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資料管理系統較之傳統檔案管理的優(yōu)勢有哪些
隨著信息技術的飛速發(fā)展，帶來了文檔管理及存儲、利用方式的革命。用文檔電子影像數字化信息代替紙張等傳統介質，不僅大大節(jié)約了存儲空間，無限地延長了保存時間，同時為查閱利用帶來了極大的便利，因此，檔案數字化逐漸得到圖書館、檔案館等各行各業(yè)用戶的一致認可。
檔案數字化是指利用計算機技術、網絡技術和智能識別技術將傳統的紙質信息轉化成計算機內碼或圖像。然后將數字化的信息發(fā)布于局域網、廣域網，形成若干個數字信息集群，供相關人員方便地查詢利用。
檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的優(yōu)勢：
一、提高經濟效益
過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
二、增強檔案原件保護
將紙制檔案轉變?yōu)閿底只娮訖n案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。
三、提高辦公效率
數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
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