oa辦公系統(tǒng)的需求分析

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 　　對于OA系統(tǒng)實施，經(jīng)常聽到“OA選型，需求先行”，這也就導(dǎo)出了需求分析的重要性。合理的需求規(guī)劃是OA成功實施的重大前提。需求分析工作，看起來似乎很簡單，無非就是把自己企業(yè)需要的功能羅列出來。而事實上，需求規(guī)劃并沒有那么簡單。特別是大型企業(yè)，結(jié)構(gòu)組織和業(yè)務(wù)方面都相對復(fù)雜。而一個企業(yè)往往要將多個組織、多個部門，各種數(shù)據(jù)相互聯(lián)系在一起，這種辦公的復(fù)雜性也就帶來了需求的復(fù)雜性。所以好的OA需求分析必須將這些需求和關(guān)系都描述清楚，給選型負(fù)責(zé)人和實施方一個肯定、準(zhǔn)確的要求或說明。

　　如果需求沒有做透，OA系統(tǒng)盲目上線必然造成失敗，建議：

　　1、OA項目負(fù)責(zé)人必須精通數(shù)據(jù)關(guān)系與數(shù)據(jù)控制

　　企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)的主要負(fù)責(zé)人、應(yīng)用的主要管理者可以不懂計算機的基礎(chǔ)技術(shù)，但必須精通業(yè)務(wù)工作的“數(shù)據(jù)關(guān)系與數(shù)據(jù)控制”，否則OA系統(tǒng)建成后往往就很難投入正常運行， 發(fā)揮實際應(yīng)用效果。

　　2、OA需求不能貪大求全

　　需要注意的是，一個單位建設(shè)OA系統(tǒng)，不能貪大求全求新，只要能滿足本單位的實際需求，就是最好的。如果單純追求高、新、尖，到頭來準(zhǔn)是雞飛蛋打。因此，系統(tǒng)建設(shè)之前與建設(shè)過程中，一定要緊密聯(lián)系本單位的主體業(yè)務(wù)，多向業(yè)務(wù)人員和文秘人員請教，才能做好需求分析工作。

　　3、充分有效的溝通必不可少

　　當(dāng)OA系統(tǒng)的需求確定后，軟件實施方通常會進行一定程度的定制開發(fā)，這就要求企業(yè)方和實施方保持充分有效的溝通，以需求引導(dǎo)開發(fā)，避免不必要的誤解和錯誤。

　　4、分階段定需求

　　OA系統(tǒng)的應(yīng)用過程往往都要經(jīng)歷由淺到深、由簡到繁的過程，用戶需求也可以分階段、有規(guī)劃的進行，因此，建議選擇功能實用、性能穩(wěn)定、價格適中的平臺型OA產(chǎn)品。一方面其功能簡單實用、便于用戶快速上手;另一方面，平臺型的OA軟件具備極好的擴展性和靈活性，可以為深化應(yīng)用階段的OA運用打好良好基礎(chǔ)。

　　進行大數(shù)據(jù)分析一定是回到現(xiàn)場，所以 可以通過以下場景中進行大數(shù)據(jù)分析：

　　1、實現(xiàn)工作流程：

　　這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

　　2、管理自動化：

　　傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網(wǎng)就可以看到符合她身份的權(quán)限范圍內(nèi)的企業(yè)內(nèi)部積累下來的各種知識，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

　　3、輔助辦公

　　像會議管理、車輛管理等與日常事務(wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。

　　4、開放性

    能夠與其它軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。制度“落地”在現(xiàn)實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動獲取相關(guān)信息，并完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。