泛普軟件幫您解答檔案整理過程中遇到的問題

　　對于檔案整理工作，很多人總會存在一些疑惑不解的地方，想要把檔案整理工作做好，就必須先把這些存在的問題給弄懂弄明白來。以下問題是在檔案整理工作中經(jīng)常會涉及到的，希望對于從事檔案整理工作的朋友有所幫助。

　　1、 如何保存文件正本與不同稿本?

　　同一文件除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要留存。一般來說，文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件;重要文件(如法律法規(guī)等)須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件。對于只需保留定稿和正本的文件來說，計算機打印的定稿，如與正本一樣，即領(lǐng)導(dǎo)通過口頭修改而沒有筆頭修改的，可以只保存正本和發(fā)文稿紙，不必再保存定稿，以避免重復(fù)。

　　2、如何保存正文與文件處理單?

　　文書處理較規(guī)范的機關(guān)，文件在運轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件。

　　3、如何判斷字跡材料的耐久性?

　　復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件檔案字跡材料的耐久性是關(guān)系到檔案壽命長短的重要因素。檔案字跡材料發(fā)生褪變，如褪色、擴散等而變得模糊不清時，就會影響檔案的利用。決定檔案字跡材料耐久性的因素包括字跡色素成分和字跡轉(zhuǎn)移固定方式。在環(huán)境條件相同時，一般來說，最耐久的是以碳黑為色素成分、以結(jié)膜為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等;比較耐久的是以顏料為色素成分，以結(jié)膜或吸收方式轉(zhuǎn)移固定的字跡材料，包括彩色油墨、藍黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料，加純藍墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆油、印油等，或者以粘附為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，如鉛筆。對字跡模糊或易退變的文件，目前一般采用復(fù)印的方式進行復(fù)制。比如傳真件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔。但復(fù)印件本身也存在耐久性方面的問題，如易粘連等，需要采取一定措施加以防范。為減少復(fù)印件粘連的機率，復(fù)印時墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復(fù)印。

　　4、什么是需要復(fù)制的文件?

　　對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件(如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件)，以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件。

　　5、什么樣的文件需要修裱?

　　歸檔文件材料由于使用不當(dāng)，可能產(chǎn)生文件材料被損、局部殘缺等現(xiàn)象。這類文件在裝訂前需要進行修裱。修裱是指使用粘合劑和選定的紙張對破損文件進行“修補”或“托裱”，以恢復(fù)文件的原有面貌，增加強度，延長壽命。其中，修補主要針對一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，包括補缺和托補;托裱是指在文件的一面或兩面托上一張紙以加固文件。需要往意的是;由于《細則》遵循盡量保持文件原貌的思想，立卷時修裱的一些工作內(nèi)容已無意義，例如為方便裝訂成卷而對裝訂邊狹小的文件加邊，將幅面過小或不規(guī)則的文件粘貼在其他紙張上等。此外，修裱工作主要針對有重要保存價值的歸檔文件，無需移交進館的檔案一般保持原貌即可。

　　6、怎樣保存轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文?

　　轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件。

　　7、什么是變形材料裝訂法?

　　此方法比較簡單，但對材質(zhì)必須有較高要求。金屬制品，如不銹鋼夾、燕尾夾等，必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品，同時考慮檔案室?guī)旆康谋９軛l件;塑料制品則必須有足夠強度，以免年久斷裂。要注意，使用金屬裝訂材料的歸檔文件材料，不能使用微波設(shè)備進行消毒，否則可能引起火災(zāi)。

　　8、裝訂時是否必須去除金屬裝訂物?

　　是否需要去除金屬裝訂物，可以視具體情況靈活掌握。一般來說，由于氣候比較干燥，機關(guān)檔案室在具備較好庫房條件的情況下，對不需要移交進館的檔案可以不拆釘。此外，對于裝打成冊不便拆釘?shù)目铩龋捎诮饘傺b訂物已經(jīng)嚴(yán)密封裝在其中，拆訂會嚴(yán)重?fù)p害原貌，此時可不再拆訂重裝。但對于需要永久保存的歸檔文件來說，必須去除易銹蝕的金屬物，，如訂書釘、曲別針、大頭針等，以避免對檔案潛在的危害。因為這些金屬物其材質(zhì)以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。

　　9、如何保存正文與附件?

　　附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或太厚不易裝訂時，也可各為一件。對于一些非本單位形成、卻是正文的必要補充的文件，例如，具有審批權(quán)力的部門，在審批項目時需要申報單位上報的資格證明、單位情況介紹等復(fù)印件，這些材料是做出審批決定的依據(jù)，可以作為審批決定的附件。再如，本單位向計劃部門申報項目的文件，往往帶有包括項目說明、論證材料、計劃書、相關(guān)財務(wù)文件等在內(nèi)的很多文件，雖然是本單位形成的，檔案里已經(jīng)保存了，但由于比較分散，也可以作為申報文件的附件，以便于今后利用。

　　10、裝訂時怎樣對齊?

　　裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。一般來說，采用左上裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊;采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。

　　11、怎樣選擇裝訂方式和裝訂用品?

　　對于裝訂方式和裝訂用品的選擇，《細則》中并未進行統(tǒng)一規(guī)定，只提出“裝訂材料應(yīng)符合檔案保護要求”。這是因為件的裝訂有許多可能的方式和用品，在沒有明顯優(yōu)劣的情況下，簡單地加以規(guī)定，反而會限制機關(guān)檔案室的選擇。具體選擇時應(yīng)考慮到以下要求：(1)符合檔案保護的要求。裝訂用品必須對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命，裝訂方式應(yīng)能較好地維護文件的原始面貌。(2)選用裝訂用品應(yīng)盡量降低成本，裝訂方式應(yīng)簡便易行。具體方法有線裝法、變形材料裝訂法、粘接式、穿孔式、鉚接式等裝訂方法。裝訂方式和用品各有利弊，因此在同一機關(guān)檔案部門，應(yīng)保持裝訂方式的統(tǒng)一，以確保檔案的安全。下面簡要介紹幾種方法，供各單位選擇。

　　12、什么是線裝法?

　　線裝法。從檔案保護的角度講，線裝無疑是最好的選擇。但除了較厚的文件，“三孔一線”的裝訂方法已不再適用于文件級整理?，F(xiàn)有的常見做法是使用縫紉機在文件左上角或左側(cè)軋邊，但這種方式存在針腳過密、易造成紙頁從裝訂處折斷的問題，設(shè)備成本也相對較高。此外也有在文件左上角或在側(cè)穿針打結(jié)的，但操作比較繁瑣，一般不采用。

　　13、為何不選用其它方法?

　　粘接式裝訂法一般采用漿糊及膠水粘貼的辦法，成本較低。但這種方式存在可逆性差、復(fù)印及掃描時不能拆除的缺點，材料的可靠性也有待進一步改善。還有使用熱熔膠封裝的辦法，但由于成本較高不易推廣。穿孔式、鉚接式裝訂法對文件的破壞性比較強，所以一般不采用。

　　14、是否可以將同一事由的若干文件作為一份主要文件的附件來處理?

　　不能。這種做法雖然使整理工作簡化了，但卻給將來的檢索利用設(shè)置了障礙。例如，將某下屬單位申請某項專業(yè)經(jīng)費的請示、該局的批復(fù)和局內(nèi)承辦部門的經(jīng)辦過程文件作為一件裝訂在一起。試想，如果將來利用者只想查看關(guān)于這項經(jīng)費申請工作的經(jīng)辦情況，從歸檔文件目錄上就很難檢索到，從而違背深化檢索的目的。所以這種做法應(yīng)該避免。

　　對于以上問題，是否您已經(jīng)得到了想要的答案呢，相信如果以上問題您都得到滿意答案的話，檔案整理工作將會越做越好的。