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建立和使用檔案管理系統(tǒng)應該注意哪些問題
隨著辦公自動化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)滿足不了人們的要求，只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化信息化管理，才能夠讓檔案管理更加的快捷方便，所以在此基礎上，最大化的利用和使用資料管理軟件是目前檔案管理過程中必須要做好的事情。
建立和使用資料管理軟件有哪些問題應該注意呢?
要采用規(guī)范的應用軟件。為了達到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標準規(guī)范的軟件是必須的。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關的標準，減少轉換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。
要用先進的電子信息技術來構建整個信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)要涉及到很多先進的技術，主要包括數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、網(wǎng)絡技術等。
應用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，首先要建立起干部信息數(shù)據(jù)庫，包括文字信息數(shù)據(jù)庫和多媒體信息數(shù)據(jù)庫，這是整個信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內(nèi)的應用。
應該有計劃、分步驟、分階段建設多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應用軟件的選用與開發(fā)、高速網(wǎng)絡系統(tǒng)的建立等。三個環(huán)節(jié)可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，干部信息的采集與報送工作應當規(guī)范化、制度化，把其當成干部管理工作中的一項經(jīng)常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統(tǒng)臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。
要使干部多媒體信息系統(tǒng)達到最佳的應用效果，使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應該保證較高的質(zhì)量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機，音頻和視頻可以采用先進的數(shù)字杜比和DVD技術，在為領導提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內(nèi)的適應性。
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