電子檔案掃描制作時(shí)應(yīng)該注意的事項(xiàng)有哪些

　　檔案掃描(也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等)是近幾年才興起的一項(xiàng)服務(wù)形式，隨著信息化建設(shè)的加速和無紙化辦公的要求，要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用，檔案掃描順應(yīng)了這一潮流，并在這幾年內(nèi)快速興起。

檔案掃描在越來越多的單位企業(yè)中應(yīng)用越來越廣泛，在平時(shí)的檔案掃描中，存在一些問題要注意的，電子檔案掃描制作時(shí)應(yīng)該注意的事項(xiàng)有哪些呢？

　　一、電子檔案信息錄入問題

　　1、有部分區(qū)縣先掃描再錄數(shù)據(jù)，這樣會(huì)造成建檔日期是舊的，有可能名稱也不相符，注意更正。

　　2、注意注銷檔案、預(yù)賦碼檔案的建檔日期錄入問題，這兩類檔案的建檔日期不能直接從數(shù)據(jù)庫(kù)中導(dǎo)入，因此需要人工錄入，要求根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生的日期正確錄入。由于采集系統(tǒng)會(huì)默認(rèn)為當(dāng)天日期，要求隔天掃檔案的區(qū)縣尤其要注意。

　　3、要求仔細(xì)核對(duì)申請(qǐng)表中的公章與錄入的檔案信息是否一致，避免出現(xiàn)圖像與數(shù)據(jù)不符的情況。

　　二、電子檔案圖像質(zhì)量問題

　　1、電子檔案圖像要求清晰、居中、無黑邊、不傾斜、圖像轉(zhuǎn)成正方向(如執(zhí)照和代碼證書應(yīng)該是橫向的沒有橫向)，要求在標(biāo) 引圖像時(shí)逐頁(yè)檢查，有問題的及時(shí)修正。

　　2、登報(bào)掛失的檔案掃描時(shí)，要求包括報(bào)紙的報(bào)頭、日期、公示內(nèi)容以及公式所登版面的版頭。

　　三、紙質(zhì)檔案復(fù)印件的收取問題

　　紙質(zhì)檔案是掃描的基礎(chǔ)，紙質(zhì)檔案要求復(fù)印完整、清晰，深淺一致、均勻。如復(fù)印件實(shí)在不清楚，可考慮掃描原件。

　　1、公章要求蓋在空白的位置上，并且清晰、均勻。復(fù)印件上不需要加蓋公章，如加蓋應(yīng)盡量避免壓在名稱、地址等關(guān)鍵字段上。

　　2、個(gè)體工商戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照、一代身份證、經(jīng)濟(jì)合作社等證件要求復(fù)印件清晰、辨識(shí)度高。

　　3、如果有復(fù)印件不是A4 大小，要求將該復(fù)印件復(fù)印到A4 紙上，不要直接粘貼，避免給掃描造成困難。

　　4、存檔的注銷通知書、預(yù)賦碼通知書均要求加蓋各代碼辦公章。

　　5、不能將身份證、社會(huì)團(tuán)體登記證書、民辦非企業(yè)登記證書的正反面印在同一張紙的正反面，要求身份證正反面在一頁(yè)紙上，社會(huì)團(tuán)體登記證書、民辦非企業(yè)登記證書的正反面印在兩頁(yè)紙上，便于存檔及掃描。

發(fā)布：2007-04-15 11:36 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁(yè)] [關(guān)閉]