CIO管理札記之彈性部門

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我很喜歡中央電視臺的一個形象廣告片：一位穿著紅色中式服裝的姑娘在舞臺上伴隨著民族音樂不停地旋轉(zhuǎn)著，淡雅唯美的背景畫面中跳動著一種活力和激情，最后字幕打出“心有多大、舞臺就有多大！”

一個積極主動的CIO，也需要用心規(guī)劃、設(shè)計自己和員工的職業(yè)舞臺——IT的組織架構(gòu)，主要是IT部門的組織結(jié)構(gòu)，因為這關(guān)系到大家的職業(yè)發(fā)展空間！

組織結(jié)構(gòu)與組織設(shè)計是管理學(xué)和組織行為學(xué)的重要內(nèi)容之一。IT部門的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計和調(diào)整盡管沒有企業(yè)組織結(jié)構(gòu)那么復(fù)雜，但組織設(shè)計的一些經(jīng)典原則同樣需要遵循，比如工作分工、職責(zé)與職權(quán)、管理跨度、指揮與匯報關(guān)系等；還得考慮企業(yè)戰(zhàn)略，特別是IT戰(zhàn)略目標和任務(wù)、IT員工的規(guī)模、涉及的技術(shù)復(fù)雜性、內(nèi)外部環(huán)境和文化價值觀等權(quán)變因素，進而根據(jù)實際情況選擇職能型、分部型等傳統(tǒng)機械式組織結(jié)構(gòu)形式，抑或矩陣型、網(wǎng)絡(luò)型等有機式組織結(jié)構(gòu)形式或者是多種形式的組合。組織結(jié)構(gòu)沒有絕對的對錯之分，只有合適與不合適、有效與低效之別。當今，外部市場環(huán)境的動態(tài)變化和不確定性，促使企業(yè)組織日趨扁平化、有機性，IT部門也應(yīng)與時俱進。

據(jù)我所知，盡管不同企業(yè)因行業(yè)、規(guī)模和信息化發(fā)展階段等原因，IT部門的職責(zé)與職權(quán)存在相當大的差異，但是多數(shù)企業(yè)的IT部門如果用一句話來表述其職責(zé)，就是負責(zé)“IT應(yīng)用”的部門，其實，通俗地講IT部門就是“搞信息化”的部門。在職權(quán)方面，因為多數(shù)IT部門不是對企業(yè)主要經(jīng)營目標有直接貢獻的業(yè)務(wù)部門，也就不具有直線職權(quán)，而具有或主要履行支持、協(xié)助或輔助性質(zhì)的參謀職權(quán)。

既然IT部門大多是負責(zé)企業(yè)IT應(yīng)用的，那么將IT部門的職位設(shè)計成開發(fā)、實施、運行維護和IT專業(yè)管理幾類就是典型的職能型結(jié)構(gòu)設(shè)計；IT建設(shè)項目實行“項目管理制”就是矩陣型結(jié)構(gòu)組織：員工同時有專業(yè)經(jīng)理和項目經(jīng)理兩個直接主管，企業(yè)的IT外包則是網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)組織的表現(xiàn)。

依照我的經(jīng)驗，當企業(yè)的IT部門員工少于10人，管理跨度不算大，并行實施項目不大或不多，涉及的IT技術(shù)不復(fù)雜，職位設(shè)計就沒有必要過細，分工也不要過于清楚，管理要相對集權(quán)，才不至于影響管理效率。

當企業(yè)運作和管理對IT的依賴性大了，IT部門規(guī)模也隨之擴大，并行實施或運行中的信息系統(tǒng)多了，涉及的IT技術(shù)也多了、復(fù)雜了，外包商或合作伙伴增加了，跨部門協(xié)調(diào)工作多了、難度大了，IT部門的組織設(shè)計就要“講究”了，否則問題與麻煩就隨之而來。

所以IT部門的組織結(jié)構(gòu)除了要設(shè)計得合適，我認為還要有足夠的彈性，即有足夠的可擴展性，才能On Demand——隨需應(yīng)變。以我所在的企業(yè)為例，IT部門實行的就是職能型、矩陣型和網(wǎng)絡(luò)型的組合結(jié)構(gòu)設(shè)計。當IT部門10來個人時，系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)庫管理員、網(wǎng)管都不分，一位員工身兼數(shù)職很平常，他們自己往往就是項目經(jīng)理、實施經(jīng)理，副經(jīng)理也當高級程序員，雖然看起來好像很不規(guī)范，但是運作狀況并不差。

后來，部門人多了，涉及的行業(yè)不僅是貿(mào)易行業(yè)了，信息化項目越來越大、越來越多，也就開始細分專業(yè)職位，區(qū)分項目組和專業(yè)組。我為了適應(yīng)IT部門員工可能在3年內(nèi)接近50人的情況，在試行授權(quán)專業(yè)主管履行部分管理職能的基礎(chǔ)上，開始建議公司逐步設(shè)立專業(yè)的二級部門，如基礎(chǔ)設(shè)施及應(yīng)用部、系統(tǒng)開發(fā)部、人力行政部、財務(wù)系統(tǒng)部、供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)部、電子商務(wù)部等，相應(yīng)地變更IT部門名稱。我設(shè)想通過規(guī)范的二級部門、專業(yè)職位設(shè)置、內(nèi)部流程與規(guī)范制定以及相應(yīng)的專業(yè)人員職責(zé)與職位體系、薪酬體系設(shè)計，使IT部門綜合性管理人才、復(fù)合型業(yè)務(wù)應(yīng)用人才、專家型IT技術(shù)或業(yè)務(wù)應(yīng)用型人才等各類人才都有成長和發(fā)展的空間，都能夠在相應(yīng)的“職業(yè)舞臺”上施展自己的才干。

比如說，在企業(yè)內(nèi)部還沒有“流程管理部門”的時候，在IT部門設(shè)立這類二級部門，既可以讓部分實施人員有新的發(fā)展空間，還可以拓展IT部門的“職權(quán)”，更好地體現(xiàn)IT的價值與員工的工作價值。

又比如說，當企業(yè)IT應(yīng)用深入后，IT部門人員對企業(yè)核心業(yè)務(wù)的理解越來越深入，部分業(yè)務(wù)理解能力較好的IT實施人員完全有可能通過后續(xù)的在職培訓(xùn)，結(jié)合信息系統(tǒng)應(yīng)用，逐步轉(zhuǎn)向行業(yè)應(yīng)用研究類的專業(yè)崗位，成為行業(yè)IT應(yīng)用分析人員或研究人員。電子商務(wù)應(yīng)用專家或業(yè)務(wù)解決方案顧問這類很有價值的人才也可以通過組織結(jié)構(gòu)的有效設(shè)計，給他們規(guī)劃好職業(yè)發(fā)展路徑。二級部門的設(shè)置、建設(shè)期的項目實行項目經(jīng)理負責(zé)制，以及相應(yīng)的授權(quán)機制還有助于盡早鍛煉IT部門的總經(jīng)理、副總經(jīng)理的后備人選。以我的工作經(jīng)歷，我覺得設(shè)計并適時調(diào)整好IT部門的組織結(jié)構(gòu)，使之既有一定的科學(xué)規(guī)范性，又有相當?shù)撵`活性非常重要。

（本文作者為廈門建發(fā)集團信息化應(yīng)用管理部總經(jīng)理，xuming@chinacdc.com）