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協(xié)同OA軟件能及時回復會議室狀態(tài)的實時發(fā)布
對單位內(nèi)部的會議室信息進行有效的管理,協(xié)同辦公系統(tǒng)包括對單位內(nèi)部的各種會議場所的基本資料的登記,并可設定對應的管理人員,并對會議內(nèi)的附加設施(如投影儀、網(wǎng)絡線路和電話等)進行
會議室狀態(tài)的實時發(fā)布
隨時了解各地會議室的使用狀況,以便在申請時能根據(jù)是否空閑狀態(tài)進行申請會議室的使用:
會議發(fā)起:
根據(jù)不同的會議類型,可以選擇不同的會議模版,不同的會議類型可以設定不同的會議審批過程。
會議的組織:
會議組織者可選擇參會人員以及對會議的主題、相關(guān)的資料進行事先的展示
會議的紀要與決議的執(zhí)行監(jiān)督:會議召開完成后,泛普軟件可由專人負責記錄會議紀要并根據(jù)紀要下達下一步的行動計劃,計劃各自負責人及時記錄完整情況、完成比率并由督辦人、檢查人確認,以保證會議決議的執(zhí)行力度:
會議生成日程后,任務執(zhí)行情況匯總報表
可建立個人日程安排、同時可按照時間分布展現(xiàn)日程,日程的建立與維護可與會議、領(lǐng)導交辦相銜接
日程安排建立:
在我的日程中可直接建立我的日程,通過請假、外出流程也可自動為相關(guān)申請人創(chuàng)建相關(guān)日程。
日程與會議、領(lǐng)導交辦的關(guān)聯(lián)
在我的計劃日程中可支持領(lǐng)導直接通過日程交辦任務、通過會議計劃、會議決議直接形成日程
項目組織與實施計劃
項目組織管理
建議成立聯(lián)合項目小組,包括領(lǐng)導、項目經(jīng)理、業(yè)務需求、技術(shù)保障、培訓推廣等相關(guān)人員。
項目實施主計劃
基于項目需求及泛普OA軟件在同類行業(yè)中的實施經(jīng)驗,我們認為該項目預計總體工期為3個月。
項目實施原則
本項目為XX集團的管理系統(tǒng),不僅是公司信息管理的工具,也將提供公司發(fā)展決策和創(chuàng)造協(xié)同工作環(huán)境的平臺。系統(tǒng)實施需要充分考慮XX集團的業(yè)務特色,保證項目實施的完善性。項目實施過程中也需要不斷與XX集團的專業(yè)技術(shù)及相關(guān)業(yè)務人員交流,通過雙方緊密的交流、合作,使系統(tǒng)更適合XX集團使用,適應XX集團業(yè)務的發(fā)展。
工程實施采取以下原則:
分階段、循序漸進的原則
任何一個項目的實施都是一個發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,積累經(jīng)驗,又遇到新問題,再解決,再積累的循序漸進的過程。本次項目實施根據(jù)現(xiàn)有業(yè)務環(huán)境及業(yè)務需求,進行資源最優(yōu)化,把握后期需求,進行分階段、循序漸進的實施方案。
實用原則
首先,滿足使用者第一需求即基本需求,功能的需求。盡可能用簡單、統(tǒng)一、符合使用者習慣的方式實現(xiàn)功能,避免追求片面的復雜和完美。
其次,提升系統(tǒng)性能需求,滿足不同階段用戶的需求。完善系統(tǒng)承載能力,保障優(yōu)質(zhì)的服務。
知識原則
相對目前國內(nèi)其他IT技術(shù)的使用情況,協(xié)同辦公技術(shù)應用較少,實際應用也不普遍。企業(yè)的一般員工對數(shù)據(jù)倉庫、多維分析、數(shù)據(jù)開采、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)訪問控制等系統(tǒng)涉及的知識可能存在著不足或偏差,實際應用經(jīng)驗也會欠缺。因此,我們在實施過程中充分結(jié)合專家培訓和服務,包括泛普OA軟件協(xié)同辦公系統(tǒng)的設計、開發(fā)、實施過程(實施是培訓的重點)。
逐步培養(yǎng)企業(yè)自己的系統(tǒng)管理、維護人員。當系統(tǒng)投入使用時,這些人員可以對系統(tǒng)進行維護和管理,并可以負責對最終用戶進行培訓
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