泛普OA協(xié)同辦公軟件ThinkOne系統(tǒng)調(diào)研文檔-公文流程

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泛普OA協(xié)同辦公軟件泛普OA系統(tǒng)系統(tǒng)調(diào)研文檔
公文流程

作者:  泛普OA協(xié)同辦公軟件泛普OA系統(tǒng)項(xiàng)目組
建立日期: 2011-05-18
最后更改: 
版本:  V1.0

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2011-5-18  V1.0 
   
   
   

審 核 人
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分    發(fā)
復(fù)制號(hào) 姓名 版本 備注
   
   
   
   
   

注意：
由于文檔控制的需要，請(qǐng)您在收到這份文檔的拷貝時(shí)，將您的姓名填入以上表格中相應(yīng)的位置。

問卷填寫說明

1. 本問卷涉及到公文系統(tǒng)，包含：【發(fā)文管理】、【收文管理】、【簽報(bào)管理】、【公文交換】、【公文督辦】、【公文查詢】、【公文統(tǒng)計(jì)】七項(xiàng)功能
2. 建議以電子文檔的形式填寫，連同相應(yīng)的附件，于2011年6月3日之前完成，經(jīng)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人員審核后，反饋給泛普OA協(xié)同辦公軟件泛普OA系統(tǒng)項(xiàng)目組。
3. 請(qǐng)認(rèn)真填寫該調(diào)研問卷，被調(diào)研人對(duì)所填寫內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。
 

組織機(jī)構(gòu)調(diào)研文檔
一、調(diào)研準(zhǔn)備
調(diào)研準(zhǔn)備是調(diào)研前的準(zhǔn)備工作，其作用是為調(diào)研工作正式開始前起到鋪墊引導(dǎo)的作用。調(diào)研準(zhǔn)確分為調(diào)研目的、調(diào)研意義、調(diào)研對(duì)象、調(diào)研時(shí)間、調(diào)研人員等。

1、 公司公文系統(tǒng)調(diào)研此次達(dá)到的目的。
確定公司公文的收發(fā)過程；
2、 調(diào)研此次達(dá)到的意義。
用于搭建公司公文體系，讓公司在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的具有法定效應(yīng)和規(guī)范體系的公務(wù)文書；
3、 調(diào)研對(duì)象及時(shí)間、地點(diǎn)。

被調(diào)研人 崗位 負(fù)責(zé)內(nèi)容 調(diào)研時(shí)間 調(diào)研地點(diǎn) 調(diào)研人
     
     
     
     

二、公司公文系統(tǒng)調(diào)研內(nèi)容
1、歸檔方式
歸檔方式有：系統(tǒng)導(dǎo)入的、手工掃描的；
檔案的形成有可能有系統(tǒng)同導(dǎo)入的和手工掃描的合成一個(gè)；
檔案需要檢索功能：可以根據(jù)標(biāo)題、文號(hào)等信息；
所以的文件流轉(zhuǎn)后自動(dòng)進(jìn)入檔案庫；
公司和各部門獨(dú)立使用；
公司及的檔案管理可以查看部門及的檔案庫；
審批未通過的也要進(jìn)入檔案庫；

項(xiàng)目組：
專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)、跟泛普OA協(xié)同辦公軟件泛普OA系統(tǒng)系統(tǒng)結(jié)合使用。

2、公文文號(hào)：
公文文號(hào)的維護(hù)在辦公室
發(fā)文文號(hào)：
以公司名義制發(fā)，對(duì)內(nèi)和對(duì)外發(fā)文，均由辦公室編排公文字號(hào)，統(tǒng)一印發(fā)：
公文編號(hào)沒有零，例如：天安發(fā)[2011]23號(hào)
天安發(fā)[年份]××號(hào)
天安函[年份]××號(hào)
天安辦[年份]××號(hào)
……
凡以部門名義在公司內(nèi)部發(fā)文、并加蓋部門印章的文件應(yīng)由部門按以下形式編制文號(hào)：
天安財(cái)發(fā)[年份]××號(hào)
天安人發(fā)[年份]××號(hào)
……
簽報(bào)文號(hào)：
總公司辦公室的簽報(bào)字號(hào)為：
總辦簽[年份]X號(hào)
總財(cái)簽[年份]X號(hào)
總?cè)撕瀃年份]X號(hào)
……
山東分公司辦公室的簽報(bào)字號(hào)為：
魯辦簽[2011]X號(hào)
魯財(cái)簽[2011]X號(hào)
……
收文編號(hào)：
兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：
B
Q

項(xiàng)目組：
為了避免公文文號(hào)被廢棄公文占用，文號(hào)的授予可以在行文的下發(fā)節(jié)點(diǎn)。文號(hào)根據(jù)規(guī)則自動(dòng)生成，并允許修改。
3、公文流程：
1）發(fā)文管理：
特殊情況：
正文內(nèi)容一樣，流程一樣，下發(fā)公司不一樣，附件不一樣，公司級(jí)文件管理員接收打印編文號(hào)時(shí)可以編寫不同的文號(hào)下發(fā)。
公文帶所有的附件，下發(fā)時(shí)選擇不同的文號(hào)和附件。
公文類型：公司級(jí)發(fā)文、部門級(jí)發(fā)文、工作通知單，權(quán)限：擬稿人、辦公室核稿人、公司級(jí)文件管理員，區(qū)別：部門級(jí)發(fā)文由部門編號(hào)、歸檔，選擇部門級(jí)發(fā)文默認(rèn)會(huì)到發(fā)起人部門文件管理員。
處經(jīng)理意見只有部門內(nèi)可見
只有部門內(nèi)部有取消流程功能、過了部門不能有撤銷流程。
封發(fā)形式有：封發(fā)、不封發(fā)、轉(zhuǎn)公告，封發(fā)完成，只限分公司可以簽收，部門不簽收。
出部門后可以“終止”，終止后的自動(dòng)進(jìn)入檔案庫。
涉及到部門會(huì)簽，選擇部門，直接到部門負(fù)責(zé)人。

流程：
公司發(fā)文：
主辦部門擬稿→處經(jīng)理意見（員工級(jí)擬稿）→部門負(fù)責(zé)人初審→部門文件管理員→會(huì)簽（手工選擇）→部門文件管理員→辦公室核稿（核稿人未定，可以會(huì)退給擬稿人，擬稿人要必須有部門總確認(rèn)然后再到辦公室）→辦公室負(fù)責(zé)人核批）→公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→文件管理員接編文號(hào)/上報(bào)其他領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（手工選擇）→文件管理員編文號(hào)/轉(zhuǎn)辦選擇辦理人→排版人員（排版套紅）→擬稿人校對(duì)→排版人員→文件管理員封發(fā)用印（需要轉(zhuǎn)公告和封發(fā)并歸檔）

2）收文管理
收文的定義：外來文件的內(nèi)部審批
特殊需求：
對(duì)于需要收集材料的先進(jìn)入與歸檔目錄，后續(xù)可以繼續(xù)上傳資料。

收文流程：
公司收文：
有關(guān)宏觀政策、規(guī)定或涉及全局的文件：文員登記→辦公室負(fù)責(zé)人擬辦→董事長(zhǎng)、總裁室閱批→文件管理員
涉及具體業(yè)務(wù)或急需批辦的文件：文員登記→辦公室負(fù)責(zé)人擬辦→總裁室相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示→有關(guān)部門承辦→董事長(zhǎng)、其他總裁室傳閱→文件管理員
具體承辦事項(xiàng)：文員登記→辦公室負(fù)責(zé)人擬辦→相關(guān)的部門承辦→文件管理員
分公司收文：
文員登記→辦公室負(fù)責(zé)人擬辦→分公司領(lǐng)導(dǎo)批示→分公司文件管理員

3）簽報(bào)管理
簽報(bào)流程：
主辦部門擬稿→處經(jīng)理意見（員工級(jí)擬稿）→部門負(fù)責(zé)人初審→會(huì)簽（手工選擇）→公司級(jí)文件管理員→公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)→部門文件管理員（編號(hào)歸檔）
分公司簽報(bào)：
主辦部門擬稿→部門負(fù)責(zé)人初審→會(huì)簽（手工選擇）→擬稿部門負(fù)責(zé)人→分公司領(lǐng)導(dǎo)→主辦部門文件管理員歸檔（無需上報(bào)總公司的）/（需上報(bào)的）總公司受理部門文件管理員（可以會(huì)退到任何節(jié)點(diǎn)）→本部門分辦（可以回退到擬稿人）→受理部門負(fù)責(zé)人簽署會(huì)簽意見→部門文件管理員→會(huì)簽（手工選擇）→部門文件管理員→公司領(lǐng)導(dǎo)→總公司受理部門文件管理員→分公司文件管理員（歸檔）→分辦
4、電子簽章：
電子簽章兩種情況，使用系統(tǒng)自帶的電子簽章方式：支持手寫和系統(tǒng)印章調(diào)用，使用過程需要密碼。
項(xiàng)目組：
支持文檔和正文的蓋章，而且有安全加密機(jī)制。
5、公文交換中心：
需要提供部門公文管理者
項(xiàng)目組：
保留公文交換功能，二期分公司的公文系統(tǒng)能用到交換中心，日常發(fā)文以群組方式發(fā)送。
6、公文字體字號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：
公文正文公文管理員、文檔庫管理員可以查看修改痕跡，其他人員無權(quán)限查看
項(xiàng)目組：
公文中標(biāo)題、文號(hào)、單位等內(nèi)容需要按規(guī)定使用標(biāo)準(zhǔn)的字體字號(hào)，系統(tǒng)可以設(shè)置除正文外其他內(nèi)容的字體字號(hào)的默認(rèn)值，但做不到不允許修改。

分析：OA系統(tǒng)公文管理模塊通過發(fā)文、交換、收文三步走輕松實(shí)現(xiàn)公文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。發(fā)文流程可以系統(tǒng)設(shè)置，同時(shí)允許手工設(shè)置。發(fā)文過程可直接修改正文，每一步都有痕跡保留，并可加簽電子印章或者手寫簽名。

7、公文單樣式：