代。我們處在飛速發(fā)展的時候，往往在某些外界的威逼利誘下容易將我們的職業(yè)操守棄之不顧。為了某些個人的蠅頭小利，將整個企業(yè)出賣。這是當下所有企業(yè)負責人都比較頭疼的事情。

    由于科技進步，我們在辦公中用到的方法越來越先進，越來越高效。先是WORD、EXCEL等軟件的進入，讓我們從紙質(zhì)到電子的轉移。接著又來了很多辦公軟件，讓我們實現(xiàn)了從慢到快的轉變。但是這樣的加速和轉移真的是完美的嗎？真的是百利而無一害嗎？

    恐怕不見得吧。改用電子化的文件后，的確避免了許多在保存上的困擾。不會擔心不小心撕毀或者破損。但是隨之而來的電腦癱瘓、中毒等困擾，也會造成保存的不安全。而且現(xiàn)在企業(yè)中經(jīng)常采用集中存儲文檔，或是共享文檔的做法。這樣的確是方便辦公，可加快辦公效率，可是也將公司的許多信息暴露在所有人的面前。

    這還只是企業(yè)內(nèi)部之間的曝光。許多企業(yè)為了加快效率，方便辦公更會引進一下辦公系統(tǒng)。然后將自己的信息存儲在第三方那里。這樣如果采用的系統(tǒng)真的是完美的還好。如果系統(tǒng)不夠好，存在漏洞。那么就是將信息暴露在外人面前。

    有些人可能覺得危言聳聽。那么我們看一個實例。一個切身發(fā)生在我們身邊的事情，2013年最大的一起泄露信息事件：如家、漢庭等酒店泄露住戶資料。

    這次的泄露怎么產(chǎn)生的？我們在入住酒店的時候會掃描身份證。然后將信息發(fā)送一份到公安局，一份酒店保留。但是酒店為了加快辦公效率，運用了一個第三方的辦公軟件。這樣導致了將我們的信息發(fā)送給第三方存儲。不幸的是這個第三方軟件存在漏洞，被人盜走了信息。于是爆發(fā)了這個堪稱當代最惡劣的泄露信息事件。

    事件爆發(fā)后，在網(wǎng)上我們能清楚的看見入住人的姓名、身份證號、入住時間等等。全部隱私遭到暴露。這則新聞曝出后，有多少人冷汗直流、有多少家庭爆發(fā)了矛盾。這件事情的爆發(fā)，可謂是災難性的。導致了江浙滬一帶，部分白領聯(lián)名將這些酒店告上了法庭。

    被告只是后果的一部分。更多的是讓人們不再相信這個行業(yè)。當我們出行選擇酒店時，看見這些快捷酒店，就會想到那些泄露的信息。然后轉身去一些三星級、四星級酒店。他們這樣的泄露不僅是毀了自己，更是毀了行業(yè)。目前也有部分業(yè)內(nèi)人士跳出來，要求政府嚴懲。起到一個警示的作用。

    其實環(huán)顧我們周圍。為何會發(fā)生這樣的事情。就是因為我們很多時候為了幫助我們辦公，增強辦公效率，加快我們的腳步，運用了很多高科技產(chǎn)品。不管是WORD、EXCEL還是專業(yè)的辦公系統(tǒng)。他們大多都是癡迷于不斷地加快在加快，方便更方便。將安全棄之不顧。

    就像如家他們。的確運用了那個系統(tǒng)后，工作效率是有所增加。但是更不安全了。我們都知道，信息擁有者越多，越不容易保護，越有暴露的可能性。將信息交給第三方保存，是十分不明智的舉動。

    環(huán)視此間種種，安全和高效不可并得嗎？加速辦公就無法保證安全嗎？運用專業(yè)軟件就要將信息交予他人嗎？不是。

    目前國內(nèi)流行的一款名為文檔管理系統(tǒng)的辦公軟件。該系統(tǒng)的出現(xiàn)緩解了企業(yè)間高效與安全矛盾的窘境。據(jù)悉目前主流文檔管理系統(tǒng)中的泛普文件管理系統(tǒng)系統(tǒng)，已達到國際頂級水準。其保密性與高效協(xié)同辦公性能，已是同類產(chǎn)品中處于領先地位的。

    與其他保管不同，泛普文件管理系統(tǒng)系統(tǒng)可將服務器安裝到本地。將信息掌握在自己手中。進行集中存儲后，可為員工設立各種操作權限，閱讀、編輯、下載、打印等等。同時配備完善的周邊功能，登陸限制，讓員工只可在指定地方操作。保密存儲，服務器中與緩存中的信息，都是加密存儲。即使不小心被盜走，也無法在系統(tǒng)之外打開。定時備份，保證資料永不丟失。文檔審計，記錄全部文檔的生命周期，可以電子取證。規(guī)則功能，真正的將智能化、自動化辦公帶到企業(yè)。

    在高速發(fā)展的今天，我們再加快企業(yè)運作速度的同時，不斷的在犧牲我們企業(yè)文檔的安全性。泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)等產(chǎn)品的問世，恰巧彌補了空白。不再只能做二選一的決定，而是可以全部擁有。