泛普OA協(xié)同辦公軟件XX街道辦事處OA協(xié)同辦公系統(tǒng)需求調(diào)研報(bào)告

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泛普OA協(xié)同辦公軟件XX街道辦事處OA協(xié)同辦公系統(tǒng)需求調(diào)研報(bào)告

目   錄
一、企業(yè)簡介 3
二、信息化狀況 4
2.1  信息化現(xiàn)狀 4
2.2  辦公現(xiàn)狀 4
三、組織結(jié)構(gòu) 5
3.1  組織機(jī)構(gòu)圖 5
3.2  人員及權(quán)限設(shè)置說明 5
3.4  泛組織管理 6
四、業(yè)務(wù)審批 7
4.1  XX部門業(yè)務(wù)流程 7
五、公文管理 10
5.1  發(fā)文管理 10
5.2  收文管理： 11
5.3  公文檔案管理 13
六、知識(shí)管理 14
6.1  文檔權(quán)限描述 14
6.2  文檔應(yīng)用結(jié)構(gòu) 14
七、公共信息 15
7.1  應(yīng)用描述 15
7.2  應(yīng)用欄目 15
八、其它應(yīng)用 16
九、總結(jié)與實(shí)施建議 16

一、企業(yè)簡介
企業(yè)簡介要求文字簡短，文字控制在500漢字以內(nèi)，重點(diǎn)介紹企業(yè)的特色業(yè)務(wù)和知名度。

二、信息化狀況
2.1  信息化現(xiàn)狀
A、已購買了泛普OA系統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件，泛普OA系統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件獨(dú)立布署在專業(yè)服務(wù)器；
B、泛普協(xié)創(chuàng)協(xié)同管理軟件需要在全國范圍內(nèi)使用，需采購獨(dú)立專業(yè)服務(wù)器部署OA系統(tǒng)；
C、硬件情況，____公司OA辦公系統(tǒng)主服務(wù)器，如下圖（推薦）：
硬件情況
設(shè)備 型號(hào)
CPU IntelXeon (3.0GHz)
硬盤 5*146GB HS SAS HDD
內(nèi)存 8GB
網(wǎng)卡 2*GigaEtherne
軟件情況
已安裝的軟件 版本
操作系統(tǒng) Windows Server 2003 企業(yè)版
Windows office 2003 SP1企業(yè)版
瑞星殺毒軟件 網(wǎng)絡(luò)版
數(shù)據(jù)庫 Oracle10g、MySQL5.0、Oralce9i
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境
設(shè)備/網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu) 型號(hào)/備注
星型網(wǎng)絡(luò) 普通工作組方式，無域管理方式
高級(jí)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備 高性能設(shè)備
固定IP，高速光纖接入 優(yōu)質(zhì)網(wǎng)絡(luò)帶寬
2.2  辦公現(xiàn)狀
A、日常溝通：日常工作中，主要使用電子郵件、會(huì)議、口頭傳達(dá)、手工、電話、QQ等方式。
B、業(yè)務(wù)審批：以紙質(zhì)人工找領(lǐng)導(dǎo)審批的方式。
C、公文流轉(zhuǎn)：以紙質(zhì)文件審批方式為主，收、發(fā)文人工派送、快遞收發(fā)。
D、知識(shí)管理：紙質(zhì)文件存檔在檔案柜，電子文件存儲(chǔ)在部門各自電腦中，缺少知識(shí)共享。
E、信息發(fā)布：通過傳真、郵件、電話、張貼公告欄、網(wǎng)站等方式發(fā)布。
三、組織結(jié)構(gòu)
3.1  組織機(jī)構(gòu)圖
   
3.2  人員及權(quán)限設(shè)置說明
經(jīng)調(diào)研，協(xié)同辦公系統(tǒng)注冊(cè)用戶數(shù)___個(gè)，崗位信息共___個(gè)，職務(wù)級(jí)別共___  級(jí)，詳細(xì)請(qǐng)見《調(diào)研信息人員表》

角色說明列表
角色 定義 設(shè)置入口點(diǎn) 使用點(diǎn) 備注
單位文檔庫管理員 單位文檔的管理人員，對(duì)單位文檔進(jìn)行授權(quán)管理 系統(tǒng)管理－應(yīng)用功能設(shè)置－文檔中心設(shè)置 知識(shí)管理－文檔中心-單位文檔庫的初始建立和分配；
所有文檔、公共信息的管理和察看 單位信息管理的最高權(quán)限者。
單位知識(shí)文檔推送到首頁的人
單位公文收發(fā)員 完成單位公文的發(fā)送和簽收 系統(tǒng)管理－組織信息管理－角色管理 簽收單位文檔，
轉(zhuǎn)入登記 
表單
管理員 設(shè)置XX系統(tǒng)的表單和流程模版的人員，辦公室或職能部門管理人員居多 系統(tǒng)管理－組織信息管理－角色管理 定義的表單流程、模版流程；定義表單的統(tǒng)計(jì)、查詢內(nèi)容并授權(quán)他人使用 使用表單功能必須配置表單管理員。

部門主管 指部門領(lǐng)導(dǎo)，一個(gè)部門可以有多個(gè)主管 系統(tǒng)管理－組織信息管理-部門管理
  系統(tǒng)中一個(gè)虛擬角色概念，不直接涉及權(quán)限
部門公文收發(fā)員 部門公文的簽收和發(fā)送外單位的人員 系統(tǒng)管理－組織信息管理-部門管理
 公文管理－公文交換；完成工作：發(fā)送公文、簽收公文 部門公文封發(fā)后，可交公文收發(fā)員發(fā)送給其它部門和單位
項(xiàng)目
發(fā)起人 完成對(duì)項(xiàng)目信息的管理 系統(tǒng)管理－組織信息管理－角色管理；在建立項(xiàng)目時(shí)指定人員作為項(xiàng)目主管 完成對(duì)項(xiàng)目成員的管理；對(duì)項(xiàng)目信息具有全部控制權(quán) 是項(xiàng)目的信息管理者和人員分配者
綜合辦公管理員 定義綜合辦公各子模塊管理員，管理員可定義綜合辦公后臺(tái)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（車輛信息、辦公用品庫存等） 系統(tǒng)管理—綜合辦公—綜合辦公設(shè)置 綜合辦公 包括車輛、辦公用品、辦公設(shè)置、圖書資料4個(gè)子模塊

3.4  泛組織管理
外聯(lián)單位、上下游供應(yīng)商/業(yè)務(wù)合作伙伴的調(diào)研信息，詳細(xì)情況見如下表格:
 
外部機(jī)構(gòu)
單位名稱 部門名稱 人員名稱 使用權(quán)限
XX公司 XX部門 XXX 協(xié)同、公文、公共信息
   
   
   

四、業(yè)務(wù)審批
經(jīng)調(diào)研，目前存在并計(jì)劃轉(zhuǎn)為電子流程的共有___個(gè)（不含公文流程）;經(jīng)分析，對(duì)其中的部份流程進(jìn)行了優(yōu)化，詳細(xì)見總公司各部門工作流程。（由于__個(gè)表單均缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉邮剑糠謱徟鞒绦璐_認(rèn)，表單樣式和流程需由泛普顧問和系統(tǒng)管理員、行政部共同優(yōu)化后，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，再設(shè)計(jì)到OA系統(tǒng)里。）
注：可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，做相應(yīng)調(diào)整。
4.1  _____部門業(yè)務(wù)流程
部門名稱 公司辦公室 部門主管 李金忠
填表人（被調(diào)研人） 龐思穎 辦公電話 0310-6651907
調(diào)研記錄人 孫廣軍  
說明：對(duì)跨部門審批、協(xié)作流程進(jìn)行描述。如有協(xié)作格式要求請(qǐng)分別以電子文檔方式提交。
流程列表：
【1】 采購申請(qǐng)流程
【2】 用印申請(qǐng)流程
【3】 合同審批流程

說明： 【3】包含各類合同審批單

4.2  _____部門業(yè)務(wù)流程

部門名稱 公司辦公室 部門主管 李金忠
填表人（被調(diào)研人） 龐思穎 辦公電話 0310-6651907
調(diào)研記錄人 孫廣軍  
說明：對(duì)跨部門審批、協(xié)作流程進(jìn)行描述。如有協(xié)作格式要求請(qǐng)分別以電子文檔方式提交。
流程列表：
【4】 采購申請(qǐng)流程
【5】 用印申請(qǐng)流程
【6】 合同審批流程

說明： 【3】包含各類合同審批單

五、公文管理
5.1  發(fā)文管理 
發(fā)文稿紙：
  [粘貼公文單]
  [公文單描述]
  
套紅模板：
  [粘貼或描述套紅模板]

公文印章（領(lǐng)導(dǎo)簽章）：
  [粘貼或描述公文印章]

公文文號(hào)：
 
文號(hào)類型 文號(hào)描述 起始值 權(quán)限分配 備注
發(fā)文文號(hào) 發(fā)文[2010]第1號(hào) 1 行政部 小流水
    

發(fā)文流程：
對(duì)發(fā)文流程變化較多，集團(tuán)、部門發(fā)文流程各不相同，解決方式為：
A、集團(tuán)收、發(fā)文可以按照公文發(fā)文模板格式進(jìn)行收發(fā)；
B、辦公室收、發(fā)文可以按照公文發(fā)文模板格式進(jìn)行收發(fā)；
C、除辦公室以外的部門，如果以部門名義發(fā)文則可自行選擇自定義發(fā)文流程進(jìn)行收發(fā)；
D、在公文審批過程中，某審批節(jié)點(diǎn)需要領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽時(shí)，由當(dāng)前節(jié)點(diǎn)的人使用“高級(jí)”處理功能，選擇“會(huì)簽”加入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與此公文的審批流程。
E、公文發(fā)文流程：
擬稿（各部門文員）－>審核（部門領(lǐng)導(dǎo)、或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽）－>核稿（辦公室秘書）—>復(fù)核（辦公室領(lǐng)導(dǎo)）—>復(fù)核（集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽）—>簽發(fā)（集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)）－>套紅（辦公室文員）－>蓋章（辦公室綜合事務(wù)員）－>分發(fā)相關(guān)人員（辦公室綜合事務(wù)員、歸檔）
流程圖 角色/人員 節(jié)點(diǎn)操作 備注（條件規(guī)則等）

部門人員、部門領(lǐng)導(dǎo) 擬稿 
 擬稿人部門主管 審批 
 劉樹立、李志新、潘成祥、李光智、龐思穎、張雅斌、遠(yuǎn)洋 核稿 
 王志敏 審批 
 相關(guān)處室處長 會(huì)簽 
 張寶榮：行政、黨務(wù)類
曹立國：安全生產(chǎn)類
高瑞明：工會(huì)、人事類
韓志進(jìn)：技術(shù)、工藝、節(jié)能、降耗類
王智遠(yuǎn)：設(shè)備類
杜秀英：財(cái)務(wù)類
聞保國：供銷類 審批 
 總經(jīng)理級(jí)別：張會(huì)周 簽發(fā) 
 秘書：龐思穎、張雅斌 封發(fā) 套紅、排版、蓋章，秘書完成公文交換

5.2  收文管理
收文稿紙：
[粘貼公文單]
[公文單描述]

收文文號(hào)：
文號(hào)類型 文號(hào)描述 起始值 權(quán)限分配 備注
收文文號(hào) 收文[2010]01 1 行政部 
    

收文流程：
流程圖 角色/人員 節(jié)點(diǎn)操作 備注（條件規(guī)則等）

秘書：張雅斌、龐思穎 登記 
 王志敏：行業(yè)協(xié)會(huì)、上級(jí)文件、公司內(nèi)部文件
李金忠：辦公室內(nèi)部文件 審批 
 相關(guān)處室處長 審批 
 1. 張寶榮：行政黨務(wù)類
2. 曹立國：安全生產(chǎn)類
3. 高瑞明：工會(huì)、人事
4. 韓志進(jìn)：技術(shù)工藝
5. 王智遠(yuǎn)：設(shè)備類
6. 杜秀英：財(cái)務(wù)類 審批 
 總經(jīng)理:張會(huì)周 審批 
 秘書：張雅斌、龐思穎 分發(fā) 
 OA用戶 傳閱 
 秘書：張雅斌、龐思穎 存檔 

5.3  公文檔案管理
根據(jù)調(diào)研情況，劃分如下公文檔案分類
 

六、知識(shí)管理
6.1  文檔權(quán)限描述
A、集團(tuán)文檔管理專人負(fù)責(zé)、專人管理維護(hù)；
B、各單位文檔由單位文檔管理員負(fù)責(zé)管理、維護(hù)；
C、各部門機(jī)構(gòu)的文檔資料由單位文檔管理員來負(fù)責(zé)將文檔授權(quán)相關(guān)人員管理、修改、刪除、增加等，單位文檔管理員有各部門文檔資料的所有控制權(quán)；
6.2  文檔應(yīng)用結(jié)構(gòu)
 
七、公共信息
7.1  應(yīng)用描述
建立日常公告通知發(fā)布區(qū)，實(shí)現(xiàn)公司日常事務(wù)性公告通知的及時(shí)送達(dá);
建立公司制度公示區(qū)，公布公司各項(xiàng)制度，并通過公告查看統(tǒng)計(jì)功能保留查看記錄，確保每一個(gè)人都知曉公司的規(guī)章制度;
建立合理化建議討論專區(qū)，職工園地專區(qū)，實(shí)現(xiàn)下情上達(dá)，豐富職工生活。

7.2  應(yīng)用欄目
     
序號(hào) 欄目名稱 說    明 欄目類型 授權(quán)范圍
1 公司行政公告欄 公司日常性、重大事項(xiàng)通知、行政公告 單位公告 楊德華（行政部）
2 人事公告欄 新員工入職，新人事制度公告 單位公告 
3 財(cái)務(wù)公告欄 財(cái)務(wù)相關(guān)公告 單位公告 
4 財(cái)險(xiǎn)公告欄 財(cái)險(xiǎn)部相關(guān)公告 單位公告 
5 供應(yīng)商發(fā)展中心公告欄 供應(yīng)商發(fā)展中心相關(guān)事務(wù)公告 單位公告 
6 IT公告欄 信息建設(shè)相關(guān)事務(wù)公告 單位公告 
7 審計(jì)法務(wù)部公告欄 審計(jì)法務(wù)部相關(guān)事務(wù)公告 集團(tuán)公告 
8 市場品牌部公告欄 市場品牌部相關(guān)事務(wù)公告 集團(tuán)公告 
9 壽險(xiǎn)部公告欄 壽險(xiǎn)部相關(guān)事務(wù)公告 集團(tuán)公告 
10 公司要聞 公司重要新聞 單位新聞 
11 業(yè)務(wù)戰(zhàn)報(bào) 業(yè)務(wù)信息公布平臺(tái) 單位新聞 
12 機(jī)構(gòu)快訊 下屬機(jī)構(gòu)的信息公開 集團(tuán)新聞 
13 人物報(bào)道 公司領(lǐng)導(dǎo)、員工先進(jìn)事跡報(bào)道 集團(tuán)新聞 
14 心得感悟  單位討論 
15 經(jīng)驗(yàn)交流  單位討論 
16 市場動(dòng)態(tài) 行業(yè)信息發(fā)布，為銷售業(yè)績提高支持 集團(tuán)討論 
17 媒體關(guān)注 媒體報(bào)道信息記錄 集團(tuán)討論 
18 財(cái)務(wù)知識(shí)相關(guān)意見征集欄 財(cái)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)、意見收集專欄 單位調(diào)查 
19 市場品牌交流欄 市場品牌信息討論專欄 單位調(diào)查 
20 信息系統(tǒng)疑難咨詢 華康公司各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)答疑 集團(tuán)調(diào)查 

   
八、其它應(yīng)用
      
序號(hào) 應(yīng)用內(nèi)容 應(yīng)用情況 備注
1 蓋章應(yīng)用 電子印章共XX個(gè) 
2 關(guān)聯(lián)系統(tǒng) 內(nèi)部網(wǎng)站、業(yè)務(wù)系統(tǒng)XX個(gè) 
3   

九、總結(jié)與實(shí)施建議
     
建議一、基礎(chǔ)應(yīng)用階段：事務(wù)過程控制、監(jiān)督管理（日常信息發(fā)布，日程計(jì)劃事務(wù)的管理，重點(diǎn)核心流程審批，日常工作溝通協(xié)作，知識(shí)的管理，建立《OA管理制度》，實(shí)行《OA績效考核機(jī)制》，應(yīng)用時(shí)間周期在6個(gè)月左右）
建議二、深化應(yīng)用階段：（公司流程全面推廣，OA功能全面深入應(yīng)用）
建議三、以深圳總部為實(shí)施地點(diǎn)；
建議四、建立各部門的關(guān)鍵成員。