淺談OA辦公系統(tǒng)對項目組織的意義

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許多公司都在建立稱為“OA辦公系統(tǒng)”或“項目管理能力中心”的機構(gòu)，市場上也出現(xiàn)了很多對OA辦公系統(tǒng) 提供支持的軟件產(chǎn)品。作為對項目組織的討論的開始，我們有必要首先描繪一下這類組織的整體情形。對應(yīng)于上文討論的兩個要素，項目組織至少應(yīng)涵蓋兩個方面：（1）業(yè)務(wù)方面：以業(yè)務(wù)利潤和整個公司的利潤為導向。（2）組織方面：公司的組織方式，公司的經(jīng)營方式，專業(yè)知識的運用方式。項目組織的特征可以歸納為以下一些高級屬性：

（1）采用全局（系統(tǒng)）方法在組織內(nèi)實施項目和項目群。

（2）劃分全局戰(zhàn)略優(yōu)先級，以確保組織實現(xiàn)全局最優(yōu)，避免僅追求局部最優(yōu)。

（3）工作規(guī)則、所應(yīng)用的項目方法、項目程序以及文檔的標準化。

（4）廣泛應(yīng)用各種標準評估組織的運行情況，包括綜合考慮不同方面的項目評估標準。

（5）組織內(nèi)的知識收集與傳播機制，并且要特別專注于項目、項目群和項目組合管理方面的知識。

（6）項目管理相關(guān)過程、工作組織、程序等內(nèi)容的持續(xù)改進，主要針對上述兩方面：“正確地做事”以及“做正確的事”。組織對上述屬性的完善不可能一蹴而就，而需要針對所有相關(guān)要素逐步推進。顯然，全面而系統(tǒng)的方法也需要適度的集中化與標準化，其對象包括通用方法、通用手段以及統(tǒng)一的思想與語言的形成和傳播等。另外，這些方法應(yīng)以知識和持續(xù)的業(yè)務(wù)改進為導向。在這種情況下，從邏輯上講，應(yīng)該建立某種能力中心——一種項目管理中心，其任務(wù)應(yīng)以上述項目組織的特征為導向。而P M O 正是這樣一種能力中心。

因此，根據(jù)筆者的觀點，其最恰當?shù)拿Q應(yīng)該是“項目管理能力中心”或“卓越中心”，而不應(yīng)是OA辦公系統(tǒng)。針對項目組織的類似結(jié)論也可以從另一個角度（即對當前項目管理問題的分析）得出。OA辦公系統(tǒng)正在成為各個層次的組織結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵詞。在這種情況下，產(chǎn)生了下面一些非?；镜膯栴}：是什么原因使OA辦公系統(tǒng)如此風靡？為什么組織建立這類機構(gòu)？公司是否應(yīng)該加入OA辦公系統(tǒng) 的支持者所倡導的這一潮流？這些就是本文試圖解答的問題。

通過對這些問題的分析（不在本文范圍討論之內(nèi)）可以得出結(jié)論：一般情況下，這些問題都可以通過上文所述方法及OA辦公系統(tǒng)的建立得以解決。

OA辦公系統(tǒng) 的關(guān)鍵任務(wù)以及在公司組織結(jié)構(gòu)中的定位人們對P M O 的討論及其在實踐中的實施都僅僅只有大約十年的歷史，因此，無論是這一組織單位的名稱，還是任務(wù)，都存在很大的差異。通常，建立OA辦公系統(tǒng)是為了集中項目管理（單個項目以及項目組合）方面的能力，并將這些能力用于以下方面：（1）單個項目的專業(yè)而有效的實施——項目管理效率。（2）實施的最佳項目（從公司角度）的選擇——項目管理有效性。

OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)的任務(wù)包括：

（1）收集項目相關(guān)的信息，并從管理角度對這些信息進行分析。

  （2）收集項目、項目群和項目組合管理的最佳實踐，并開發(fā)相關(guān)標準和方法。

  （3）為整個組織提供項目管理能力。

  （4）為組織內(nèi)實施的項目提供內(nèi)部咨詢、支持和控制。

  （5）參與項目組合管理。在最近的一項研究中，通過對美國、加拿大和歐洲500多個OA辦公系統(tǒng)的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)其功能可分為以下五類：

第一類：項目績效的監(jiān)控。①向上層管理報告項目狀態(tài)。②監(jiān)控項目績效。③實施和運行項目信息系統(tǒng)④ 開發(fā)和維護項目記分板（projectscoreboard）。

第二類：項目管理能力和方法的開發(fā)。①開發(fā)和實施標準方法。②在組織內(nèi)宣傳項目管理。③培養(yǎng)個人能力，包括提供培訓。④為項目經(jīng)理提供指導。⑤提供不必去標準化的工具

集。

第三類：多項目管理。①協(xié)調(diào)各個項目。②識別和選擇新項目，并劃分優(yōu)先級。③管理