檔案的作用有哪些

　　無論是在企業(yè)單位，還是學(xué)校圖書館，或者是政府機(jī)關(guān)部門，積累下來的檔案資料都不在少數(shù)，這些檔案都具有一定的作用。從一定意義上說，檔案本身也屬于無形資產(chǎn)。無形資產(chǎn)是寶貴財富，檔案作為無形資產(chǎn)的重要載體，對于無形資產(chǎn)的保值、增值起著重要的法律憑證作用。

　　那么檔案本身具備哪些作用呢?檔案的作用表現(xiàn)在憑證作用和參考作用兩個方面。

　　一、憑證作用：檔案是歷史的真賃實據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實據(jù)。

　　二、參考作用：檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。這是因為檔案不僅真實地記錄和反映了人償社會實踐活動的濃度，而且，也反映了實踐活動的廣度，為人們認(rèn)識自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗?！安焱獊?，視茲故帙”，對檔案的參考作用作了高度的概括。檔案的參考作用，其主要特點(diǎn)在于它的廣泛性和可靠性。

　　1、檔案參考作用具有一定的廣泛性。檔案是人尖在活動中形成的，人類的活動是廣泛的，因而，檔案也是很廣泛的。其內(nèi)容也是豐富的，它是各單位和個人廣泛利用的資料。每個地區(qū)有檔案館，每個單位有檔案室，保存著本地區(qū)、本單位各種內(nèi)容的檔案，人們遇有難題，都可以到檔案部門參考檔案，尋找答案。

　　2、檔案的參考作用具有較大的可靠性。檔案是原始記錄，是第一手資料。歷史學(xué)家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。檔案是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀(jì)錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿;有的留有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示;許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個人的印信;有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。

既然檔案的作用這么重大，在平時檔案管理的過程中就應(yīng)該尤其注意，避免因為檔案管理不當(dāng)造成損失，也可以充分利用資料管理系統(tǒng)來對檔案進(jìn)行管理，提高檔案管理效率。

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發(fā)布：2007-04-15 11:35 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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