項(xiàng)目管理辦公室OA辦公系統(tǒng)的實(shí)踐

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吳主任是一家大型企業(yè)集團(tuán)信息中心的負(fù)責(zé)人，他工作中遇到困惑經(jīng)常向我咨詢，以前的話題多是集中在IT技術(shù)趨勢(shì)、解決方案優(yōu)劣或是IT投資預(yù)算等領(lǐng)域。最近，吳主任向我提起他在項(xiàng)目管理中遇到的一些困惑。在吳主任所在的公司，伴隨著集團(tuán)業(yè)務(wù)升級(jí)和集團(tuán)化管理的強(qiáng)化，一批集團(tuán)級(jí)IT項(xiàng)目正在進(jìn)行規(guī)劃和實(shí)施。同時(shí)，按照集團(tuán)“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理”的IT管理策略，分、子公司和控股公司的IT項(xiàng)目正納入集團(tuán)信息中心進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。

從過(guò)去集團(tuán)一個(gè)OA項(xiàng)目的管理，到集團(tuán)ERP、EIP、決策支持等多項(xiàng)目的管理，再發(fā)展到全集團(tuán)范圍的各種IT項(xiàng)目的統(tǒng)一管理，吳主任感到，靠過(guò)去單項(xiàng)目管理的方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需要。

那么，究竟應(yīng)該采取什么樣的多項(xiàng)目管理程序、機(jī)制和方法呢？現(xiàn)有信息中心是按照規(guī)劃、軟件開發(fā)、運(yùn)行維護(hù)等職能劃分為不同的部門，在面對(duì)多項(xiàng)目管理時(shí)，如何協(xié)調(diào)不同部門間在多項(xiàng)目參與中的人員、資源和資金的分配呢？有沒(méi)有項(xiàng)目組合管理的最佳實(shí)踐？項(xiàng)目管理組織與現(xiàn)有信息中心的組織機(jī)構(gòu)是什么關(guān)系？如何實(shí)現(xiàn)矩陣式管理的均衡？ 面對(duì)吳主任一連串的問(wèn)題，我首先向他推薦了幾種項(xiàng)目組合管理的新理念和方法，并建議他首先組建一個(gè)IT項(xiàng)目管理辦公室（IT-OA辦公系統(tǒng)）。

1、什么是IT項(xiàng)目管理辦公室

OA辦公系統(tǒng)是一個(gè)項(xiàng)目管理組織機(jī)構(gòu)，它用于處理組織中的公共的項(xiàng)目管理問(wèn)題以支持和幫助項(xiàng)目成功。

首先，OA辦公系統(tǒng)是組織范圍內(nèi)關(guān)于項(xiàng)目管理的職能機(jī)構(gòu)，OA辦公系統(tǒng)與銷售、市場(chǎng)、運(yùn)營(yíng)、財(cái)務(wù)、IT等部門具有同等重要的地位。

其次，OA辦公系統(tǒng)所處理的關(guān)于組織范圍內(nèi)（不是一個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)）項(xiàng)目管理的公共問(wèn)題，如項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目相互依賴關(guān)系、項(xiàng)目資源均衡、項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)選擇。OA辦公系統(tǒng)成立的目標(biāo)是提高項(xiàng)目的成功率。IT-OA辦公系統(tǒng)是一種類型的OA辦公系統(tǒng)，它是IT部門內(nèi)部專門進(jìn)行多IT項(xiàng)目管理的組織機(jī)構(gòu)。

2、建立IT項(xiàng)目管理辦公室有什么好處

IT-OA辦公系統(tǒng)是國(guó)外自2000年以來(lái)出現(xiàn)的一種提高組織項(xiàng)目管理水平的重要實(shí)踐。據(jù)Forrester在2003年的研究表明，當(dāng)時(shí)歐洲企業(yè)IT部門的67% 已經(jīng)擁有IT-OA辦公系統(tǒng)s，其中一半以上是自2000年以來(lái)建立的。

美國(guó)政府2004年的一項(xiàng)研究表明，政府正在著手標(biāo)準(zhǔn)化的IT項(xiàng)目管理體系的建設(shè)，例如紐約等州政府建立了OA辦公系統(tǒng)來(lái)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)項(xiàng)目的管理；聯(lián)邦政府CIO委員會(huì)推薦建立聯(lián)邦OA辦公系統(tǒng)來(lái)標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目管理實(shí)踐。

Gartner的一項(xiàng)研究也表明，IT-OA辦公系統(tǒng)正變成戰(zhàn)略性的管理實(shí)踐，并獲得了更大的影響，由于OA辦公系統(tǒng)的采用，項(xiàng)目延期、超預(yù)算或取消減少了一半以上。采用IT-OA辦公系統(tǒng)的好處如表1所示。

3、什么組織需要建立IT-OA辦公系統(tǒng)

像吳主任所在的集團(tuán)一樣，組織每年規(guī)劃、管理和實(shí)施大量的IT項(xiàng)目，而且在項(xiàng)目管理中具有如下四個(gè)方面的特點(diǎn)，建議組織可以考慮引入IT-OA辦公系統(tǒng)的機(jī)制。

第一，落實(shí)組織業(yè)務(wù)戰(zhàn)略成為IT部門的核心使命。為達(dá)成IT與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的匹配，要求IT部門保證IT項(xiàng)目與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的一致，IT項(xiàng)目達(dá)成其對(duì)業(yè)務(wù)支持的應(yīng)用價(jià)值，IT項(xiàng)目要有高的投資回報(bào)率。

第二，組織信息化建設(shè)越來(lái)越復(fù)雜。與組織業(yè)務(wù)多元化、分支機(jī)構(gòu)跨區(qū)域發(fā)展相適應(yīng)，大量組織級(jí)IT項(xiàng)目和跨部門的IT項(xiàng)目正在被規(guī)劃和實(shí)施；被管理和開發(fā)的IT項(xiàng)目分布在不同的領(lǐng)域和地區(qū)；越來(lái)越多地與外部服務(wù)商進(jìn)行合作或者項(xiàng)目完全外包。

第三，IT項(xiàng)目延遲、超預(yù)算或者項(xiàng)目質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的比例較高。

第四，組織范圍內(nèi)的多項(xiàng)目管理能力較弱。項(xiàng)目間缺少溝通和協(xié)調(diào)，缺乏一致和標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理方法論，多項(xiàng)目的資源、人員協(xié)