企業(yè)管理從知識(shí)文檔管理抓起

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 　　企業(yè)管理從知識(shí)文檔管理抓起

　　——文檔管理軟件提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力

　　在商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)無(wú)比激烈的電子商務(wù)時(shí)代，知識(shí)文檔管理，人力資源管理，企業(yè)主們壓力重重，正在遭遇前所未有的嚴(yán)峻考驗(yàn)。企業(yè)如何在殘酷的商業(yè)領(lǐng)域提高核心競(jìng)爭(zhēng)力?不是加班加點(diǎn)的壓迫勞動(dòng)力，不是無(wú)限制的擴(kuò)張商業(yè)圈，這個(gè)時(shí)代講究的是高效。一些人非常習(xí)慣于一個(gè)應(yīng)用程序、一臺(tái)服務(wù)器和一種方法。但是今天你真的要坐下來(lái)考慮一下你要如何運(yùn)行你的業(yè)務(wù)并且記住你有一些選擇。你不要局限于一條道。你可以今天沿著這條路走，明天改變方向。

　　很多企業(yè)在生產(chǎn)設(shè)備和人員招聘上極其舍得投入大量的精力和財(cái)力，但是收貨的效益卻和預(yù)期收益相差甚遠(yuǎn)。要想提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，關(guān)鍵是要有一整套合適的企業(yè)管理模式，一個(gè)好的運(yùn)營(yíng)模式?jīng)Q定企業(yè)的生存和發(fā)展。知識(shí)文檔是企業(yè)發(fā)展最根本的保障，因此企業(yè)管理應(yīng)該從知識(shí)文檔管理抓起。

　　企業(yè)在進(jìn)行文檔管理時(shí)，通常會(huì)被三個(gè)問題困擾：

　　第一，企業(yè)里的知識(shí)內(nèi)容龐雜、體系繁多，而這些知識(shí)存在于不同的地方，如何通過一個(gè)統(tǒng)一的體系把這些知識(shí)分類就成為問題。

　　企業(yè)中每個(gè)員工、每個(gè)部門、每個(gè)業(yè)務(wù)單元都積累了大量的文檔。面對(duì)這么多分散在不同地方的文檔，如何通過一個(gè)完整的架構(gòu)把這些文檔“框”起來(lái)?文檔分類當(dāng)然需要?jiǎng)澐指骷?jí)目錄，最好可以根據(jù)組織關(guān)系來(lái)劃分，實(shí)現(xiàn)管理的簡(jiǎn)便性。

　　文檔管理軟件將企業(yè)文檔靈活按照類型分類(銷售合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)資料)，按部門分類(市場(chǎng)部、技術(shù)部、行政部、人事部、財(cái)務(wù)部)，按群組分類(總經(jīng)理、部門經(jīng)理、秘書、研發(fā)人員)的目錄進(jìn)行劃分。在文檔管理系統(tǒng)的平臺(tái)上，員工直接可以在軟件界面上直接導(dǎo)入文檔，所有員工的文檔分門別類的都統(tǒng)一存儲(chǔ)在服務(wù)器上。

　　第二，當(dāng)所有的知識(shí)已經(jīng)放在系統(tǒng)上統(tǒng)一管理起來(lái)后，該如何確保這些知識(shí)的安全性，即如何保證企業(yè)核心的知識(shí)和文化不流失的同時(shí)能在企業(yè)里得到充分的共享。

　　文檔在使用過程中常常會(huì)因?yàn)閱T工的誤操作或者惡意篡改使得現(xiàn)有的文檔丟失或者不能使用，電腦上經(jīng)常保存了各個(gè)文檔不同時(shí)期的歷史版本，時(shí)間一長(zhǎng)根本不知道哪個(gè)文檔的準(zhǔn)確性高。員工之間通過互聯(lián)網(wǎng)電子郵箱或者QQ直接傳送文檔、共享服務(wù)器的方式共享文檔，這都給文檔的安全性造成嚴(yán)重的威脅。各部門各員工機(jī)上的文檔都是企業(yè)的寶貴財(cái)富，有些員工在離職的時(shí)候帶走公司的機(jī)密文檔并且格式化電腦，無(wú)疑會(huì)造成巨大的損失。

　　文檔管理軟件具有設(shè)置權(quán)限的體系，文檔創(chuàng)建者或管理者有權(quán)決定不同的文檔共享給哪些不同的用戶。不同的用戶可以有不同的權(quán)限：用戶是否具有編輯修改的權(quán)限，用戶是否具有打印拷貝的權(quán)限，用戶是否具有只讀查看的權(quán)限，用戶是否具有另存文檔的權(quán)限。通過文檔權(quán)限的設(shè)置，充分保證了文檔的安全性。

　　第三，面對(duì)海量的知識(shí)文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到這些內(nèi)容呢?

　　企業(yè)文檔在幾百篇、上千篇的時(shí)候，員工還是能夠清楚定位他想要的文章的。當(dāng)文章的數(shù)量積累到幾十萬(wàn)篇，甚至更多的時(shí)候，用戶在檢索這些文檔的時(shí)候就會(huì)遇到困難，無(wú)法找到想要的東西，或者輸入主題詞后的文檔遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出需求，猶如大海撈針。

　　文檔管理軟件將員工機(jī)所有的文檔都集中存儲(chǔ)在一個(gè)服務(wù)器上，海量文檔能夠快速定位，通過關(guān)鍵字的查詢能夠在秒級(jí)找到需要的文檔。如果您的企業(yè)還是拘泥于傳統(tǒng)的知識(shí)文檔管理系統(tǒng)模式，在商業(yè)極其激烈的今天，你真的需要改變您的管理思路了，文檔管理軟件能夠提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，聰明的選擇會(huì)事半功倍。