一個(gè)IT項(xiàng)目經(jīng)理的“陰謀詭計(jì)”

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1.完勝

Sam是一家電腦制造企業(yè)的信息化項(xiàng)目經(jīng)理，剛剛開(kāi)完為市場(chǎng)部開(kāi)發(fā)的“營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用管理平臺(tái)”項(xiàng)目的驗(yàn)收會(huì)。

會(huì)上市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施效果大加贊賞，通過(guò)3個(gè)月的試運(yùn)行，市場(chǎng)部龐大的營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用變得清晰了，每一筆錢(qián)都可以方便的查看到預(yù)算、計(jì)劃、執(zhí)行、報(bào)銷(xiāo)的各步驟的情況，還可以查看到執(zhí)行過(guò)程中簽訂的合同情況，并且對(duì)系統(tǒng)中每次的修改、變更以及相關(guān)人員的審核審批記錄進(jìn)行查看，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可以輕松的追查到相關(guān)的責(zé)任人，以前讓人頭痛的費(fèi)用管理變得不那么可怕了，相反可以為領(lǐng)導(dǎo)提供清晰可靠的決策依據(jù)，幫助決策者隨時(shí)掌握營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用的使用情況，如果再對(duì)比銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，還可以了解到營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用取得的效果。

 2.緣起

剛剛接下了為市場(chǎng)部開(kāi)發(fā)一套管理系統(tǒng)的任務(wù)。

回到辦公室，Sam翻開(kāi)了以前的項(xiàng)目檔案，發(fā)現(xiàn)3年前信息部門(mén)曾經(jīng)開(kāi)發(fā)過(guò)一個(gè)類(lèi)似的信息系統(tǒng)給市場(chǎng)部，但是由于正好趕上公司的業(yè)務(wù)方向調(diào)整和組織結(jié)構(gòu)變動(dòng)，系統(tǒng)剛剛上線就面臨下馬的窘?jīng)r。究其原因，很大程度上是因?yàn)檐浖脑O(shè)計(jì)不夠靈活，流程都是固化在軟件里的，根本無(wú)法適應(yīng)業(yè)務(wù)的調(diào)整，而重新修改代碼的代價(jià)又太高，工期也無(wú)法保證，所以只好放棄。

放下手中的項(xiàng)目檔案，Sam感到壓力重重。市場(chǎng)部是公司主要的“消費(fèi)大戶”，每年在市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)上的投入高達(dá)幾千萬(wàn)，卻是當(dāng)下唯一一個(gè)沒(méi)有成功實(shí)施信息系統(tǒng)的部門(mén)，一直依靠人工的方式在管理，沒(méi)有誰(shuí)能說(shuō)得清這么多錢(qián)到底花在了哪里，是不是獲得了預(yù)期的效果。

以目前市場(chǎng)部費(fèi)用管理的情況來(lái)看，其業(yè)務(wù)流程混亂，計(jì)劃變更頻繁，合同管理松散，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)嚴(yán)重滯后，工作效率低下；總部對(duì)各分公司的費(fèi)用管理和控制基本處于半失控的狀態(tài)，沒(méi)有什么手段和依據(jù)來(lái)限制分公司對(duì)費(fèi)用的使用；管理者對(duì)營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用的花費(fèi)和收效知之不詳，在制定費(fèi)用預(yù)算時(shí)往往只能“跟著感覺(jué)走”，沒(méi)有確實(shí)可信的數(shù)據(jù)可供參。

Sam犯了難，這個(gè)項(xiàng)目到底該怎么做呢？

 3.謀定

考慮再三，Sam覺(jué)得還是應(yīng)該仔細(xì)分析一下這個(gè)項(xiàng)目的整體情況，然后再?zèng)Q定自己該采取怎樣的措施來(lái)進(jìn)行，盡量減低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，避免失敗。

首先，要確定項(xiàng)目的定位。
市場(chǎng)部作為公司營(yíng)銷(xiāo)策略的制定者和執(zhí)行者，其營(yíng)銷(xiāo)行為的成功與否，對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈的銷(xiāo)售、生產(chǎn)、采購(gòu)等環(huán)節(jié)都有著直接或間接的影響，其重要性毋庸置疑。市場(chǎng)部本身的業(yè)務(wù)繁多，包括營(yíng)銷(xiāo)策略的制定、市場(chǎng)公關(guān)、創(chuàng)意企化、費(fèi)用管理等等，從信息化的難易程度、緊迫性和重要性來(lái)看，對(duì)數(shù)額巨大的營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用的監(jiān)管無(wú)疑是重中之重。所以，項(xiàng)目的切入點(diǎn)就選擇費(fèi)用管理這塊業(yè)務(wù)。

根據(jù)目前信息化的發(fā)展趨勢(shì)和業(yè)務(wù)需要，Sam將項(xiàng)目明確的定位為“市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用管理平臺(tái)”，把建立起一個(gè)包括“預(yù)算管理—＞計(jì)劃制定—＞計(jì)劃變更管理—＞合同管理—＞費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)”在內(nèi)的營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用全周期管理的閉環(huán)回路為目標(biāo)，開(kāi)發(fā)出一套靈活完善的營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用管理平臺(tái)。

其次，要確定項(xiàng)目解決方案。
這個(gè)項(xiàng)目的難點(diǎn)主要在于對(duì)業(yè)務(wù)的理解和把握上，既要考慮到現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，也要兼顧到對(duì)流程的優(yōu)化，既要符合基層用戶的習(xí)慣，也要滿足高層領(lǐng)導(dǎo)的匯總和分析的需要。

因此，在技術(shù)上不宜采用沒(méi)有經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)的新技術(shù)和新工具，而選擇采用上一個(gè)版本的技術(shù)架構(gòu)，并重用其它系統(tǒng)中已經(jīng)成熟的權(quán)限管理模塊。

再次，進(jìn)行充分的需求分析。
鑒于市場(chǎng)部現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的論亂，在項(xiàng)目初期，恐怕沒(méi)有人能夠提出一份全面細(xì)致的業(yè)務(wù)需求。為了與業(yè)務(wù)人員充分溝通，也為了盡量降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，Sam決定采用原型法來(lái)配合需求分析階段的工作。

因?yàn)槭袌?chǎng)部，尤其是分公司的市場(chǎng)人員對(duì)信息系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和接受能力普遍比較差，通過(guò)原型的開(kāi)發(fā)，可以將空泛的業(yè)務(wù)流程具體化、形象化，更加直觀的展現(xiàn)在用戶面前，讓用戶可以親身感受到系統(tǒng)實(shí)施之后將會(huì)給自己的工作所帶來(lái)的改變，逐步培養(yǎng)他們使用系統(tǒng)的習(xí)慣，以及通過(guò)系統(tǒng)來(lái)解決實(shí)際問(wèn)題的能力。

接下來(lái)，采用“迭代原型法”開(kāi)發(fā)。
由于在需求分析階段使用的系統(tǒng)原型，采用了上一個(gè)版本成熟的技術(shù)架構(gòu)及模塊復(fù)用，故而可以將其一直迭代到代碼開(kāi)發(fā)階段，直至系統(tǒng)交付，即“迭代原型法”的開(kāi)發(fā)模式。

如上所述，采用“迭代原型法”有一個(gè)很明顯的優(yōu)勢(shì)，可以盡量在項(xiàng)目早期發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。降低在項(xiàng)目后期發(fā)生需求變更的風(fēng)險(xiǎn)。

不過(guò)，該方法也存在一個(gè)缺點(diǎn)，很容易在開(kāi)發(fā)過(guò)程中陷入對(duì)細(xì)節(jié)的無(wú)止境的糾纏當(dāng)中，從而導(dǎo)致需求蔓延和需求“鍍金”。在這一點(diǎn)上，項(xiàng)目經(jīng)理一定要注意對(duì)項(xiàng)目的管理，定期進(jìn)行檢查點(diǎn)回顧，時(shí)刻注意檢查項(xiàng)目進(jìn)度，一旦發(fā)現(xiàn)“蔓延”的趨勢(shì)必須及時(shí)修正，保證主要功能和流程的開(kāi)發(fā)進(jìn)度，將風(fēng)險(xiǎn)消滅在萌芽狀態(tài)。

最后，循序漸進(jìn)的項(xiàng)目實(shí)施階段。
為了保證系統(tǒng)最終能夠成功上線，必須注意項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中所采取的方法和步驟。

費(fèi)用管理的業(yè)務(wù)涉及到總部市場(chǎng)和全國(guó)所有的分公司，系統(tǒng)的最終用戶遍布全國(guó)，而且人員眾多，水平參差不齊，因此想要在所有分公司一次性的同時(shí)上線，幾乎是不可能的。

比較合理的方式是，首先在總部市場(chǎng)和北京分公司做試點(diǎn)，因?yàn)樵谕粋€(gè)辦公地點(diǎn)，并且員工計(jì)算機(jī)水平也比較高，技術(shù)人員培訓(xùn)和調(diào)試起來(lái)都比較方便。等到系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行了一個(gè)月之后，再向全國(guó)推廣，因?yàn)橛辛丝偛亢捅本┓止镜某晒?jīng)驗(yàn)，可以達(dá)到一點(diǎn)帶面的示范效果，會(huì)大大降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。

 4.“詭計(jì)”

以上都是在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中必須要考慮和解決的問(wèn)題，都是光明正大的措施和手段。但是，除了要做到以上這幾點(diǎn)之外，作為一名項(xiàng)目經(jīng)理，在管理這樣一個(gè)復(fù)雜的，容易反復(fù)的，而且曾經(jīng)有過(guò)失敗經(jīng)歷的項(xiàng)目時(shí)，Sam還必須要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)耍一些無(wú)傷大雅的“陰謀詭計(jì)”，來(lái)保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行。簡(jiǎn)單點(diǎn)說(shuō)，就是：

在項(xiàng)目初期，以用戶為中心
項(xiàng)目初期，用戶剛剛開(kāi)始接觸原型，界面風(fēng)格、操作模式、按鈕設(shè)置等是用戶最直觀的感受，尤其是對(duì)于以前沒(méi)有使用過(guò)信息系統(tǒng)的市場(chǎng)人員來(lái)說(shuō)，這些操作層面的簡(jiǎn)便性、易用性將直接影響到他們對(duì)系統(tǒng)的感受。

所以，為了讓用戶能夠比較容易的接受，項(xiàng)目經(jīng)理要盡可能的按照用戶的操作習(xí)慣來(lái)修改，在這一時(shí)期，只要能讓他們習(xí)慣于使用系統(tǒng)，項(xiàng)目經(jīng)理都可以最大程度的妥協(xié)。

項(xiàng)目中期，樹(shù)立項(xiàng)目經(jīng)理的專(zhuān)業(yè)權(quán)威
到了項(xiàng)目中期，系統(tǒng)的界面風(fēng)格和基本流程已經(jīng)確定，在這一階段，要“懷柔”與“高壓”并用。

懷柔——對(duì)于一個(gè)雙方有爭(zhēng)議的功能需求，項(xiàng)目經(jīng)理可以保留自己的意見(jiàn)，按照用戶的想法來(lái)做，但是一定要事先強(qiáng)調(diào)自己的看法，并指出用戶的想法可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。等到功能實(shí)現(xiàn)之后，用戶會(huì)發(fā)現(xiàn)，這樣做果然是會(huì)出問(wèn)題的。在這個(gè)時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理在用戶心中的專(zhuān)業(yè)權(quán)威就樹(shù)立起來(lái)了，以后再出現(xiàn)爭(zhēng)議的時(shí)候，用戶就會(huì)充分信任并尊重項(xiàng)目經(jīng)理的意見(jiàn)。

高壓——當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理在用戶心中成為了一個(gè)權(quán)威之后，對(duì)于一些開(kāi)發(fā)成本很高而使用價(jià)值不大的功能需求，項(xiàng)目經(jīng)理就可以利用這一點(diǎn)來(lái)向用戶“高壓”一下，取消或者放到項(xiàng)目二期、三期的時(shí)候再作。

當(dāng)然，“懷柔”和“高壓”都不能濫用，對(duì)于開(kāi)發(fā)成本很高的功能使用懷柔政策，很容易造成資源浪費(fèi)和進(jìn)度落后；而過(guò)多的使用高壓政策也是十分不明智的，就像“狼來(lái)了”一樣，同一招用多了也就不靈了。

項(xiàng)目后期，威逼加利誘
在后期的實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理要學(xué)會(huì)威逼利誘。

對(duì)先期的試點(diǎn)人員威逼——對(duì)于第一個(gè)吃螃蟹的人，困難是可想而知的，為了保證不會(huì)半途而廢，除了對(duì)其加強(qiáng)培訓(xùn)之外，取得高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，通過(guò)強(qiáng)制手段保證系統(tǒng)真正用起來(lái)并且能夠用下去，是十分必要的。

對(duì)后期跟進(jìn)的人員利誘——前期的成功經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)擺在那里，項(xiàng)目經(jīng)理所作的就是將使用系統(tǒng)治后帶來(lái)的工作效率的提高，工作量的降低，流程透明度的增加充分的介紹給未來(lái)的用戶，使他們對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用充滿信心。

項(xiàng)目改進(jìn)階段，從信息化的角度推進(jìn)流程優(yōu)化
一個(gè)項(xiàng)目不可能將所有的業(yè)務(wù)需求一次完成，通常的做法是將一個(gè)項(xiàng)目分解成兩到三個(gè)階段來(lái)完成，在完成初期最基礎(chǔ)的功能之后，還要繼續(xù)進(jìn)行項(xiàng)目的二期、三期。

如果說(shuō)，項(xiàng)目的一期階段完成了信息系統(tǒng)的從無(wú)到有，項(xiàng)目的二期、三期就是對(duì)業(yè)務(wù)的整合和流程的完善。在一期階段，業(yè)務(wù)部門(mén)最為需求的提供者，對(duì)項(xiàng)目的方向起主導(dǎo)作用，最后的交付產(chǎn)品也大多是對(duì)現(xiàn)有流程的忠實(shí)再現(xiàn)和信息化。如果在這時(shí)信息部門(mén)想對(duì)業(yè)務(wù)流程提出改進(jìn)建議，阻力會(huì)非常大。然而在二期、三期階段，由于業(yè)務(wù)部門(mén)已經(jīng)習(xí)慣了信息系統(tǒng)的使用，已經(jīng)離不開(kāi)它了，這時(shí)如果信息部門(mén)從企業(yè)信息化的角度出發(fā)，對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程提出自己的改進(jìn)建議和方案，業(yè)務(wù)部門(mén)一定會(huì)給與充分的重視，推進(jìn)過(guò)程也會(huì)比較順利。

所以說(shuō)，項(xiàng)目經(jīng)理學(xué)會(huì)耍點(diǎn)手腕，必要的時(shí)候來(lái)點(diǎn)陰謀詭計(jì)也是十分必要的。

  
總之，項(xiàng)目經(jīng)理要充分認(rèn)清信息系統(tǒng)建設(shè)周期中各個(gè)階段的特點(diǎn)，以保證自己在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間做出適當(dāng)?shù)臎Q定，在不同的階段采取不同的措施，保證項(xiàng)目始終立于不敗之地。(CCW-ciocio-BLOG)