檔案管理系統(tǒng)有哪些功能

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　在如今科技如此發(fā)達(dá)的時(shí)代，所有的工作都出現(xiàn)了新型的工作方式，更加的高效、方便、快捷。檔案工作也不例外，新工具“檔案管理系統(tǒng)”正式加入檔案管理工作，本文將為你分享為什么要選擇檔案管理系統(tǒng)?

　　一、檔案管理系統(tǒng)有什么好處

　　1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長(zhǎng)歷程

　　檔案記錄著企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，何時(shí)開(kāi)業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰(shuí)，何時(shí)盈利，何時(shí)擴(kuò)張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過(guò)幾次、法人有無(wú)變動(dòng)等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時(shí)平穩(wěn)、何時(shí)動(dòng)蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

　　2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

　　企業(yè)檔案無(wú)不涉及商業(yè)機(jī)密，如果沒(méi)有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個(gè)人處置，勢(shì)必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識(shí)。

　　3、決策制訂的參謀和幫手

　　企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或方案對(duì)比，沒(méi)有檔案就無(wú)法進(jìn)行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強(qiáng)過(guò)活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時(shí)候。做決策離不開(kāi)檔案資料。

　　4、企業(yè)文化的活標(biāo)本

　　很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請(qǐng)專家?guī)兔?，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識(shí)在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來(lái)的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時(shí)，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認(rèn)可的價(jià)值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補(bǔ)充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，企業(yè)文化就豐富起來(lái)了。

　　二、檔案管理系統(tǒng)的功能

　　1、收集檔案

　　檔案管理系統(tǒng)支持多種方式錄入檔案，如新建、批量新建、掃描新建等。系統(tǒng)支持Excel表格導(dǎo)入檔案信息。

　　2、管理檔案

　　檔案管理系統(tǒng)支持用戶自定義創(chuàng)建檔案門類、屬性字段，對(duì)檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和應(yīng)用。系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)檔案的掃描、錄入、整理、歸檔等整個(gè)生命周期的管理。

　　3、整理檔案

　　系統(tǒng)具備套打功能，打印檔案不會(huì)影響到表格原有格式。

　　4、保障檔案安全

　　系統(tǒng)的安全性高，能靈活方便的進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，具備多級(jí)管理方式，能針對(duì)不同職位用戶進(jìn)行授權(quán)。

　　5、查詢檔案

　　系統(tǒng)支持多種檢索方式，檢索的結(jié)果跟用戶的權(quán)限有關(guān)。

　　6、統(tǒng)計(jì)檔案

　　系統(tǒng)可根據(jù)檔案的不同請(qǐng)款進(jìn)行多維度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

　　綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，降低管理成本。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達(dá)到事半功倍的效果，使用電子軟件管理檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行檔案檢索、借閱，亦可進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作。不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險(xiǎn)。=