項目綜合知識管理

項目綜合管理包括的這些程序要求確保對項目的各種要素進行正確的協(xié)調(diào)。為滿足或超越項目參與者的需要和原望，它包括在相互沖突的目標和眾多的任選目標中權(quán)衡得失。雖然所有的項目管理程序在某種程度上看都是一個整體，但本章所描述的這些程序是最基本的綜合管理知識。
4.1 項目計劃的開發(fā)--吸收其他規(guī)劃程序的成果，制定內(nèi)容充實、結(jié)構(gòu)緊湊的項目文件。
4.2 項目計劃的實施--通過項目執(zhí)行組織的具體活動執(zhí)行這項計劃。
4.3 全程變化控制--協(xié)調(diào)全部項目內(nèi)部的變化過程。

這些程序彼此相互影響，同其他知識領(lǐng)域中的程序也互相影響。根據(jù)項目計劃的需要，每個程序都包括一個或多個個體或團體的努力。在每個項目階段，每個程序通常至少發(fā)生一次。雖然這里提到的這些程序，是作為彼此獨立的因素而給予較好的界定，但是，在實踐中它們是以某種方式重迭和影響的，在此就不詳細討論了。程序的互相影響在第3章進行了詳細的討論。

這章的核心是分析用于項目綜合管理過程的程序、工具和技術(shù)。例如：當(dāng)為了一個臨時性的計劃進行的成本估算或各種人員調(diào)整帶來的風(fēng)險被基本確認后，項目綜合管理方可進入實施狀態(tài)。然而，為了能成功地完成一個項目，綜合管理也會同其他領(lǐng)域發(fā)生一定數(shù)量的聯(lián)系。例如：

· 項目的具體工作必須要同項目執(zhí)行組織正在進行的具體操作結(jié)合起來。
· 產(chǎn)品范圍和項目范圍必須結(jié)合起來。
· 項目工作必須與不同特殊功能的子項目相結(jié)合（象工程設(shè)計項目中的工民建、電力工程和機械圖
紙一樣）。

4.1項目計劃的開發(fā)
項目計劃的開發(fā)
項目計劃的開發(fā)是用其他計劃程序的輸出，創(chuàng)建一個內(nèi)容充實、結(jié)構(gòu)緊湊的文件，使它能夠引導(dǎo)項目計劃的實施和控制。這個過程幾乎經(jīng)常重復(fù)幾次。

例如：最初的草案可能包括一般性的方法并沒有時間期限，而最終計劃則要反映具體的方法和有明確的時間期限。這個項目計劃用于：
· 引導(dǎo)項目的實施。
· 編制項目規(guī)劃的設(shè)想。
· 記錄項目計劃討論好的有關(guān)任選事宜。
· 促進項目參與者之間的溝通。
· 確定主要的管理問題如內(nèi)容、范圍和時間等。
· 為進一步提高測量和控制項目的水平提供一個標準。

4.1.1對項目計劃開發(fā)的投入

1．其他規(guī)劃的輸出。其他項目規(guī)劃程序在3.3中概括，這些項目規(guī)劃程序的所有輸出是開發(fā)這項計劃的輸入。其他規(guī)劃的輸出包括兩個基本文件，即工作分析結(jié)構(gòu)和輔助說明。許多項目也要求應(yīng)用專門領(lǐng)域的輸入（例如：許多建筑項目要求有資金流程預(yù)測）。

2．歷史資料?？尚行缘臍v史資料（比如；估算記錄、過去項目執(zhí)行情況記錄）在其他項目規(guī)劃程序的制定中已經(jīng)考慮到了。在項目計劃的開發(fā)期間，這些資料也有參考價值，它能幫助人們證實假設(shè)的真實性和評價任意一個在項目進程中，已得到確認的資料。

3． 組織管理政策。所有的組織包括項目管理組織在內(nèi)，可能都有正式的或非正式的政策，在計劃時必須考慮到它們的影響。要考慮的組織管理政策通常包括以下內(nèi)容，但并不局限于此：
· 質(zhì)量管理--通過審計，繼續(xù)改進目標。
· 人事管理--雇傭和解雇標準，雇員執(zhí)行任務(wù)的情況分析。
· 財務(wù)監(jiān)控--時間報告、要求的經(jīng)費和支出情況分析、會計帳目和標準合同條款。

4．制約因素。制約因素是限制項目管理團隊運行的因素。例如：預(yù)先確定預(yù)算被認為是影響項目團隊對范圍、職員人數(shù)和日程表選擇的極其重要的因素。當(dāng)一個項目按照合同執(zhí)行時，合同條款通常是受合同制約的。

5．假設(shè)。為了項目規(guī)劃目標的準確性，考慮到的假設(shè)因素必須有科學(xué)性、真實性和肯定性。例如，如果一個項目不能確定關(guān)鍵人物的到場日期，那么，項目團隊可以假設(shè)一個具體的開始時間。假設(shè)通常保含著一定程度的風(fēng)險。

4.1.2為項目計劃開發(fā)所采用的工具和技術(shù)

1．項目規(guī)劃方法。在項目計劃開發(fā)期間，項目規(guī)劃方法是用于引導(dǎo)項目團隊工作的一種結(jié)構(gòu)分析方法。它可能是越來越簡單的標準形式和圖紙（不是信件就是電文，正式的或非正式的形式）或者是越來越復(fù)雜的一系列模型（比如：蒙特洛的風(fēng)險分析一表）。多數(shù)項目規(guī)劃方法都將項目管理的軟件這種 "剛性"手段和易召集的會議這種"柔性"手段結(jié)合在一起使用。

2．參與者的技能和知識。每個參與者所擁有的技能和知識，在項目計劃開發(fā)中都能得到充分的利用。項目團隊必須營造一個讓參與者發(fā)揮自己才干的適當(dāng)環(huán)境（看第9章第3節(jié)，團隊建設(shè)）。誰奉獻？他們奉獻些什么？什么時候改變。例如：
· 對于按照大量的合同進行運作的建筑項目來說，專業(yè)成本工程師對制定有利的項目目標，在目標準備階段的合同金額決定時起著主要作用。
· 對一個已事先確定了人員結(jié)構(gòu)的項目來說，每個參加者為制定滿意的成本和進度目標，通過回顧期限和理智的估算都能做出有益的貢獻。

3．項目管理信息系統(tǒng)（PMIS）。項目管理信息系統(tǒng)是由用于歸納、綜合和傳播其他項目管理程序輸出的工具和技術(shù)組成。它用于提供從項目開始到項目最終完成，包括人工系統(tǒng)和自動系統(tǒng)的所有信息。

4.1.3項目計劃開發(fā)的成果

1．項目計劃，項目計劃是正式被批準的用于管理和控制項目實施的文件。它的作用在溝通管理計劃中作了界定（比如：執(zhí)行組織的管理，可能不要求提供詳情，而承包商則要求每個問題要提供全部細節(jié)）。在一些應(yīng)用領(lǐng)域，綜合項目計劃是歸在這個文件中的。

應(yīng)該搞清楚項目計劃和項目執(zhí)行情況測量基準是有明顯區(qū)別的。項目計劃是一個文件或文件的匯集，當(dāng)?shù)玫接嘘P(guān)項目的進一步的信息后，它會被改動。項目績效測量基準代表了一種管理控制，這個管理控制通常只會周期性地變化，而且通常只要對通過的范圍變化作出相應(yīng)的反應(yīng)。

有許多方法可以用于組織和表示項目計劃，但是它的共同特征包括在以下幾方面（這些項目工作在其他章節(jié)闡述的更多一些）：
· 項目證書。
· 項目管理方法或戰(zhàn)略的闡述（在其他章節(jié)對個人管理計劃進行了總述）。
· 范圍闡述，包括工作細目和項目目標。
· 工作分析結(jié)構(gòu)（WBS），是把項目工作分解到控制系統(tǒng)可以操作的程度。
· 成本估算、進度計劃的開始日期和責(zé)任分配，一直分解到WBS的控制系統(tǒng)可以操作的水平。
· 為進程和成本制定的績效測量標準。
· 對項目每個階段的具有里程碑意義的事件和目標日期的記載。
· 關(guān)鍵的或必需的人員。
· 主要風(fēng)險，包括制約因素和假設(shè)以及每個階段的對應(yīng)計劃。
· 輔助的管理計劃，包括范圍管理計劃和進度管理計劃等。
· 已經(jīng)公布的和懸而未決的決定。

根據(jù)各項目的需要，其他項目規(guī)劃的輸出應(yīng)該包含在這正式計劃中。例如：為一個大的工程作的項目計劃通常包括一個組織管理圖表。

2． 輔助說明。為項目計劃所做的輔助說明包括：
· 沒有包括在這個項目計劃中的其他規(guī)劃程序的輸出。
· 在項目計劃開發(fā)期間產(chǎn)生的附加信息和文件（比如：制約因素和假設(shè)如果事先沒考慮到）。
· 技術(shù)性文件、要求、特征和設(shè)計等方面的文件。
· 有關(guān)標準文件。

應(yīng)該根據(jù)需要對這些材料進行組織，使它們在項目計劃實施期間更易于利用。

4.2項目計劃的實施
項目計劃執(zhí)行是實施這個項目計劃的主要過程--項目的巨額預(yù)算在這個執(zhí)行過程中被花掉。在這個過程 ，項目經(jīng)理和項目管理團隊必須協(xié)調(diào)和指導(dǎo)項目中存在各種技術(shù)和組織問題。這是項目的應(yīng)用領(lǐng)域最有影響的項目程序。因為項目產(chǎn)品是在這個過程中產(chǎn)生的。

4.2.1對項目計劃實施的輸入
1．項目計劃。項目計劃在（1.1.3.1中闡述了）。具體項目的管理計劃（范圍管理計劃、風(fēng)險管理計劃和采購管理計劃等）和績效測量基準是對項目計劃實施的主要投入。

2．輔助說明。輔助說明在4.1.3.2中闡述了。

3．組織管理政策。組織管理政策在4.1.1.3中闡述。所有包括組織管理政策都在項目中有正式的和非正式的兩種，它們會影響項目計劃的實施。

4．糾正措施。糾正行為所做的是把未來項目的執(zhí)行，按照人們的預(yù)期納入與項目計劃要求相一致的軌道進行運轉(zhuǎn)。糾正措施是各種控制程序的一個輸出--在這里作為一種輸入完成反饋環(huán)，這個反饋環(huán)是為確保項目管理的有效性。

4.2.2項目計劃實施的工具和技術(shù)

1. 普通管理技能。普通管理技能如領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、信息交流和協(xié)商組織等，都對項目計劃的實施產(chǎn)生實質(zhì)性的影響。普通管理技能在第2章第4節(jié)中闡述。

2. 生產(chǎn)技能和知識。項目團隊必須適當(dāng)?shù)卦黾右幌盗杏嘘P(guān)項目生產(chǎn)的技能與知識的學(xué)習(xí)。這些必要的技能被作為項目規(guī)劃（尤其是在7.1中的資源規(guī)劃闡述的）的一部分得以確認，并通過人員的組織過程來獲取、體現(xiàn)。

3. 工作分配系統(tǒng)。工作分配系統(tǒng)是為確保批準的項目工作能按時、按序地完成而建立的正式程序?；镜姆绞酵ǔＪ且詴嫖械男问介_始進行工作活動或啟動工作包。
一個工作分配系統(tǒng)的設(shè)計，應(yīng)該權(quán)衡實施控制收入與成本之間的關(guān)系。例如：在一些比較小的項目上，言語分配就足夠了。

4. 形勢評論會。形勢評論會是把握有關(guān)項目信息交流的常規(guī)會議。在許多項目中，形勢分析會以各種不定期的和不同級別的形式召開（比如：項目管理團隊可有周會并通過周會或月會的形式與客戶溝通）。

5. 項目管理信息系統(tǒng)。項目管理信息系統(tǒng)在4.1.2.3中闡述。

6. 組織管理程序。項目的所有組織管理程序包括了運用在項目實施過程中的正式的和非正式的程序。

4.2.3項目計劃實施的結(jié)果
1． 工作成果。工作成果是為完成項目工作而進行的具體活動結(jié)果。工作成果資料--工作細目的劃分、工作已經(jīng)完成或沒有完成，滿足質(zhì)量標準的程度怎樣，已經(jīng)發(fā)生的成本或?qū)⒁l(fā)生的成本是什么等等--這些資料都被收集起來，作為項目計劃實施的一部分，并將其編入執(zhí)行報告的程序中（看第10章，第3節(jié)對執(zhí)行報告有更細的討論）。

2． 改變要求。改變項目要求（比如：擴大或修改項目合同范圍，修改成本或進行估算等等）通常是在項目工作實施時得到確認。

4.3全程變化控制

全程變化控制是關(guān)于(a)影響造成項目變化的因素，并盡量使這些因素向有利的方向發(fā)展；(b)判斷項目變化范圍是否已經(jīng)發(fā)生；(c)一旦范圍變化已經(jīng)發(fā)生，就要采取實際的處理措施。全程變化控制要求：
·保持績效測量標準的一致性--所有被通過的變化應(yīng)該能夠反映在這個項目計劃中，但是，只有項目范圍界定的改變會影響績效測量標準.
·要確保產(chǎn)品范圍的變化要在已確定了的工作范圍中反映出來(產(chǎn)品范圍和工作范圍是不同的,有關(guān)這些內(nèi)容的介紹在第5章)。
·協(xié)調(diào)變化過程的理論體系用圖表4-2來闡明。例如,一個工作進程表的改變,通常會影響成本、風(fēng)險、質(zhì)量和人員調(diào)整。 圖４

4.3.1對全程變化控制的輸入

1．項目計劃。項目計劃為變化控制提供基本的參考（看4.1.3.1）.

2．執(zhí)行報告。執(zhí)行報告（在第10章第3節(jié)闡述）提供的資料是項目執(zhí)行中的一些情況。執(zhí)行報告也能提醒項目團隊公布項目未來可能出現(xiàn)的問題。

3．改變要求。改變要求有多種形式--口頭的或書的、直接的或間接的、內(nèi)在的或外在的原因及合法的代理或任選的。

4.3.2為全程變化控制投入的工具和技術(shù)

1. 變化控制系統(tǒng)。變化控制系統(tǒng)是正式匯集資料，創(chuàng)建文件程序，創(chuàng)建的這個文件程序必須是經(jīng)權(quán)威項目文件認可了發(fā)展階段的文件。它包括書面工作、跟蹤系統(tǒng)和必要的權(quán)威部門認可了的變化級別。在多數(shù)場合，項目執(zhí)行組織將有一個變化控制系統(tǒng)，它能夠通過項目，用"好象是什么"的形式被采納。然而，如果沒有一個合適的控制系統(tǒng)可以利用，則項目團隊就需要開發(fā)一個這種系統(tǒng)，作為這個項目的一部分。

許多變化控制系統(tǒng)都包括一個變化控制委員會（CCB），負責(zé)批準或抵制變化要求?？刂莆瘑T會的權(quán)力和責(zé)任應(yīng)該得到仔細地界定，并且要取得主要參與者的同意。在一些大的復(fù)雜的項目中，可能會有很多控制委員會，他們負有不同的職責(zé)。

變化控制系統(tǒng)也應(yīng)該包括這樣一些程序，這些程序是在沒有預(yù)先審議情況下通過的處理改變的程序。例如：象緊急緊急情況的處理結(jié)果。典型的例子是，一個控制系統(tǒng)將允許對一些確定的變化類別實行"自動放行處理"許可。這些變化必須也能被記錄并讓人們獲得，以便在項目后期不要引發(fā)一些問題。

2.結(jié)構(gòu)管理。結(jié)構(gòu)管理是編制一些文件程序，用于對技術(shù)和行政政策管理進行指導(dǎo)和監(jiān)督：

· 項目或系統(tǒng)的界定、文件功能和物理特征。
· 對于任何會改變的特征的變化進行控制。
· 記錄和報告這些變化并作必要的分析。
· 審計這個項目和系統(tǒng)的工作，檢驗它們是否符合要求。

在許多應(yīng)用領(lǐng)域，結(jié)構(gòu)管理是變化控制系統(tǒng)的一個分支，用它是為確保項目產(chǎn)品說明的正確性和完整性。然而，在一些應(yīng)用領(lǐng)域，結(jié)構(gòu)管理這個詞是用來描述一些精確的變化控制系統(tǒng)的。

3. 績效檢測?？冃z測技術(shù)比如能幫助人們判斷糾正措施是否符合計劃的要求。