如何成功發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)的作用？

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   項(xiàng)目管理是保證項(xiàng)目被正確的執(zhí)行，而項(xiàng)目群管理是保證正確的項(xiàng)目被執(zhí)行。在高層次的項(xiàng)目群管理中，還包括編制候選項(xiàng)目目錄，開發(fā)用于多個(gè)項(xiàng)目選擇時(shí)的選擇和評(píng)分的標(biāo)準(zhǔn)，采用直觀的顯示、比選模型方法分析的方法來(lái)確認(rèn)和平衡多個(gè)項(xiàng)目。什么是項(xiàng)目群管理呢？它可以被定義為：在一組項(xiàng)目中，應(yīng)用一系列的知識(shí)、技能、工具、和技術(shù)以滿足或超越組織投資策略的期望和要求。它是在回答，我們應(yīng)該選擇什么，應(yīng)該放棄什么的問題？它需要實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略需求和戰(zhàn)術(shù)需求之間的平衡。

  OA辦公系統(tǒng)在組織中的具體的角色和體現(xiàn)的職能，并非是一成不變的，或者說哪一種方式是最佳的，它需要會(huì)根據(jù)組織的具體特點(diǎn)和組織的結(jié)構(gòu)形式不同而有所差異，另外，也需要根據(jù)組織發(fā)展的不同階段，進(jìn)行不同的定位。 在建立好了OA辦公系統(tǒng)之后，就需要讓OA辦公系統(tǒng)能夠按照預(yù)定的權(quán)限和流程進(jìn)行運(yùn)作，在運(yùn)作的過程中，應(yīng)該注意以下事項(xiàng)：

　　* 應(yīng)該使項(xiàng)目管理在組織內(nèi)部具有連貫性和穩(wěn)固性，不能夠只是作為口號(hào)的宣傳或者是階段性的工作突擊。

　　* 能夠向組織的決策層、職能經(jīng)理及員工展示項(xiàng)目管理的價(jià)值。這些人是OA辦公系統(tǒng)運(yùn)作的利益關(guān)系者，只有這些人的真正支持，才能夠配合OA辦公系統(tǒng)的運(yùn)作，達(dá)到OA辦公系統(tǒng)的作用。

　　* 能夠在項(xiàng)目經(jīng)理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀的來(lái)審視項(xiàng)目。

　　* 能夠平衡其作為項(xiàng)目控制和項(xiàng)目支持角色之間的關(guān)系。OA辦公系統(tǒng)的目的是為了保證項(xiàng)目實(shí)施的成功，而不是實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目人員和項(xiàng)目決策的控制機(jī)構(gòu)。因此OA辦公系統(tǒng)不應(yīng)該作為政策的強(qiáng)制執(zhí)行機(jī)構(gòu)出現(xiàn)，來(lái)管制項(xiàng)目的執(zhí)行。應(yīng)提供給項(xiàng)目經(jīng)理一些可以使項(xiàng)目成功的經(jīng)驗(yàn)，預(yù)見性的去發(fā)現(xiàn)一些項(xiàng)目管理中的問題，來(lái)配合項(xiàng)目經(jīng)理成功完成項(xiàng)目。

　　* 可以根據(jù)情況，進(jìn)行項(xiàng)目群管理，保證項(xiàng)目是按照最優(yōu)化的方式來(lái)安排和選擇，能進(jìn)行項(xiàng)目?jī)?yōu)先等級(jí)的排序，以實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)。

　　* 重視培訓(xùn)和教育的作用。OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該為項(xiàng)目管理和實(shí)施人員提供系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)，以提高他們的項(xiàng)目管理水平。

  * 應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理之間的溝通?？梢圆捎枚ㄆ诘慕?jīng)驗(yàn)交流會(huì)、研討會(huì)、問題解決會(huì)、時(shí)事通訊、富來(lái)兒（FLYERS——Fun Loving Youth En Route to Success）等多種形式，來(lái)加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理間的溝通，提高項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平。

　　* 重視知識(shí)管理。OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該收集和管理項(xiàng)目執(zhí)行的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，作為項(xiàng)目的歷史數(shù)據(jù)信息，作為今后組織的決策依據(jù)和項(xiàng)目執(zhí)行的參考。

　　* 持續(xù)改進(jìn)。應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有方法論、流程、制度的應(yīng)用情況和反應(yīng)出來(lái)的問題，對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)。這個(gè)過程應(yīng)該是持續(xù)的，同時(shí)需要與其他組織進(jìn)行比較（基準(zhǔn)比較），發(fā)現(xiàn)自己的差距，以更加完善組織的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　在實(shí)施OA辦公系統(tǒng)時(shí)，上述事項(xiàng)是大家必需關(guān)注的。另外還有一些可能會(huì)導(dǎo)致運(yùn)作失敗的內(nèi)容，也不容忽視。下面我列舉一些OA辦公系統(tǒng)實(shí)施失敗的公司的經(jīng)驗(yàn)，供大家參考：

　　1. 不清楚怎么算是成功。

　　2. 目標(biāo)太高。

　　3. OA辦公系統(tǒng)的人員技能差。

　　4. 缺乏資金的支持。

　 5. 缺乏執(zhí)行流程的管理層支持。

　　6. 沒有區(qū)分清楚內(nèi)部和外部的焦點(diǎn)。